Клијент који није технички: Прочитао сам пројектну документацију, али нисам добио различите аспекте спецификација софтвера који бих се користио. Желео бих мало даље објашњење о њима.
Менаџер пројекта: Наравно. Можемо разговарати о тим тачкама и тада можемо кренути напред.
Клијент који није технички: Овде је поменуто, у једном од чланака које сам пролазио на Интернету да ће софтверски алат моћи да преузме оптерећење за 10 чланова пројекта, али ви сте издвојили само 5 и ако бисмо имали 10 на броду, посао би се обавио брже, сматрам.
Водитељ пројекта: Да, тачно је. 10 ГБ може подржати 10 чланова пројекта, али уложили смо у инвестицију од 5 ГБ складиштења за 5 корисника и то смањује тачан трошак; ни једно време нам не недостаје. Захтеваћемо да се пројекат држи на тој временској траци како бисмо могли усмјерити комплетан систем повратних информација од 360 степени у позадини да посао задржи своје. Поред тога, развијамо функцију претраживања и подударања која би ионако дуго држала пројекат. У том случају ћемо удвостручити инвестицију и још увек журимо са пројектом. Нема квалитета.
Клијент који није технички: Нисам разумео тај последњи део и то се не спомиње у документацији коју сте ми послали. Можете ли да разјасните?
руководилац пројекта: Господине, то се сигурно јасно помиње у додатку који је пренет заједно са вашим планом. Да ли сте успели да прођете кроз то?
Клијент који није технички: Ох! Не, нисам то прошла. Прва страница ме натерала да језик сматрам грчким. Има превише термина које не могу да разумем. Можемо ли планирати састанак како бисмо прегледали целу документацију?
Водитељ пројекта: Свакако! Јавите ми када то можете направити на нашој страници.
Мост који недостаје између техничких руководилаца пројеката и нетехничких клијената
Као што је јасно видљиво из разговора вођеног између нетехничког клијента и пројектног менаџера, увек ће постојати велики проценат прекида везе између технички исправних руководилаца пројеката, који се цијели дан котрљају техничким дијалектом, и њихових нетехничких клијената, којима су потребне њихове услуге, али нису добро упућене са целокупном шемом технолошког света.
Када клијенти активно учествују у пројектима у којима су деоници, може бити мало исцрпније за менаџера пројеката да одржи мост између људи који знају много о раду који се обавља у циљу олакшавања потреба особа која мало зна о позадинском раду.
Руководиоци пројеката и технички стручњаци обично су људи који би имали детаље о производу и процесу на језику који појединцу који није пробао ово поље можда нису разумљиви. Као водитељи пројеката, одговорност за одржавање ефикасне комуникацијске везе између нас и нетехничких клијената има веома важан став у великој шеми ствари. Биће нам потребан допринос наших клијената све до затварања пројекта.
Али, не можемо све држати пред собом и тражити од њих да дешифрују техничке појмове поменуте у пројектној документацији и смерницама пројекта или чак презентације које смо изнели. Морат ћемо их окретати и окретати и доносити им поглед на производ или услугу који стварамо или побољшавамо кроз пројекат. Премоштавање овог техничког и нетехничког јаза је изузетно важно, а ми ћемо гледати 8 различитих начина на које можете представити свој рад како би они створили менталну слику производа.
8 начина за ефикасну комуникацију са нетехничким клијентима
У наставку су наведени сигурни начини да се преко те линије комуникације повежете са својим нетехничким клијентима. Ови савети и трикови омогућиће вам велику слободу да постигнете оно што сматрате да је најтежа ствар. Устаните и разговарајте са својим не-техничким клијентима и промените начин на који они гледају пројекат и како доприносе у њему.
-
Сазнајте о свету вашег купца и ставите ноге у њихове ципеле
Истражите позадину свог нетехничког клијента и индустрију из које долазе. Побрините се да знате довољно о њиховом професионалном статусу рада да бисте разумели ниво комуникације који им можете пружити. Такође, разумејте ниво техничке способности којих су свесни и нагазите истим линијама када комуницирате с њима.
Те особе неће увек бити потпуно изгубљене када су део пројекта, али како је предводник пројекта, ваша је одговорност да водите рачуна о свим нивоима комфора свих заинтересованих страна и чланова тима када управљају и раде на пројекту. .
Размислите из њихове перспективе и пређите километрину у њиховим ципелама, тада ћете схватити како они виде техничке појмове и према томе можете на основу те студије и истраживања изменити нивое презентације и своју технологију. Посветите се добром раду у комуникацији са тим појединцима. И, један важан аспект - остати понизан.
-
Запамтите да се ради о људима и њиховим поступцима, а не о кодовима и технологији
Ако сте појединац који добро познаје технологију, то не значи да ће вас сви приметити када се бавите тим техничким језиком који носите. Као менаџер пројекта, док разговарате са нетехничким клијентом, осигурајте да се концентришете на људе (свој тим и купце) и задатке које они обављају за пројекат. Информишите своје клијенте о њиховом напретку и како доприносе постизању те прекретнице у пројекту.
Разговор о линијама кодова и проблемима петље код који су се догодили неће вам бити од користи и послаће ваше нетехничке клијенте у бесвесно расположење.
Покушајте да користите термине на које се они могу односити као што су „корисник ће морати да притисне ово дугме да би стигао на ове странице да би извршио трансакцију …“ уместо „систем ће покренути акцију слања и приказаће довршену обавештење о трансакцији док је акција на овај начин можете погодити право у срце онога што желе постићи овим пројектом и омогућити им да схвате да сте ви и ваш тим имали право.
-
Нека буде једноставно, глупане
КИСС и реци, кажу. Као руководилац пројекта који се бави спољним, не-техничким клијентима, морате осигурати да комуникација са клијентима буде потпуна, сажетка и више него икад једноставна. Употријебите обичан енглески језик да бисте им пренијели своју поруку. Проучавали сте њихово порекло и знате на шта они горљиво реагују. Дакле, ваш сљедећи корак је да сву комуникацију с њима учините што једноставнијом и изравнате је само на основу онога што сте стекли стручним провјером.
Немојте их преплавити жаргоном који бисте могли да користите са члановима вашег тима или унутрашњим заинтересованим странама и будите искрени према њима у вези сваког поступка који се одвија.
Ефикасна комуникација је пут према томе. Замислите ситуацију у којој посетите лекара и он вам објасни своју болест на начин који вас оставља збуњеним и ван места. Беспомоћност коју осећате управо је оно што ваш клијент пролази. Дакле, правило палца, КИСС (нека буде једноставно, блесаво).
-
Расправите о резултатима које ће добити
Када комуницирате са својим не-техничким клијентима, будите сигурни да им објасните зашто и шта радите на пројекту, а не „како“ радите управо то. Када нетехнички клијенти погледају предности и функционалност коју ће искористити из пројекта, реагују боље него када објасните сложене детаље како ваш тим све то саставља.
Покажите им предности које ће им онда резултати прибавити. Покажите им да ће се са сваком прекретницом постигнутом од стране пројекта и пројектног тима приближити постизању циља који су поставили. Водите рачуна да схвате да ће ови задаци резултирати постављеним циљем и да ће ти задаци, када се изврше ефикасно, додати више користи него што се предвиђало.
Имајући то у виду, сигуран сам да ћете и ви као руководилац пројекта пазити на додатне предности које могу добити од овог јединственог пројекта.
-
Користите примере
Аналогија и примери могу вам бити најбољи пријатељи у таквим тренуцима. Ове вежбе ће вам чак помоћи да привучете своју креативну страну у посао. Укривите и претворите свој пут у коришћење примера из свакодневног живота да бисте изнели своје мишљење. На овај начин ћете моћи боље да повежете информације са њиховим нивоом стручности. Уз више релатабилности и свесног труда са ваше стране, моћи ћете да их освојите и са својим другарством. Уз релатабилност долази и поузданост, а тиме и поверење у посао који обављате и комуникацију коју пружате нетехничким клијентима.
Употреба примера може вам чак помоћи да поједноставите пројекат за себе и чланове свог тима и омогућиће вам да сагледате пројекат из лаичке перспективе. То ће повећати ваше шансе за свеобухватни пројекат који заиста служи купцима и широј јавности.
-
Не подцењујте или прецењујте њихов ниво стручности када је реч о пројектима
Иако ови нетехнички клијенти често нису баш добро упућени у техничку тему, посебно током креирања софтверских алата и апликација, углавном имају добру и добро заокружену базу знања када је реч о пројектима и процесима. Они разумеју процесе и како ови процеси могу на крају да омогуће да се процес развоја софтвера одвија лако.
Сигурно их имате на броду да активно помажу тиму када је у питању покретање пројекта. Много је различитих врста клијената са којима ми, руководиоци пројеката, морамо да се суочимо. Немојте их сматрати једним, већ разумите сваког клијента темељно, његове снаге и слабости и како можете искористити њихове снаге и умањити њихове слабости. Анализирајте све то и никада не правите грешку потцењујући или прецењујући ове појединце.
-
Дајте им класу 101
Запамтите све термине које ћете користити у својим презентацијама и дијалозима са клијентима који нису технички. Направите на форуму дефиницију и запишите дефиниције на обичном енглеском језику како бисте их могли предати својим не-техничким клијентима и они ће схватити на шта мислите када их користите. Можете избећи празне изразе које ће имати на њиховим лицима када у састанцима означите ове термине, а такође ћете избећи губитак времена због објашњења о тим одређеним условима.
Овом вежбом сигуран сам да ће и ваши нетехнички клијенти имати прилику да науче нешто ново и омогућиће им да буду одушевљени састанком и презентацијама. Ова активност може их припремити за још много састанака и дискусија које планирате да организујете и омогућиће им да и они плодно допринесу. Није ли то оно што желите?
-
Увек их питајте да ли схватају шта им поручујете
Паузирајте презентацију на неко време и поставите неколико нетехничких клијената неколико питања:
- Јесте ли са мном?
- Да ли вам је нешто нејасно?
- Треба ли да поновим било шта?
- Имате ли неких брига или недоумица у вези са овим концептом?
- Треба ли вам помоћ са нечим?
- Јесте ли задовољни брзином презентације?
Таква питања могу бити уверљива и могу им показати да вам је потребно њихово присуство и активно учешће и да вам требају да разумеју све што се догађа. То им такође даје прилику да поставе тривијална питања, која када одговоре на њих могу значајно променити њихово разумевање.
Ово ће такође навести да ћете радо одговорити на било које питање које вам баце, а то ће им помоћи да изграде самопоуздање да прихвате да нису разумели одређени термин или концепт. Уз ово појачање, они ће устати да разјасне своје сумње. Ваш пројекат тада има користи јер они могу о томе размишљати из своје перспективе и нуде вам потпуно нову перспективу о којој треба размишљати.
Препоручени чланак
- Дуг и капитал
- Водич за одговорности руководиоца пројеката