Креирајте базу података користећи Мицрософт Аццесс - Мицрософт Аццесс је сјајна софтверска апликација која се испоручује у пакету са Мицрософт Оффице Профессионал Суите. Помоћу овог једноставног алата за базе података сигурни смо да можемо научити да боље организујемо свој рад и свој живот!

Зашто користити Мицрософт Аццесс?

Већина људи нас пита: „Зашто ми треба неки фенси софтвер за базе података? Екцел дјелује довољно лијепо за моје различите потребе. "

Ево где смо вам радо рекли да Аццесс није „фенси“ база података. То је лако, моћно ефикасно и може вам уштедјети пуно времена и напорних покушаја чак и када добијете најбоље од података. У ствари, открићете да можете добити пуно више својих података ако комбинујете Екцел листове са добро организованом Аццесс базом података.

Мицрософт Аццесс

  • Је алат за релациону базу података . То значи да су сви подаци организовани у (повезане) табеле. Овај алат можете користити за прорачун ваших месечних трошкова, организовање библиотечког каталога или одржавање разрађеног адресара; кључ лежи у структурирању ваших података у једноставне, не сувишне табеле које се могу повезати заједно.
  • "Памти" ваше податке. За разлику од Екцела, он функционише и као бешавна меморијска банка која чува и памти ваше податке тако да их можете лако пронаћи за будућу употребу. На пример, можда сте сачували неколико Екцел листова за месечне трошкове. Али ако сада желите да комбинирате ове листове и проучите их заједно, мораћете да користите посебне (а понекад и незграпне) Екцел функције попут графикона, надзорних плоча итд. У приступу, то је неприметно.
  • Не чини једноставне операције података лако. Приступ нуди све основне операције које Екцел ради, попут сортирања, израчунавања, филтера, итд. Поред тога, омогућава вам и придруживање или искључивање података из табела (попут спајања Екцел листова) на основу посебних критеријума. А добра вест је да је све ово у Аццессу без напора!

У овом чланку упутимо вас да изградите своју прву радну базу података са 6 једноставних корака.

  1. Организирајте своје податке у структуриране табеле.

Ако намјеравате користити Аццесс базу података, вјероватно је да већ имате добру предоџбу о структурама таблица које желите креирати. Сматрајте то важним припремним кораком, јер управо структура ваших табела одлучује о успеху ваше Аццесс апликације.

Неколико питања која ће вам помоћи да остварите ово право укључују:

  • Какве податке имате? Пословне евиденције, лични досијеи, подаци који подржавају ваше културно друштво? У идеалном случају, свака врста садржи своју сопствену базу података.
  • Шта је заједничко подацима које имате? Можете ли их групирати у одвојене табеле на основу овог заједничког фактора? Нпр.: Приход, расходи, листа адреса итд.
  • Шта је јединствено за сваки сто? Шта можете користити за препознавање једног реда података из сваке табеле? Нпр: име, идентитет итд. Ово ће бити примарни кључ и може бити један или више ступаца . (Не брините ако не пронађете нешто јединствено, јер Приступ може аутоматски генерисати примарни кључ.)
  • Које су везе између столова? Ово су потенцијални страни кључеви (више ћете сазнати на доњем тексту).

Предлажемо да имате груб нацрт структуре таблице на папиру. Не брините за савршенство; ваше таблице ће се развијати док радите с Аццессом и овладавате њиме. Када будете спремни, покрените Мицрософт Аццесс, изаберите Датотека -> Ново -> „Празна база података“ и кликните тастер „Креирај“ да бисте започели своју прву Мицрософт Аццесс базу!

Савет: Изаберите одговарајуће име које одражава врсту ваше базе података; ово звучи много боље него да га једноставно назовете „Моја прва база података“!

  1. Направите табеле

Једном када успешно покренете и креирате своју прву базу података, Аццесс отвара приказ „Алатке за таблице“ за креирање табела, јер заиста, приступ се односи на табеле!

Овде ћемо створити једноставну буџетску апликацију са 3 табеле: Редовни расходи, Месечни приход и Месечни издаци. Ступци означени плавом бојом су јединствени и стога се могу користити као примарни кључ. (Имајте на уму да када је више ступаца означено плавом бојом, комбинација је јединствена.)

Да бисте додали табелу регуларних трошкова, користите картицу са десне стране.

  • Прву колону (ИД) аутоматски генерише Аццесс и служи као задани примарни кључ. (То можемо променити касније.)
  • Кликните на „Цлицк то Адд“ да унесете име следеће колоне. Биће вам дат (падајући) избор врсте колоне. Изаберите Текст и унесите „Име трошкова“.
  • Опет Кликните за додавање следеће колоне, одаберите Текст и унесите „Тип“.
  • Опет Кликните за додавање следеће колоне, одаберите Број и унесите „Износ“.
  • На крају, сачувајте новостворену табелу (користећи контролни тастер + „С“ тастере). Када се од вас затражи да унесете име, откуцајте "Редовни трошкови".

И ту је, тек створена, ваша прва табела Мицрософт Аццесса. Ура!

На картици ЦРЕАТЕ користите Цреате -> Табле и следите горње кораке да бисте на сличан начин створили табеле „Месечни доходак“ и „Месечни издаци“.

Препоручени курсеви

  • Професионални ВБА макро курс
  • ВБА и Макро тренинг
  • Основна обука за моделирање у Екцелу 2007

  1. Унесите податке у табеле

У овом кораку ручно ћемо уносити податке у табеле. Али имајте на уму да Аццесс нуди неколико других једноставних начина за увоз података у табеле (са Екцел листа, из текстуалне датотеке итд.).

Овде морамо поменути да је Аццесс победио над Екцел-ом у валидацији података ако су табеле правилно дизајниране. Да бисмо разумели релевантност дизајна таблице, једноставно ћемо додати податке у табелу „Редовни трошкови“ и истражити изазове.

Ево података које желимо да додамо у наше табеле:

"Приказ табличног листа" најбоље се користи за додавање / брисање / измена података табеле и отвара се сваки пут када двоструко кликнете на име табеле на левој страни. Такође му можете приступити помоћу картице ДЕСИГН -> Виев -> Десигн Десигн. Једном када сте у овом приказу, изаберите табелу са којом ћете радити ("Редовни трошкови") на картици са леве стране. На картици са десне стране,

  • Кликните на други ступац (назив трошка) и откуцајте „Рент“.
  • Кликните на трећу колону (Типе) и откуцајте „Фикед“.
  • Кликните на четврти ступац (Износ) и откуцајте „2000“.
  • Завршили сте први ред. Поновите за преостале редове.
  • Исто поновите за табелу „Приходи“ и „Месечни издаци“.

Да ли сте приметили како Аццесс аутоматски сортира податке све већим редоследом количине? Ако то желите променити, кликните десним тастером миша на поље Количина и промените редослед сортирања.

Као што сте сигурно приметили, Аццесс аутоматски генерише јединствени број за прву колону (ИД), јер ово третира као подразумевани примарни кључ. Ово је ступац који се обично користи за преузимање јединствених редова података из табеле.

Али ову вредност може нам бити тешко упамтити јер нема важност за наше податке . Такође, већ смо идентификовали наше јединствене примарне кључеве и требало би то снимити у дизајну табеле. Следећи корак ће вам показати како поново да дизајнирате табелу како бисте се побринули за то.

  1. (Ре) Дизајнирајте своје таблице

Једном када креирате своје таблице, кладимо се да ћете знатижељно видети да ли су испале у реду. У ствари, важно је да то урадите како бисте могли да уврстите било која додатна правила за потврду и тачност података. Ово можете да потврдите у „Дизајнерском прегледу“.

Флексибилнијем дизајнерском приказу приступа лако се приступа помоћу картице ДЕСИГН -> Виев -> Десигн Десигн. (Алтернативно, можете кликнути на име табеле на левој страни и одабрати „Дизајнерски приказ“.)

Ако истражујете табелу „Регуларни расходи“ (снимак екрана горе), сигурно ћете уочити неке недоследности. Поправимо ово на следећи начин:

  • Подразумевано је аутоматски генерисана колона ИД постављена као примарни кључ, а отуда икона малог тастера са леве стране. То мењамо обележавањем (једним кликом) ступца Назив расхода и одабиром иконе „Примарни“ кључ на горњој картици. (Такође можете да кликнете десним тастером миша на назив ступца и изаберете "Примарни кључ"). Икона тастера се у складу са тим промени.
  • Више нам није потребна колона ИД-а. Дакле, десним кликом кликните на њу и одаберите "Делете Ровс". Ово ће аутоматски избрисати ову колону (и све претходно унете вредности за њу) из ове табеле.
  • Ступац Количина постављен је на тип података Број. Промените ово у Валута.

Сада наш сто изгледа добро. На сличан начин можете да уредите остале две табеле у приказу Дизајн, да измените њихов примарни кључ, поставите врсту валутних података и додате додатне податке у све табеле како бисмо се могли играти са њом у наредним корацима.

  1. Дефинишите односе табела

Кад год желите да једноставно „прегледате“ своје таблице, приказ података може се користити. Али сматрамо да бисте желели да видите комбиноване резултате свих ваших табела. То се може учинити незгодно у програму Екцел, али приступ је без напора. Кључ је у дефинисању односа табела.

Односи дефинирају како су наше таблице међусобно "повезане". Ове везе се у жаргону базе података називају „страним кључевима“.

Да бисте дефинирали односе таблице у Аццессу, идите на картицу ДАТАБАСЕ ТООЛС и кликните на Релатионсхипс (Односи). Видећете дијалошки оквир у коме су наведене све табеле. Двапут кликните на сваку табелу док се они не виде у приказу односа у позадини. Ако се табела појављује више пута, десном типком миша кликните на додатну таблицу и изаберите „Сакриј таблицу“.

Након што су све три табеле видљиве, можете их кретати по екрану по жељи.

Али тренутно, нема ништа посебно у овом погледу. Наше табеле су једноставно наведене, неповезане . Да бисте то променили, кликните на поље РЕГУЛАР ЕКСПЕНСЕС.Екпенсе Наме и повуците га према пољу МОНТХЛИ ЕКСПЕНСЕС.Екпенсе Наме. Отвориће се дијалошки оквир на следећи начин:

Оно што ми овде радимо је стварање односа „један према многима“ између табеле Назив редовних трошкова и таблице „Табела издатака месечних трошкова“.

Регулар Екпенсес.Екпенсе Наме -> Месечни издаци. Назив екстензије

Примарни кључ -> Страни кључ

Један -> Многи

За ово,

  • „Провери референтни интегритет“ треба проверити. Ово ће осигурати да се све додате вредности у Месечним трошковима провере према вредностима табеле Редовни расходи пре додавања.
  • Поништите картицу на „Цасцаде Упдате / Делете Релатед Фиелдс“ . Ово ће накнадно извршити каснију свих ажурирања / брисања у табели примарног кључа (у нашем случају Редовни расходи). Дакле, ако се износ ажурира за одређени трошак, он ће се каскадно приказати у свим повезаним табелама. Исто тако са брисањем. Ми намерно поништимо ово да бисмо касније приметили било какве неусклађености. На крају кликните на Цреате.
  • Слично томе, створите однос између месечног назива месечних трошкова и месеца месечног дохотка. Означите избор „Енфорце Референциал Интегрити“ овде.

Поглед односа треба да аутоматски одражава ово на следећи начин:

Дефинисали сте свој однос прве табеле и спремни сте да извучете више из својих података!

  1. Упитајте и прегледајте податке из својих таблица

Ово је можда најзначајнији и најкориснији део коришћења приступа преко Екцела. Видите, ми смо направили наше табеле с правим дизајном, додали податке и дефинисали односе. Следећи важан корак је да све то саставимо и погледамо како изгледају наши комбиновани подаци. И то се врши путем КУЕРИ.

Овде ћемо створити једноставан упит да бисмо увидели било какве неподударности у „фиксним“ трошковима.

Упит можете креирати на картици ЦРЕАТЕ -> Визард Визард, најлакши начин за креирање основног упита. Биће вам затражено да:

  • Унесите (Симпле Куиз Визард).
  • Називи табела и поља. Изаберите Назив расхода, врсту и износ из редовних трошкова и месец и износ из месечних трошкова.
  • Детаљ или резиме. Изаберите детаљно.
  • Унесите "Извештај о непоштивању фиксних трошкова" када вас чаробњак затражи за име и кликните на Готово да бисте генерирали упит за извештај.

Генерирани упит треба изгледати овако (без црвених истицања):

Али као што видите, овај упит приказује све записе о трошковима, а не само оне неусклађене (као црвене боје). То можемо поправити помоћу дизајна упита (кликните десним тастером миша на име упита на картици са леве стране и изаберите „Дизајнерски приказ“).

Овај приказ ћемо користити за додавање 2 критеријума

  1. Под Регулар Екпенсес.Типе додајте вредност „Фикед“ под Критерији (укључују појединачне цитате). Ово ограничава записе података који су преузети и имају тип = Фикед.
  2. Под било којим од износа додајте посебне Критерије за провјеру неусклађености: „(Редовни расходи). Износ (Мјесечни издаци). Износ“ (без наводника). Знак означава „није једнако“). Ово ће подићи само неусклађене записе.

Ови критеријуми ће заједно покупити неусклађене евиденције о фиксним трошковима.

Коначни резултат требао би изгледати овако:

И ово је заиста коначни резултат који прижељкујемо. Честитам!!

Завршна белешка

У овом основном водичу били сте изложени широком распону функција Мицрософт Аццесса, од табела до односа до упита. Препоручујемо да надоградите на таблице и упите наведене овде покушавајући сложеније операције.

Предлози за даљу праксу укључују:

  • Увоз датума у ​​табеле са Екцел листа или текстуалне датотеке раздвојене зарезима (такође назване цсв датотеке).
  • Додавање критеријума за валидацију за табеле помоћу дизајнерског приказа. На пример, покушајте да ограничите вредности Регулар Екпенсес.Типе на „Фикед“ или „Вариабле“ само на вредности.
  • Сазнајте више о „Нормализираним“ таблицама и како то утиче на ваше податке. Редизајнирајте и креирајте примере који се овде деле као Нормализоване табеле.
  • Користите Дизајнер упита од почетка да бисте направили резиме извештаја који садржи укупан приход, расходе и биланс сваког месеца у години.

Иако првих неколико покушаја са Мицрософт Аццессом може укључивати стрму кривуљу учења, можемо вам гарантовати награде које ће ваши напори донети. Мицрософт Аццесс је лаган алат за базу података који вам омогућава да искористите већу снагу својих података уз минималан напор. Тако и даље и сретан Приступ!

Препоручени чланак

Ево неколико чланака који ће вам помоћи да сазнате више детаља о креирању базе података помоћу Мицрософтовог приступа, па само прођите кроз везу.

  1. 10 Снажне карактеристике Мицрософтовог приступа
  2. 9 невероватних корака о томе како користити Мицрософт Екцел вештине
  3. Како побољшати своје Мицрософт Екцел вештине?
  4. 10 лаких корака за прављење окретне карте у Екцелу 2016
  5. Амазинг Степ Екцел функције - графикони и графикони

Категорија:

Екцел савети