Увод у састанке са запосленима један на један

Састанци један на један са запосленима могу вам заиста бити важан тренутак да упознате више о члановима вашег тима и разумете њихов стил рада, као и начин на који они рјешавају свакодневне проблеме у раду. Као руководиоци пројеката, увек се трудимо да одржавамо ефективне ове састанке један на један са запосленима и да они дају резултате које предвидимо за чланове нашег тима и за наше тимове, као што су развој каријере и акциони планови за развојна подручја. Али, негде низ линију на којој увек налазимо или недостају на тим састанцима или још горе, не спроводимо их на начин на који би требали да се изводе.

Без обзира да ли сте искусни руководилац пројекта или недавно промовирани руководилац пројеката, ови састанци са запосленима један на један вам не чине ништа добро и осећате да су само губљење времена за вас и чланове вашег тима. Вјерујете да би сат могли искористити на бољи начин од трошења на слушање или саветовање чланова свог тима.

Да бисте очистили ваздух око овог ефикасног алата, који је појединачни састанци са запосленима, смислио сам овај чланак који ће вам објаснити важност коју ови састанци један на један носе са собом и како можете учините их ефикасним да доносе користи у изобиљу.

Значај састанака један на један са запосленима

Током мојег менаџмента на пројекту наишао сам на бројне колеге са великим разликама у њиховом мишљењу око важности и употребљивости састанака један на један. Неки једноставно нису били у целокупном концепту да се редовно састају са члановима свог тима како би разговарали о перформансама и њиховим проблемима, ако их има. Они су веровали да су ови састанци на послу потпуно бескорисни и изузетно дуготрајни. Док су други желели да увек науче више о обиму састанака један на један и били су убеђени да морају знати како да постигну ефикасност у оваквом начину састанка, јер им је то помогло да се носе са члановима свог тима и редовно познају њихове перформансе.

По мом мишљењу, састанке један на један видим као платформу за сјајну размену информација и иновативних идеја. То је врста састанка која помаже двојици различитих људи да схвате и науче више једни о другима, шта они доживљавају као организацију и како би видели озбиљна питања или понекад властите фрустрације на свом радном месту. Не бих заговарао састанке један на један само у сврху рада чланова тима, већ и за раст и учење више о послу, члановима тима и како се њих двоје могу удружити у велики допринос.

Састанци један на један намењени су члановима тима само да изразе своје мишљење и срце, а то је сјајна прилика да менаџери пројеката започну сјајан разговор како би помогли да њихови чланови постану звезде у успону у оквиру пројеката које предузимају.

Препоручени курсеви

  • Програм за анализу функционалних тачака
  • Онлине курс за алате за смањење отпада
  • Обука за сертификацију на мрежи за управљање распоредом пројеката

Предности састанака један на један са запосленима

У овом одељку ћу навести предности за које лично видим да долазе из појединачних састанака са запосленима. Можда ће бити много више користи и контрастних нуспојава од ових састанака. Ове нежељене ефекте углавном нису због начина на који су састанци дизајнирани, већ зависе од вашег начина провођења. Пре него што научимо о ових 10 невероватних начина спровођења састанка један на један, погледаћемо листу предности које сам саставио за вас.

  • Провера перформанси - Ово ће бити сјајно време да процијените и питате чланове свог тима шта мисле о њиховом сопственом наступу и куда иде одавде.
  • Самопреглед запосленика - Како се разговори повећавају, моћи ћете да им помогнете да уђу у свој сопствени стил рада и помогну им да управљају својим свакодневним радом, према њиховим погодностима.
  • Распростирање проблема и проблема - Бићете у прилици да им пружите прилику да у просторијама за састанке говоре о проблемима и проблемима са којима се суочавају и онима са којима се тим суочава. Будите им поверљиви.
  • Надгледање нивоа мотивације - С обзиром на то да је у току момент, члан вашег тима ће засигурно излити своја осећања о овој улози на послу. Тада можете проверити њихове нивое мотивације када разговарају са вама о послу који обављају.
  • Посвећеност праћењу посла - Ови састанци са запосленима су сјајна прилика да се затраже њихове будуће аспирације, било да остану и расту у организацији или пређу на следећи посао који пронађу. Помоћу овога можете проценити ниво посвећености и на основу тога предвидјети планове за број запослених.
  • Платформа за захвалност - Ако су прошли тједан учинили нешто вриједно спомена или откад сте их посљедњи пут упознали на састанку један на један, обавезно им честитајте и охрабрите их да наставе да подижу висину.
  • Планирање њихових развојних подручја - Свако од нас има развојна подручја на којима треба радити, како би се приближили оптималном квалитету рада. Нацртајте СМАРТ планове са чланом вашег тима и договорите их.
  • Акциони план - На основу својих развојних планова обавезно затражите да саставе записнике са састанка, а све заједно са акционим тачкама које ће се проверити и проценити на следећем састанку.
  • Нове идеје и иновације - Ови сусрети са запосленима могу бити најбоље место за окупљање нових идеја и иновативних мисли које пролазе кроз памет чланова вашег тима. Већином пута управо кроз те чланове тима добијамо задивљујућа и креативна решења за наше крајње проблеме и проблеме.
  • Веза са њима - Овај један сат може бити најбољи тренутак да се лично повежете са члановима вашег тима. Можете чак да одредите време за разговор о случајним лајковима и несвиђењима да изградите рапорт и пронађете везу када је у питању заједнички рад.
  • Повратне информације о вашем менаџменту - Ови састанци са запосленима су сјајне прилике да тражите од чланова свог тима да вам дају повратне информације. Сви морају да побољшају многе аспекте свог рада, а упознавање са њима из ваших извештаја може бити сјајна ствар. Замолите их да буду једнако отворени и транспарентни колико би желели да будете с њима.

Савети за сјајан састанак један на један

Будући да смо објединили многе предности које произилазе из одржавања састанака један на један са запосленима, наш следећи корак је да разумемо како можемо ефикасно да спроведемо један, а затим два, а затим и много више. Испод је 10 сјајних савета о одржавању сјајног састанка један на један са члановима вашег тима.

  1. Распоред! Распоред!

Најчешћа грешка коју менаџери праве јесте да одржавају распоред са члановима свог тима и не придржавају га се. Заказивање је заиста веома важан аспект у свету састанака један на један са запосленима. И менаџери и чланови њиховог тима треба да сарађују и да састанак постигну успешаним временом и придржавањем ових распореда.

Састанци на радном месту могу се планирати у различитим фреквенцијама: недељно, месечно или квартално. Иако је тромесечје најмање пожељно и може се подударати са дизајном организације за тромесечне ревизијске састанке на послу ради комуникације, недељни штандови представљају највише обећавајуће и најпожељније време за те појединачне састанке на раду.

  1. Јасна и прецизна агенда

Одређивање дневног реда састанка један на један у првим минутама састанка је од суштинског значаја. Важно је да дневни ред буде јасан, прецизан и по могућности онај који је креирао сам запослени. Ово ће им омогућити контролу над оним што имају да кажу, што ће резултирати одличним разговором и правилним искоришћењем времена. Након што запосленик припреми дневни ред, мораћете да га преиспитате и обе стране се морају детаљно договорити око њега пре него што наставите. То вам омогућава да водите састанак још ефикасније.

Често менаџери стварају фиксне шаблоне за чланове свог тима које прате током израде плана. Овај образац би садржавао широку категоризацију времена и сваки одељак може садржавати мишљења и идеје члана тима.

  1. Изаберите Неутрално подешавање

Већина организација данас имају врло отворен распоред седишта, где избегавају кабине и кабине међу запосленима да промовишу вредности отворености и транспарентности. То омогућава велику размјену информација међу члановима тима. Примените ову отвореност и транспарентност чак и када радите састанке један на један на послу и изаберите или канцеларију свог запосленика за састанак или заједничку конференцију / собу за дискусију.

Избегавајте да се састајете у својој кабини, ако немате отворен систем у вашој канцеларији, док и даље одржавате хијерархију и декорум унутар организације.

  1. Примените правило 60-40

Према мени, ово правило сам назвао правилом 60-40 да назначим ко мора да говори колико је састанак у току. Овде, као индикативно, члан тима треба да искористи 60 процената одређеног времена током састанка један на један. Ово ће им пружити довољно контроле над оним што имају да кажу и то могу слободно учинити без журбе која се одвија изван просторије за састанке.

Можете их саветовати у преосталих 40 процената времена и моћи ћете да их водите када износе проблеме са којима се сусрећу или имају препоруке за идеје које деле. Са таквим балансом који се одвија унутар састанака један на један на послу, може омогућити оснаживање радника у вашем тиму и сигурно ћете бити похваљени као сјајан менаџер.

  1. Држите бројке спремним

Радни листови и седмични или месечни подаци требају бити спремни и требало би их темељито проучити пре него што направите цртицу на састанку један на један са чланом вашег тима. Тако ћете имати чврсту основу за оно о чему морате разговарати и чему вам одговара члан вашег тима. Не компликујте ствари графиконима или графиконима, већ омогућите себи основне бројеве различитих фактора на којима се заснива рад члана тима.

Обавезно имате предложак или делите извештај са члановима свог тима пре њихових појединачних састанака на послу и тражите да такође прођу кроз њих. Уверите се да разумеју сопствене бројеве перформанса и нека вас питају да ли је нешто нејасно или погрешно.

  1. Подјела и правило

Поделите свој састанак на секције и задржите време за сваки од тих одсека. Обавезно обавестите чланове свог тима о овим одељцима и тражите да се држе њиховог распореда у оквиру састанка један на један. Идеални састанци један на један имају следеће одељке:

  • 15 минута - Отворите креду и договорите дневни ред
  • 15 минута - Допустите свом члану тима да разговара о њиховом учинку, проблемима и проблемима и стварима које се тичу њиховог непосредног рада
  • 15 минута - Допустите да саветујете и разрађујете о перформансама и проблемима који се врте око члана тима и помозите им у вођењу и подршци користећи СМАРТ развојне планове и акционе планове
  • 10 минута - Допустите свом члану тима да говори о идејама и иновацијама и било каквим повратним информацијама које би имали за вас

  1. Предложак састанка

Задржите фиксни образац састанка и оставите простор у њему за ад хоц питања и одговоре или недоумице, осим уобичајених задатака које обавља члан тима. Дозволите да један шаблон састанка један на један буде довољно флексибилан да удовољи потребама многих чланова тима. Сви су они различити појединци и не треба их ограђивати са чврстим шаблоном.

  1. Притисните надоле одговорности

На крају састанка један на један, кључно је да за стопом ставите одговорности заједно са развојним планом. Уз одговорност, из састанка ћете морати да извучете нешто дељиво. Према повратним информацијама и лествици успеха о којој је разговарано или идејама и иновацијама које су обележене, побрините се да чланови вашег тима делују на њих и претворите те разговоре и идеје у корисне акције.

Учините овај део записника састанка и дозволите члану вашег тима да пошаље службени е-маил у коме се наводи записник састанка, као и договорна одговорност.

  1. Шта се догађа у сали за састанке, остаје у соби за састанке

Водите рачуна да не објавите јавне дискусије које се воде између вас и члана вашег тима. Ако су то тачне идеје и идеје, дозволите члану вашег тима да предузме довољне акције и не ослањајте се на ширење речи, осим ако је релевантно и неопходно.

Све личне дискусије и циљеви и развојна подручја треба да буду стриктно између вас и члана вашег тима и треба их користити само ако ви сматрате да је то потребно. Избегавајте да користите информације које добијате током састанака један на један на послу на јавном форуму и у вашу корист. Члан твог тима се поверио у тебе; поштуј то.

  1. Акциони план за себе

Неопходно је не само да члан вашег тима направи акциони план, већ с обзиром да сте лидер између њих двојице, морате неколико корака које ћете чак морати да предузмете да бисте осигурали да развој превладава у вашем тиму.

Снимите акциони план према коме ћете поступати у корист члана вашег тима и посла, који ће се вратити као корист за вас. Будите усредсређени на помагање члановима вашег тима да постигну успех. Ово ће бити и ваш успех.

Препоручени чланци

Ово је водич за састанке са запосленима један на један, заиста може бити важан тренутак да сазнате више о члановима вашег тима и разумете њихов стил рада. Ово су следећа спољна веза која се односи на састанке са запосленима.

  1. 12 савета за говор тела за пословне сусрете
  2. 3 изванредна савета! Како имати ефикасне састанке?
  3. 6 Интранет карактеристике за успешну комуникацију са запосленима

Категорија:

Развој предузетништва