Наше је доба виртуалног и не треба ми да вам кажем да сви паралелно живимо на интернету.

Студије показују да је преко 90% људи у узрасту од 12 до 20 година, који имају приступ интернетској повезаности, повезано 24/7 и да им је комуницирање на мрежи лакше него писање стварних писама или порука.

Друштвени медији повећали су проток комуникације на Интернету као никада до сада. Брзо слање порука, ћаскање, слање е-поште, објављивање постова, твеетинг, много активности одвија се на мрежи, на што ми или иницирамо или одговарамо.

Извор слике: пикабаи.цом

Е-маил адресе су одавно преузели место папирне поште у нашој свакодневној шеми ствари. Десктоп / лаптоп, Ви-Фи повезивање или донгле, и добро је да кренете. А брзина је додатна предност.

У последњој деценији, е-пошта је постала преферирани начин повезивања са људима постављеним на удаљености. Зашто на удаљености, неки од нас чак шаљу е-пошту људима који живе у кући поред нас! Пре преузимања апликација за мобилне поруке, мејлови су били једини начин на који смо могли планирати излете, дружења, забаве или делити слике или информације с пријатељима или породицом.

Већина нас зна како пуцати пријатељским е-маиловима на капљицу шешира и преферирају то као бржу и погоднију опцију писања писама. А чињеница да ови неформални мејлови не слиједе никаква постављена правила граматике или састава која им је у малој мјери додала популарност. Не морате трошити време на размишљање о томе како уоквирити пошту пријатељима из колеџа или комшилукима; само напиши.

Али професионална е-пошта уопште је другачија игра са лоптом. Иако су мање формалне од штампане белешке или писма, оне су ипак мање организоване по свом тону и текстури, а следе правила граматичке тачности.

Пре него што пређемо у детаље писања ефикасног професионалног формата е-поште, допустите ми да вас проведем кроз неке могуће сврхе такве формалне комуникације.

Можете да напишете професионалне е-поруке за -

  • Пријављивање за радно место, стипендију или грант
  • Тражење дозволе или услуге
  • Давање или тражење информација
  • Захтев за нешто због нечега
  • Одговарање или потврђивање званичне комуникације
  • Писање о неком проблему који вас снажно осећа
  • Жалба на услугу или производ

Они су само индикативни; разлози за писање формалних е-порука могу бити исцрпни.

Будући да све ове ситуације укључују ауторитет и уред, само по себи се мора рећи да се тон и језик морају пажљиво надгледати. Укратко, имајте на уму своје пс и питања.

Па, спустимо се на месингасте споне. Како размишљате о структурирању и састављању е-поште на начин који би био и привлачан и ефикасан? То је, како ћете добити поен?

Поново покренимо комуникацију са седам Ц:

  • Потпуност: Ваша комуникација мора бити цјеловита у навођењу потребних детаља и наводећи њезину сврху
  • Сажетост: Мора да буде до тачке, а не да се беспотребно креће
  • Јасноћа: Ваша сврха мора проћи јасно
  • Конкретност: Порука мора бити посебна, уз подржане чињенице и доказе
  • Кохеренција: Мора да има смисла
  • Љубазност: Уљудност и узајамност морају се имати на уму
  • Тачност: Комуникација мора бити без граматичких грешака

Имајући у виду горње критеријуме, ваша е-пошта треба да буде јасан, комплетан, кохерентан документ који у идеалном случају не захтева следећу пошту са објашњењем и упутствима.

Лакше је рећи него учинити, зар не? Колико пута сте сјели да саставите једну тачну пошту и касније сте установили да је или непристојна или брбљава или обична јецање или бесмислена? Сигуран сам да смо се сви суочили са таквом врстом дилеме: да ли да будемо оштри и директни или да будемо пристојни и окружени.

7 савета за усавршавање професионалне адресе е-поште

Па кренимо од основа.

  1. Ментално поновите сврху своје поште

За шта пишеш имејл? Шта желите са пријемником? Ако вам је свеједно о очекиваном одговору на који ваш е-маил циља, можете саставити своју поруку имајући то на уму.

Извор слике: пикабаи.цом

Дозволите ми да дам пример.

Реците да Доротхи жели да јој декан колеџа да препоруку за стипендију. Њена сврха у писању мејла је да подсети декану на њену веродостојност као студент, на њен наступ на факултету и на своју укупну искреност. Сада мора све то да наведе у пошти, а да се не хвали као да се хвали са собом или не делује превише напорно. Она такође мора да затражи од свог декана да у одређеном року напише писмо препоруке. Стога би њена адреса е-поште била:

  1. а) Навођење њених вјеродајница као студентица
  2. б) Обавештавање свог декана о стипендији за коју се пријавила
  3. ц) Добијање препоруке унутар таквог и таквог датума

Једном када јој у глави буде јасно шта жели, може сходно томе да састави пошту.

Такође, анализирајте свог читача. Ко је он / она? Каква ће вјероватно бити читања на читање ваше поште. Оквирите своју пошту на основу ове анализе.

  1. Одлучивање о предметној линији

Рецимо да шаљете пријаву за посао.

„Отварање посла“ или „Маркетинг приправник“ у насловној линији превише је нејасно када шаљете апликацију за е-пошту. Морате навести пост за који се пријављујете, заједно са одељењем или одељењем или местом слања, ако су та питања наведена у огласу за регрутовање, у насловној линији.

Замислите то као једноредни синопсис своје поруке е-поште. Субјект говори примаоцу шта је ваша сврха слања поште. Такође захтева посебне радње, као што су:

„ Учешће на семинару о ___________ (тема) у _________________ (место) на __________ (датум и време) “

Или

„ Поправке и одржавање десктоп рачунара - Захтев за понуде “

Такви наслови у насловној линији обавештавају примаоца о потребним детаљима и следе правила јасноће и концизности о којима смо раније говорили.

  1. Поздрав и поздрав

Сјећате се лекција из учтивости и љубазности које су нас учили у млађој школи? Да, то су и сада релевантно. Професионална адреса е-поште увијек треба започети поздравом.

" Поштовани господине или госпођо (у зависности од случаја) " или " Поздрав госпођо Мерцхант (ако знате име примаоца), "

Када пишемо е-пошту (неформалну пошту) директно долазимо до тачке, ослобађајући се потребе да користимо Пс и К са пријатељима. Али професионалне поруке е-поште нису комплетне без одговарајућег поздрава које прати поздрав или љубазно отварање, попут:

" Хвала на позиву "

Или

" Топли поздрав "

Или

„ Прихватамо вашу жалбу и дубоко се жалимо због ваших непријатности “

Осим што је пробио лед, тако рећи, такво отварање препознаје и читаоца поште као важну особу.

  1. Састављање поште

То је технички најтежи део посла, јер је то суштина ствари. Ваша адреса е-поште треба да следи граматичким правилима и да садржи отвор, тело и закључни одељак. Уводни део односи се на претходну преписку или акцију, ако постоји. Такође се наводи сврха писања маила.

Извор слике: пикабаи.цом

Запамтите, руководиоци примају пошту теретним возилом ових дана, а читање свега овога је немогуће. Већина професионалаца прегледава тему и почетни одељак маилова, заслужујући додатни поглед само ако их сматрају корисним и релевантним.

Зато не чекајте док последњи одломак не каже своју сврху. Вероватно је да ће читалац одустати пре него што дође до тог одељка. Управо је то разлог зашто су тако постојани и сажети. Основне информације су важне, али молим вас, будите кратки. Дођите на ствар што пре.

Користите тачке са мецима ако ваша адреса е-поште садржи пуно чињеничних података или информација. Лакше је проћи.

Означите релевантна подручја . Читајући ове одељке морате да кажете читаоцу шта желите.

Не буди нејасан. Јасно наведите шта треба учинити. Иако није могуће строго одредити услове у пријавама за посао или у захтевима за грант, подсетите читаоца за шта пишете.

Ваша е-пошта мора бити кратка и потпуна истовремено. Чини се као висок налог? Нимало.

  • Само направите списак тачака које ће бити укључене у пошту.
  • Погледајте списак да бисте проверили да ли укључујете све бодове.
  • Проверите реч. Избришите сувишне информације.
  • Пазите да се адреса е-поште не покрене на странице. Ако је потребно, дајте пратеће информације у прилозима (више о томе касније у овом посту)
  • Водите рачуна да вам у е-пошти не буде потребно пратити битове и делове информација у каснијој пошти. Покушајте да пошта постане потпуна преписка сама по себи.

Увек пажљиво отворите и затворите пошту. Након закључка, затворите пошту с „ Срдачан поздрав “, или „ Хвала и поздрави “, или са конвенционалним „ С поштовањем “, а потом следи ваше име. Ако је могуће, додајте свој потпис пре вашег имена.

Једном када саставни део буде готов, мажите се леђима! Ј

Завршили сте с тешким делом. Оно што остаје сада је ревизија и уређивање и давање пратећих информација.

  1. Користите пристојан језик и будите тачни

Сећате се „Цс“ сажетости и љубазности? Формална комуникација мора бити љубазна и безлична.

„ Желели бисмо да вас обавестимо да је последњи датум подношења захтева 20. октобар 2015. Молимо, пошаљите своје уносе у том року. ”Не звучи уљудно и јасно? Такође се одређује радња која је потребно предузети у одређеном року.

Направите груби нацрт свог мејла и прочитајте га стављајући се у положај примаоца. Звучите уљудно и пристојно? Дајете ли све потребне детаље? Да ли је ваша порука тачна? Звучиш ли озбиљно? (Црвена упозорење! Незахвалност је у реду са пријатељима, а не у професионалном сценарију, посебно када пишете е-поштом некоме кога не знате као особу). Зато боље потражите неколико савета за писање е-поште пре него што започнете са писањем било које поште.

Прочитајте и прегледајте своју пошту ради могућих граматичких и правописних грешака и пропуста у подацима. Ако је могуће, назовите трећу особу да је прочита и дајте повратне информације. Објективно око често може указивати на оно што ви као уплетена страна нисте могли видети.

  1. Пружање копија

У случају да ваш е-маил захтева координацију или одобрење од других одељења или званичника, не заборавите да им означите копију (цц). Такође пошаљите себи празну копију (бцц) за будућу употребу.

Пазите, међутим, не бацајте копије на неповезане људе. То се највероватније дешава када одговарамо на групне маилове; често притиснемо дугме „одговори свима“ уместо да одговарамо искључиво пошиљаоцу.

У овом добу преоптерећености информацијама, последња ствар коју професионалац жели имати је претрпан пријемни претинац с пуно неповезаних копија поште које су му означене. Ј

  1. Додавање прилога

Ако шаљете апликацију за посао или информативну пошту, морате приложити одговарајући документ (е) уз своју пошту. Пошта без одговарајућег прилога је попут коверте без писма!

Пуно времена се изгуби када маилови буду без прилога. Пријемник је или одложен након истека рока, или мора да напише захтев да му се пошаљу потребне информације. Тада пошиљалац шаље другу пошту са истом.

Дакле, сада сте сви усправљени и седите да пишете. Дозволите да ревидирамо формат за вашу спремну референцу :

  • За: ИД поште примаоца
  • Фром: ИД пошиљатеља
  • Цц: (Копирај у)
  • Предмет поште
  • Поздрав
  • Тело дописа
  • Завршни
  • Потпис пошиљаоца и / или име

Ово је груб формат; можете да импровизујете док се упознајете са процесом.

Пре него што се заврши, дозволите ми да вас још једном проверим са спецификацијама:

  • Користите кратку, описну линију предмета
  • Поздравите примаоца са „Драги господине / госпођице….“ Или „Здраво, …….“
  • Будите прецизни и тачни
  • Не користите лежеран језик, будите формални
  • Затворите правилно са вашим иницијалама / именом / потписом
  • Копија заинтересованих лица
  • Подршка са потребним додацима

Дакле, сада када сте добили довољан број улазака, пишите (или радије кликајте), момци! ?

Желим вам сву срећу!

Сродни курсери: -

Обука за маркетинг путем е-поште

Изградите снажну циљану базу података е-поште

Категорија:

Развој предузетништва