Правила етикета е-поштом
Чак иу овом добу информационе технологије и брзе електронске комуникације, очекује се да сваки појединац поштује одређене кодексе и етику током интеракције са рачунаром или било којим другим уређајем. Исто правило етикета вриједи за све, без обзира да ли сте радни професионалац, правила етикета за пословне подузетнике или студенте. У ствари, постоје различити извори електронске комуникације попут е-поште, Фацебоока, Твиттера, Скипе-а и још много тога. Без сумње, правила етикета е-поште на радном месту сматрају се једним од најчешћих и најефикаснијих средстава комуникације. Данас правила етикета на радном месту нису ограничена само на слање важног дела поруке, већ је њен обим проширен на знатно ширу границу. У ствари, према истраживању, број корисника електроничке поште непрестано се повећава са повећањем броја корисника интернета.
Али, касно, нажалост, правила етикета за пословање у електронску мрежу улазе у зону претњи употребом прљавог језика. Такође, било је доста случајева да су потпуно погрешно протумачени због великог комуникацијског јаза. Штавише, с правом се предлаже да не смете да шаљете е-пошту када сте нервозни или ако сте развили лоша осећања према некоме. Ово може додатно компликовати проблеме ако се не разреше у року или ако се е-пошта не пошаље правилно. На крају ствара негативан утицај и показује да сте непрофесионални.
Важна основна правила етикета за е-пошту
Ево неких правила етикета е-поште које појединци често превиде или их обично не прате -
Правила етикета е-поште бр. 1. Све капе
Кад год састављате било који е-маил, било формални или неформални, морате бити свјесни да капсула Цапс није укључена. Генерално гледано, не звучи добро саставити тело е-поште које се састоји од свих словних слова. У професионалном смислу ова грешка се обично назива "викање". Штавише, писање постаје готово нечитљиво. Међутим, ако заиста желите испробати нешто ново и потражити нови стил фонта, онда можете користити све речи у малим словима. У ствари, овај стил постаје популаран ових дана. Али правилно приступање писању е-поште уобичајено куца информације без употребе превише стилова фонта. Можете истакнути / подебљати или подвући важан део ваше поруке.
Правила етикета е-поште бр. 2. Слање е-поште без лектуре
Још једна грешка коју људи углавном чине је слање е-поште без читања онога што су заправо саставили. Можда сте врло пажљиво унели важну електроничку пошту, али требало би да направите навику да лекторирате садржај пре него што кликнете на дугме „пошаљи“. Ваша пошта може имати правописне грешке или граматичке грешке што ће довести до лошег утиска. Не будите љигави док пишете, иако то није званична порука. Коректура или уређивање постаје све важније ако ваша пошта има опцију аутоматског исправљања. Читање ће осигурати да сте у свом маилу навели све виталне тачке и да нисте заборавили приложити ниједан потребан документ ако га има.
Правила етикета е-поште бр. 3. Грешка у вези са наприједима
Изненадит ћете се када сазнате, али чињеница остаје да људи не слиједе обичаје чак и када некоме просљеђују поруку е-поште. Заправо, „Напријед“ се обично сврставају у три категорије -
-
Лажни имејлови који садрже лажна обећања
Као такви можда сте наишли на мноштво лажних порука е-поште које садрже лажна обећања. На пример, од вас ће се можда тражити да информације проследите многим људима који тврде да би вам понудио новчану награду у одређеном износу приликом испуњавања овог задатка. Пазите на такве е-маилове!
-
Е-поруке које садрже слике и забавне чињенице
Постоји много адреса е-поште које садрже слатке слике животиња, беба или било којег другог занимљивог предмета и пошиљалац вас захтева да прослеђујете више појединаца. Надаље, може садржавати и занимљиве чињенице и информације о било којем питању. Међутим, будите врло опрезни пре него што се на радном месту пошаљу правила етикета за која ћете их проследити некоме.
-
Нежељена е-пошта или нежељена пошта
Хакери их обично шаљу да циљају жртве. Они скупно шаљу е-пошту великом броју људи у име Богова и Богиња. На пример, можда ћете добити пошту од непознатог извора који вас тражи да је проследите у име било којег хиндуистичког Бога или Исуса Христа.
Морате бити веома опрезни и свјесни док се бавите таквим лажним порукама е-поште. Морате да следите једноставна упутства дата у даљем тексту:
- Молимо вас да грешком не прослеђујете нежељену пошту или нежељену пошту
- Ако сте очарани сликом, видеом или садржајем поруке е-поште и заиста желите да је проследите, не заборавите да је пошаљете само на личну белешку.
- На сајтовима за праћење као што је Снопес.цом можете проверити где се налази мејл.
- Не настављајте са просљеђивањем е-маилова свакој особи која је доступна у вашем адресару.
Правила етикета е-поште бр. 4. Претјеривање садржаја или скраћивање његове дужине
Неки људи имају навику преувеличавати или непотребно разрађивати поенту док састављају правила етикета за пошту на радном месту. Макните се од таквих пракси јер то није све угодно за очи. Избегавајте употребу дугих реченица; уместо тога, напишите точку и кратке одломке. Употреба тачака и бројева метака увек је охрабрујућа јер се могу лако разумети. Можете подебљати или користити курзив да бисте истакли важне аспекте.
С друге стране, то не значи да можете одабрати најкраћи пут за преношење своје поруке. Ово је применљивије и важније посебно када одговарате на било који етикет е-поште. Не одговарајте само једном речју. У ствари, ова правила етикета за пословање често се крше ако особа мора да одговори потврдно или негативно. Е-маил постаје прилично нагли и изгледа неспретно. Зашто је важно следити овај образац? Одговор је да сваки емаил има одређени тон и треба га строго поштовати током писања. Зато узвратите писањем комплетне реченице.
Правила етикета е-поште бр. 5. Приликом састављања усвојите компликовани приступ
Па, то је тачно у многим контекстима. Често људи не обраћају пажњу на тон или језик док састављају е-пошту. Резултат; они пишу на веома компликованом језику који је прилично тешко разумети. Употреба тешко погодљивих речи свакако треба избегавати. Умјесто тога, ваш приступ би требао бити једноставан. Језик треба бити јасан, што свако лако може да разуме. Међутим, при томе морате имати на уму коме се обраћате у пошти. Саставите своје чињенице на организован начин. Пазите на употребу исправних интерпункцијских знакова.
Правила етикета е-поште бр. 6. Усвајање тоталног неформалног приступа
Ово је нешто што је пронађено у неколико правила етикета на радном месту. Понекад појединци постану превише неформални у свом приступу који се тада почиње одражавати у њиховом тону поруке. Па, то у великој мјери зависи од врсте односа између пошиљаоца и примаоца. Међутим, какав год да је случај, дно црта је да морате да пазите на ниво неформалности, осим ако се обраћате неком веома посебном. Морате бити опрезни при кориштењу фантастичних фонтова, обојених текстова и језика кратице за СМС, попут „у“ за вас или „ур“ или ваше итд.
Правила етикета е-поште бр. 7. Слање или одговарање на групне е-поруке
Често се од вас тражи да шаљете групне е-маилове. И овде морате бити опрезни у свом приступу како не бисте слетели у подручје тешкоћа. Увек проверите да ли користите опцију БЦЦ поља када многим људима појединачно шаљете поруку. Предност тога је што можете сакрити адресе е-поште других особа којима шаљете. Свака особа неће моћи да схвати колико је људи примило исту пошту. Ову праксу компаније обично усвајају када позову неколико кандидата на интервју.
На исти начин, ако одговарате на групну е-пошту, можете да уштедите од откривања адреса е-поште других појединаца. У овом случају можете користити поље ЦЦ. Међутим, будите врло сигурни и пажљиви пре употребе овог алата.
Правила етикета е-поште бр. 8. Обједињавање професионалног и личног карактера
Већина правила етикета за рад е-поште за пословне професионалце имају две одвојене адресе е-поште, једна је лична, а једна је компанија која садржи само званичне поруке. Међутим, неки користе свој службени ид поште за слање личне поруке пријатељима или рођацима. То није прихватљиво ни на који начин и представља потпуно кршење правила етикета е-поште на радном месту и кодекса понашања. Чак и ако желите да поделите занимљив видео, шалу или било које друге информације о личној белешци са својим колегама из канцеларије, увек користите вашу личну адресу поште. Многа правила етикета за пословање у овој пошти су веома строга и свако кршење на овој фронти може довести до кажњавања појединца. Поред тога, потрудите се да не пошаљете е-маилове НСВ (Нот Сафе фор Ворк) из ид-а компаније. Слање непримјерених видео записа или садржаја може довести до протјеривања запосленика.
Правила етикета е-поште бр. 9. Слање „Нежних подсетника“
Ако сте пажљиво приметили, у свету електронске поште која је позната под називом „нежно подсетник“ заправо се издваја врло популарна фраза. Овај се израз обично користи посебно у насловној поруци е-поште. Као што име каже, пошиљалац заправо подсећа примаоца на нешто попут да плати преостали износ плаћања итд. Али, понекад је порука погрешно интерпретирана. Многа правила етикета за пословање схватила су ово као прекршај, јер их се подсећа на нешто. Дакле, чак и ако морате некоме послати подсетник, будите опрезни језика и тона.
Правила етикета е-поште бр. 10. Слање мега датотека
Занимљиво је напоменути да људи не само да крше правила етикета на радном месту током састављања садржаја своје поруке, већ чак и када прилажу документ у прилог њиховом писању. Да, може изгледати апсурдно, али кршење било ког документа или датотеке величине 10 МБ или више сматра се кршењем понашања. Као такви сервери не могу поднети притисак тако великог документа. Такве прилоге у било ком облику је тешко послати и могу створити неред у инбоку примитка. Међутим, ако морате да пошаљете датотеку велике величине, онда се боље одлучите за мрежне услуге као што су Дропбок, Хигхтаил или ДропСенд.
Правила етикета е-поште бр. 11. Писање непотпуне линије предмета
Било да вјеровате или не, али Предмет се сматра једним од најважнијих дијелова било које е-поште. Прималац маила ће прво приметити линију теме поште јер је то видљиво у његовом сандучету. Управо на ову тему ваш пријемник ће схватити о чему се ради. Због тога је важно написати потпуну и смислену тему, а затим доћи до остатка тела. Неодговарајућа тема показује ваше интересовање за преношење поруке примаоцу.
Правила етикета е-поште бр. 12. Почетак и потписивање е-поште
Почетак поруке е-поште одражава пуно тона и језика остатка тела. Само писање здраво или само здраво звучи помало апсурдно. Ако знате име особе, можете му се обратити по имену, а ако не само, напишите драги господо или госпођо. Ако се обраћате свом вишем, не можете почети са Хелло Сир. Ако било која особа тражи да се појави на интервјуу, можете га упутити именом или само написати „Драги подносиоцу пријаве“.
Слично томе, када затварате пошту, немојте непотребно писати захвалницу осим ако не тражите особу да вам учини услугу. У ствари, „Поздрави“ је погоднија и прикладнија реч, укратко, целокупна дискусија о пошти.
Правила етикета е-поште бр. 13. Узимање властитог слатког времена за одговор
То је лоша навика да се посебно развијате ако сте повезани са професионалним светом. Постоје људи који узимају луксуз да одговоре на е-маилове и питају их за информације, чак и кад знају одговор. Они само одговоре у тренутку или када добију подсетник. Наравно, требало би да поступате са е-маиловима на основу њихових заслуга, али бар на њих одговорите у вези са темом или проблемом.
Закључак правила етикета за е-пошту:
Важно је избегавати праксе где кршите правила етикета за пословање. Требало би да правилно следите кодекс понашања док састављате етикету е-поште на радном месту која одражава вашу аутентичност и искреност.
Сродни курсеви
Кроз овај пост расправљат ћемо о неким правилима етикета е-поште који појединци често превиде или их обично не прате. Овде смо разговарали о важним основним правилима етикета на радном месту.
- Основе тренинга о етикету путем е-поште
- Обука за маркетинг путем е-поште
- ЦРТ: 05 - Етикета е-поште