Како имати ефикасне састанке? Састанци су саставни део свакодневног живота корпорације, а број сати које проводите на састанцима непрестано расте како се повећавате у организацији. Изузев неколико улога које су по природи „ индивидуални сарадници “ где је присуство састанцима релативно мање, у свим осталим улогама значајан део радног дана особе ће провести на састанцима.
Док на улазном нивоу проценат времена проведеног на састанцима може бити нижи од 5-10% укупног времена, на вишим нивоима ово време може одузети до 90-95% радног времена. Није ни чудо што особе вишег нивоа морају бити раднохоличари јер им треба да нађу време изнад и изнад свог радног времена проведеног на састанцима да би обавили свој посао.
С обзиром да толико времена у организацији троши на састанке, важно је разумети зашто имамо састанке? Будући да у великој организацији све задатке обављају тимови људи који раде заједно, већина састанака у организацији представљају унутрашње састанке како би се постигла било која специфична сврха.
Научићете тај сусрет са унутрашњим специфичним ефикасним радом-
1. Зашто имамо састанке?
2. Трошкови састанака (ЦОМ)
3. Савети за ефикасне састанке
# 1: Савети пре рада
# 2: Савети током састанка
# 3: Пост посао (након састанка)
И) Зашто имамо састанке?
- Састанци за дељење информација: - Ови састанци се спроводе како би се повремено размењивале информације и ажурирали, на пример - ефикасне обуке за састанке, нове политике итд.
- Састанци за ажурирање статуса: - Ови састанци се користе када скупови људи или тимови раде заједно на различитим деловима пројекта и требају да деле ажурирања о статусу посла који обављају. Ти састанци су по природи понављани и понављају се након одређеног временског интервала као што су дневни, недељни, месечни итд.
- Састанци за доношење одлука: - Ти састанци су обично када треба да се донесе одлука и доноситељ одлуке жели доприносе различитих интересних група пре него што донесе одлуку.
- Састанци за решавање проблема: - Понекад се група људи окупља у мозгу и разговара и одлучује о најбољем начину за решавање проблема организације.
- Разне врсте састанака: - Може бити и неких других састанака попут састанака о иновацијама, ефективних састанака за изградњу тима, састанака за преглед учинка, састанака прегледа ревизије, ефикасних састанака одбора итд.
Поред интерних састанака може бити и састанака са спољним заинтересованим странама којима би особа могла присуствовати. У сврху овог чланка, нашу расправу ћемо ограничити на интерне састанке којима ниво уласка и средњи ефективни ниво руководства особа треба да присуствује.
ИИ) Трошкови састанака (ЦОМ):
Постоји ли нешто попут трошкова састанака (ЦОМ)? Одговор је дефинитивно да и то је зброј свих трошкова људи који присуствују састанцима плус трошкови инфраструктуре за одржавање овог састанка. За нашу дискусију можемо претпоставити да је трошак састанка трошак који компанија има с обзиром на време које су учесници потрошили на том састанку.
Дозволите ми да појасним даље ово дајући вам пример. У већини компанија шеф се различитих ефективних састанака одељења обично се састаје једном недељно или недељу дана у трајању од једног до два сата, како би разговарао о оперативним проблемима.
Рецимо да се у организацији КСИЗ Десет старијих лидера састају једном недељно у трајању од два сата. Такође, претпоставимо то
- Просечан ЦТЦ ових високих лидера је 36 УСД.
- Стога је просечна зарада месечно = 36, 00, 000 / 12 = 300, 000
- Стога је просјечна плата по дану = 3, 00.000 / 30 = 10.000
- Претпостављајући 10 сати рада дневно - Ав. Цена по сату = 10.000 / 10 = Рс. 1000 / -
- Време за састанак 10 вођа у трајању од 2 сата = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Дакле, трошкови овог састанка су 20 000 / Рс. Међутим, користили смо врло поједностављени модел горе наведеног, ако додамо више сложености узимајући у обзир предности ефективних састанака и чињеницу да запослени раде само 22 дана у месецу итд. Стварни трошкови састанка лако ће бити дупло већи од овога износ.
Сада када сте схватили да састанци коштају. Није паметно схватити зашто је организовање ефикасних састанака веома важно за сваку организацију, јер значајан део времена њених запослених проводи на састанцима.
Па, да уђемо у то како да избегнемо састанке који су досадни, непродуктивни, неорганизовани и предуги? На основу мог искуства више од 20 година у компанији и свакодневног присуства у просеку 3+ састанака, ево неколико савета како да састанке учиним ефикаснијим.
Прво и најважније, уз правилно планирање и припрему, сваки састанак може бити ефикасан и пријатан. Ако водитељ правилно планира и изврши беспрекорно и правилно прати, састанак ће бити на снази.
Препоручени курсеви
- Онлине течај за сертификацију у ЦАПМ-у
- Онлине курс за управљање пројектима
- Програм ИСО 27001
ИИИ) Савети за ефикасне састанке
Савети за ефикасне састанке могу се поделити у три дела
- Предрадња (пре састанка)
- Током састанка
- Пошаљите посао (након састанка)
# 1: Савети пре рада
- Дневни ред :
- Особа која ће водити састанак мора одлучити која је сврха састанка.
- Који се резултати очекују?
- На основу њих треба развити дневни ред састанка.
Дневни ред састанка мора бити врло јасан у вези са очекиваним исходима. Ако дневни ред састанка није јасан, неће се постићи жељени исход. Дозволите ми да вам објасним пример: Рецимо да се од вас тражи да организујете састанак ради прегледа бр. у последњем тромесечју и одлучити о акцији за наредни квартал. Тада у том случају можете послати дневни ред састанка на било који начин
- Састанак за преглед продаје.
- Прегледајте цифру продаје за К2
- Дискусија о продаји.
У сваком од горе наведених случајева дневни ред није баш јасан и велике су шансе да састанак прође свуда и да учесници не би били спремни за састанак, драстично смањујући ефикасност састанка.
Дакле, погледајмо како би изгледао добар дневни ред овог састанка:
Назив: Продајни састанак Трајање састанка: 2 сата
| Ср. Бр | Предмет | Пресентер | Трајање |
| 1 | Увод и позадина | Јаков | 10 мин |
| 2 | Презентација о северном и западном региону (последњи квартални резултати, шта је пошло по реду, шта је пошло по злу) | Схеена | 30 мин |
| 3 | Презентација о јужном и источном региону (резултати из последњег квартала, шта је пошло по реду, шта је пошло по злу) | Едие | 30 мин |
| 4 | Отворена дискусија о учинку, областима побољшања и одлучивању о стратегији за наредни квартал | Матт | 40 мин |
| 5 | Преглед радњи са састанка | Рацхел | 10 мин |
Као што видите из горе ефективног дневног реда састанака, постаје врло јасно да је структура састанка јасно дефинисана. Учесници који би требало да представе знају шта треба да представе и колико времена требају да заврше ефективну презентацију састанака.
Овакав детаљан дневни ред ће стога помоћи да се обезбеди да састанци постану ефикаснији.
- Листа учесника : Организатори већину времена не размишљају о томе ко су учесници које треба позвати. Веома је важно да се на основу резултата који се траже од састанка позове тачан скуп учесника.
Ако се неки од потребних учесника пропусти, одлука се не може донети. Алтернативно, ако на крају позовемо учеснике који на састанку нису потребни, јер ће они губити време, осећају досаду током састанка и могу створити сметње које утичу на дискусије.
- Отхер Мисц. ствари : Неке друге ствари које организатор треба имати на уму је да се то осигура
- Резервисана је тачна величина дворане за састанке.
- Учесници унапред потврђују своје учешће на састанку.
- Ако би судионици требали проћи кроз било који податак / материјал за читање / припремни материјал, тада исти требају бити достављени доста унапријед.
- Очекује се да понекад од свих учесника свој материјал представе на стандардни начин у таквом случају. Шаблоне је потребно унапред дистрибуирати.
# 2: Савети током састанка:
- Започните састанак и завршите састанак на време. Ако састанак има временске рокове за различите делове дневног реда, онда то пратите на време и покушајте да осигурате да се та временска ограничења строго придржавају.
- Ако је могуће, послужите лагано освежење или чај / кафу јер су добри ледоломци и држите чланове будним и ангажираним.
- Поздравите чланове на почетку састанка, наведите позадину и брзо прођите кроз дневни ред састанка и очекивани исход састанка на почетку како би се осигурало да сви учесници буду на истој страници.
- Подстакните дискусије да бисте добили све тачке гледишта и ефикасне идеје за састанке. Ако неки од чланова не разговарају, поставите им и одређена питања како би стекла и своје мишљење.
- Разговор увек држите усредсређен на тему. Осигурајте да је расправа конструктивна и избјегавају се понављајући коментари. Можете тактички завршити дискусије када оне нигде не постану или постану деструктивне или непродуктивне.
- На крају састанка резимирајте расправу састанка, постигнуте споразуме, радње које је потребно предузети и одлучити о времену следећег састанка (ако је потребно)
# 3: Пост посао (након састанка):
Дакле, имали сте добру продуктивну расправу на састанку, где су се људи договорили о акцији коју треба предузети. Да ли је у реду за вас да се опустите?
Одговор је велико „НЕ“, а разлог је тај што је највећи изазов било које организације да људи након што присуствују састанку не прате радње које су им додељене и као резултат тога акције никада нису завршене и очекивани исходи не долазе преко.
Да бисте осигурали да постигнете очекиване резултате, одмах (у року од највише 2–3 радна дана) потребно је да свим учесницима пошаљете записнике са састанка „МОМ“ заједно са акцијама које су изашле са састанка.
Ваше ставке МОМ и акције уопште треба да садрже следеће
- Резиме расправе која је одржана
- Постигнути договори
- Подручја у којима је било неслагања и где су потребни накнадни састанци / расправе.
- Ставке акције
Сад кад дођем до предмета МОМ и акције, из свог искуства сам видео да већина учесника не схвата акције јасно и као резултат тога се не спроводе. Дозволите да то објасним примером.
На састанку о којем смо горе расправљали, већину времена радње ће се слати овако.
Ставке акције
- Да креирају стратегију продаје за купце „Ц“
- Проверите изводљивост продаје производа к
- Побољшајте продају у Канпуру за 10%
- Имајте накнадни састанак како бисте разговарали о новом завршетку на југу.
Горе наведене акције нису много ефикасне, јер оне немају следеће
- Име особе која је одговорна за акцију
- Време у којем акција треба да буде завршена.
Тако ће бити бољи начин представљања акцијских предмета
| Ср. Бр | Радна ставка | Одговорност | Рок предаје | Коментари | |
| Примарни | Подршка | ||||
| 1 | Направите ефикасну стратегију продаје за купце „Ц“, који не купују наше производе и требало би да их изнесу на дискусију на наредном састанку | Мартин | Јинал | 10. окт. | |
| 2 | Направите тестни маркетиншки план за „Производ Кс“ на Манхаттан тржишту на основу којег се може планирати увођење свих нивоа у Индији | Рицк | Јаред | 15. окт | Такође треба да обухвати детаљне трошкове планираних реклама. |
| 3 | Охио-ов продајни тим ће у новембру бити повећан за 10% | Хоберт | Петрициа | 30. нов | |
| 4 | Одредите накнадни састанак за средину новембра како бисте разговарали о акцијама са данашњег састанка и прегледали наше маркетиншке стратегије за јужне регије | Ериц | 10. новембар | ||
Као што видите из горњих ставки о радњи, вероватно је да ће ове акције бити довршене јер нема двосмислености око тога ко ће довршити акцију и временски рок у којем је састанак потребан.
Да сумирамо много организационог времена, труда и новца који се троше на састанке и стога је неопходно да сваки запослени обезбеди да састанци буду ефикасни.
Пратећи неке од горе наведених једноставних корака моћи ћете поприлично побољшати квалитет својих састанака. Поред тога, извршите критички преглед свих састанака којима присуствујете да бисте проверили шта је пошло по реду и шта није било у реду, а то ће увелико осигурати да постанете мајстор у ефикасним састанцима.
Надам се да смо оправдали одговор на питање: Како имати ефикасне састанке?
Препоручени чланци
Ево неколико чланака који ће вам помоћи да сазнате више детаља о ефективним састанцима, па само пређите на линк
- Савети за групну дискусију
- Различите ефикасне методе комуникације (корисно)
- 10 најбољих и најефикаснијих корака за стварање креативнијих планова рада
- 10 ефективних корака за процес стратешког планирања