Интранет функције за комуникацију са запосленима

„Компанијски интранети требају бити изграђени од стране снажних интерних комуникацијских програма. Постизање интранета је око 60 процената комуникације, 40 процената технологије. “Боб Цохен,

Интранет је попут кишобрана под којим се могу добити све потребне информације које се односе на компанију и свакодневни рад. Позната је као комуникациона платформа на којој ћемо добити контролну таблу која приказује 360 степени поглед око активности компаније. Управо то је приватна, сигурна мрежна мрежа у којој запослени могу да стварају садржај, укључују се у одређене комуникацијске процесе, делују као тим, извршавају задатке и догађаје и граде организацијску културу.

Позната је као компанија хоме-платформа на којој се тимови окупљају, граде кључни репертоар, мулти-ефикасни комуникациони уређај и још много тога. Као и интерна комуникациона мрежа, интранет је више од количине својих делова.

Интранет је све на једном месту. Интранет дизајн треба да буде пропорционалан потребама и учешћу запослених. То је заједничка платформа која помаже у комуникацији (двосмерној), тимском раду, управљању знањем, развоју и дељењу садржаја, друштвеним мрежама, учешћу запослених и заказивању.

Свака компанија у развоју може имати користи од интранета. Следећих десет питања заправо ће служити као контролне тачке које исправљају било који проблем и помажу у правилној примени интранета.

Слика 1: Контролне тачке Интранет дизајна

Морамо се дубоко укопати у различите карактеристике интранета.

  1. Интранет је у сржи комуникације

Три начина на који помаже организацији -

  1. Комуникације одозго према доље које нису ништа друго него комуникација руководства / запосленика
  2. Повратне информације запослених или комуникација између руководства и руководства
  3. Тимска дискусија у виду комуникације између запослених и запосленика

Сада, кратко осветљење овога разјасниће целу ствар.

  • Интранет прекида основне проблеме са е-поштом

Све врсте проблема са е-поштом могу се лако решити добро дизајнираним интранетом када заборавите да некога задржите у петљи важне поште или када сте занемарили кључно ажурирање јер је е-пошта изгубљена у низу маилова или када сте заглавили. у списку свих одговора. Интранет се повезује са људима на различите начине и усмерава обје тренутне комуникације. На истом пиједесталу лако се може одржати мноштво ствари: разговарати са колегама, градити заједнице о различитим темама, објављивати најаве о разним стварима везаним за компанију, писати блогове, учитавати чланке и израђивати контролну таблу знања која се односи на поступак компаније.

Неке интерне статистике комуникација дате су у наставку:

  1. Отворено је само 48% адреса е-поште у вези са унутрашњом комуникацијом
  2. И око 23% тих комуникација је заправо отворено

Дакле, јасно је да велики део комуникације компанија у ствари није отворен. Да би сви циљани примаоци отворили комуникацију, само слање е-поште очигледно није добра идеја.

  • Интранет помаже у прикупљању повратних информација о запосленима

Ангажовање запослених процењује се одговарајућим повратним информацијама радника. Можете лако квантификовати задовољство запослених, пратити недостатке у побољшању запосленика и нека питања која би имала директан утицај на промет запослених.

Анкете о повратним информацијама о ангажману запослених су сјајне за спровођење ако се не извештавају у различитим одјељењима; у већини случајева анкете проводе алат треће стране. Напротив, ако се ова истраживања раде помоћу уграђеног алата који се налази у интранету, лако се могу пронаћи тачни подаци смештени на серверу компаније и размењивати међу различитим одељењима и тимовима ради побољшања продуктивности. Такође, запослени широм света били би свесни овог алата, јер су у интеракцији с њим свакодневно. То би на крају повећало комуникацију на радном месту, а самим тим и задовољство радника.

Слика: 2. Проценат запослених који прихватају процес комуникације

Песимизам на радном месту потиче због испод три комуникациона узрока:

  1. Руководство не усмерава правилно запослене на заједничку сврху за 38%
  2. Укупна лоша комуникација за 14%
  3. Редовне промене које нису довољно информисане од 12%

  1. Интранет сарађује

Ради исправне комуникације и резултата запосленика, веома је потребна заједничка платформа на којој ће се сви запослени моћи окупити у заједничку ствар. Чешће него не, иста би порука постала другачија када сви нису правилно синхронизовани. Ово би било несигурно да мора постојати централизована локација с које би људи требали прикупљати садржај и повезивати се са другим.

  • Интранет ствара платформу на којој сви могу заједно комуницирати и обавити неке ствари

У већини случајева можете пронаћи интранет који је опремљен како би се омогућио повезивање са колегама преко неке тимске странице или странице пројекта. Запослени могу сарађивати и делити садржаје од обостраног интереса. Можете да креирате странице за хост предмета:

  • Пројекти
  • Тимови
  • Спољни портали за купце
  • Банке знања
  • За индукцију радника
  • Маркетинг кампања
  • Увођење услуге или производа

Дакле, ваш интранет би заправо обликовао ваше комуникације, послове и садржај на било који начин у складу са оним за чим тежите да компанија побољша комуникације.

  • Управљање пројектима и управљање задацима поједностављени су помоћу интранета

Интранет помаже у постављању и управљању пројектима и задацима на истом пиједесталу. То је платформа за бригу о сличним другим пословним активностима. Интранет помаже пројектном тиму да доврши пројекат. У стварном времену, лако се може проверити напредак, решити било који проблем без поплаве е-поште и пратити повезане дискусије да бисте добили дубље разумевање о сусретима и залихама.

А управљање задацима прати ваш напредак у раду, помаже у расподјели задатака другима и осигурава савршено извршавање задатака који се тичу пројекта. Датотеке и податке можете брзо делити у једној соби, а да их не ставите у Дропбок или у друге дељене резерве.

  • Интранет служи интерним актерима

Кроз интранет се може комбинирати нормалан процес и повезати рјешења међу различитим одјелима, укључујући ХР, маркетинг, ИТ итд. Цхат, форуми, отворене стазе за дискусију и изолиране поруке неки су од начина на који пионири помажу другима да ријеше било који проблем. Испод су неке услуге које треба започети:

  • Предајте различите документе политика организација
  • Изградите банку знања или интерни вики
  • Најавите разне комуникације усмерене на компанију или одељење
  • Дајте прилику за инстант ћаскање за брзо решавање проблема
  • Пренесите видео корак по корак

  1. Интранет делује као алат за управљање знањем

Размислите само о ситуацији када тражите важну датотеку на неколико локација за које мислите да сте их задржали: Дропбок, Гоогле диск, Оне Дриве, Веб локацију компаније или ваш интерни сервер. И ако тражите на разним локацијама, једноставно вам се врти глава и на крају нисте пронашли датотеку. Дакле, у таквој ситуацији, интранет вам може помоћи да уредно чувате своје важне документе.

  • Интранет увек омогућава интеграцију ваших докумената

Управљање датотекама, као део услуга управљања знањем, начин је да учитате датотеку у интранету у ваше најбоље предности. У оба случаја када директно пошаљемо датотеку или ставимо везу која садржи стварни документ који је негде смештен на сигурно, помажемо себи и другима да пронађу датотеку у будућности, а да на то не губимо време. Документе можете да обједините на начин који желите. Кад у неким случајевима нисте сигурни где сте чували документа, само претражите да бисте добили жељену датотеку. Много докумената се чува у интранету:

  1. Може се направити спремиште знања у које се могу ставити различити документи, нпр., ХР документи на броду, датотека повезана с пројектом итд.
  2. Датотеке можете лако слати преко интранета и путем чет-а; такође, разговор са ћаскањем аутоматски се архивира како би нам помогао да добијемо историју важну за датум
  • Интранет повећава продуктивност

Успех и неуспех било ког пројекта зависи више од правилног складиштења података и датотека. То не само да штеди време и на тај начин би имало директан утицај на РОИ, већ такође смањује тензије и фрустрације. На примјер, када дајете посљедњи додир завршетку пројекта, будите сигурни да ћете одабрати прави документ за свог клијента. У случају да нове бродове додате датотеке укрцавања, лако можете послати везу ХР странице на којој се налазе одговарајући документи за њих. Према студији МцКинсеи Глобал Института, време за претрагу било ког документа можете смањити за око 35%, ослобађајући 6% времена утрошеног на друге важне задатке.

  • Интранет увек ствара базу знања у реалном времену

Прави дизајн интранета помаже да се створи база знања за документовање рекордно позиционираних датотека и докумената, на пример:

  1. Политика и праксе
  2. Вредност материјала
  3. Вести и приче о успеху
  4. Важна често постављана питања
  5. Албуми за запослене
  6. Материјала за обуку
  7. ХР приручник
  8. Билтен
  9. Важне везе које садрже корисне алате и датотеке

А то нису све. Постоји још неких ставки које се преносе у системе - питања постављена на форумима, тимске дискусије и улазнице постављене у служби за помоћ. Све ово могло би се учитати у интранет и додати у базу знања која можете користити време за време за различите потребе. Такође, могла би да постоји табела под називом идеја које позивају јавне идеје. Овај алат би заправо покренуо идеју на разним нивоима.

  1. Интранет даје могућност друштвених мрежа

Интранет увек пружа шансу да се практично повеже са вршњацима из различитих одељења, смањујући на тај начин баријере и силосе; запослени се лако могу повезати једни са другима и делити повратне информације о темама од обостраног интереса и учити. Ово побољшава комуникацију и дељење знања на нивоу компаније, различитим тимовима и одељењима. Запослени ће упознати људе унутар и изван својих тимова. Менаџери могу да упознају подређене, а то би коначно нарушило конвенцију и заједно они могли расти, што би имало индиректни утицај на продуктивност.

  • Интранет гради интерне комуникационе канале

Без напуштања радног стола, позивања или слања маилова запослени се могу међусобно повезати у облику давања повратних информација у траговима дискусије о било којој конкретној теми. Стога би повезаност са географски раширеним тимовима потакнула тимски рад.

  • Интранет помаже у проналажењу и познавању ваших запослених

Само зато што се тим географски шири или неко ради од куће, немогуће је стално пронаћи и знати запослене, чак и у случајевима са којима физички или виртуелно радимо. У таквим случајевима директориј запослених у интранету заправо нам помаже да ступимо у контакт са нашим намераваним вршњацима и заједница може да се изгради. Можемо упознати вештине чланова нашег тима, историју рада и успехе. Због тога им можемо помоћи у решавању било којег питања или саветујемо друге да их прате у складу са таквим специфичним потребама. Морате мотивисати своје вршњаке слањем честитке на било којем успеху на пројекту или слањем значке Хвала на добро обављеном послу.

  • Кроз Интранет можете креирати, делити и објављивати било који добар садржај преко граница и одељења

Кроз интранет људи стварају садржај, деле се у јавним постовима које други конзумирају и коментаришу. Корисници користе различите просторе у које је пренесен сваки нови садржај, аутоматско ажурирање ће ићи свима у тим одређеним постовима. Тада почињу да користе тај садржај. Тако, интранет корисницима даје шансу да генеришу садржај који би други могли да користе. Следећи садржај се обично преноси у интранету:

  1. Блогови и нови трендови у индустрији
  2. Нове вештине које други могу да следе
  3. Победа великог тима
  4. Ново лансирање
  5. Нова стратегија или процес
  6. Супер фотографије и видео снимци

  1. Центар за укључивање и раст запосленика: укида разочарање радника

На сваки организациони потез, ангажовање запослених се посматра као суштина. Кроз ангажовање запослених повећава се продуктивност и мотивишу се запослени. То коначно позитивно утиче на задовољство купаца и морал запосленика.

Статистика ангажовања запослених

  • Студија Дел Царнегие Траининг показује да готово 71% запослених из великих компанија није ангажовано
  • У другој студији Галлуп Ресеарцх-а, растерећење запослених износи око 18%, чиме се кочи укупна продуктивност

Ангажовани запосленици верно се залажу за компаније у којима раде. С поносом спомињу купце производ или услугу. Заједно стварају знање у корист других и помажу другима да остваре своје циљеве. Док су искључени запослени терет. Они штете репутацији компаније и стварају незадовољство међу другима и вирално утичу на продуктивност. У овом тренутку, интранет ће заправо помоћи у развијању планова за ангажовање запослених тако што ће им омогућити да користе ресурсе и алате и обучити их у својим тежњеним областима за изградњу каријере. Били би више овлашћени да одлучују о каријери.

  • Интранет повезује запослене са мисијом, визијом и вредностима компаније

Често размишљамо да ли је сваки запослени усклађен са мисијом, визијом и вредношћу компаније! И да ли су правилно усклађени и емоционално повезани са тим? Студија која је извршена на 40000 запослених у истраживању ТИНИпулсе показује да је свега 40% свесно. Процес ангажовања запослених омогућава приступ свим запосленима да се емотивно вежу за мисију, визију и вредности компаније. Интранет даје свима овај приступ на централној локацији. У различитим форматима и сегментима можете допријети до својих запослених и ојачати их на вишеструке начине: блоговима, дискусијама, чланцима, видео записима и персонализованим страницама за промоцију бренда.

  • Интранет ствара развојне могућности за запослене

Запослени би били задовољнији ако имају довољно простора за развој. Компанија може креирати различите планове раста каријере за запослене, чиме смањује напор. И само смањујући разлике између ресурса који су им потребни за раст и њихових резултата, компанија може поједноставити неусклађеност. Интранет овде обавља овај савршен посао на подршци и праћењу програма раста запослених на следећи начин:

  1. Консолидовање материјала за обуку и најбоље праксе
  2. Прикупљање повратних информација запослених за побољшање програма
  3. Препуштање култури компаније свима
  4. Праћење напретка свих запослених
  5. Допуштајући икоме једном од њих прилику да прати свој развој
  • Интранет има шансу за вирусну везу са свим развојним плановима и јединственим идејама

Када је у питању комуникација која је запослена запосленима путем е-поште, постоји вероватноћа да ће се те поруке е-поште изгубити у поштанским сандучићима или људи можда неће предузимати иницијативе за отварање тих маилова. Веома је уобичајена свуда. Запослени може да пропусти важну комуникацију која му се шаље о његовом личном развоју. А понекад то може довести до тога да се осећају изостављеним или безначајним.

Интранет увек пружа запосленима приступ до онога што им је потребно - најважнија ажурирања, свака могућност и свака промена у планирању. Информације могу бити јавне или посебно прилагођене правим људима; као део двоструке комуникације, е-маил им може бити послан. У исто време, они могу делити своје јединствене идеје у вирусном простору, а други на овом простору могу приступити тим информацијама и објављивати коментаре. Стога се развија добра нит комуникације која води успешном развоју за све. Људи који можда не учествују у јавној расправи такође се могу укључити у такве интернетске дискусије.

Интранет такође омогућава запосленим да искористе своје улоге и каријере:

  1. Властити пројекти и слични важни задаци
  2. Делите креативне идеје
  3. Доступне могућности
  4. Пратите њихов развој циљева
  5. Саветујте да процес напредује
  6. Пазите на додатну вежбу и образовање
  7. Пратите шта други и унутар и изван тимова раде

Стеве Роеслер, истакнути стратег комуникације, поставио је десет важних питања која ће помоћи ангажовању запослених на радном месту. Ове контролне листе су ефикасне у формулисању једноставних решења за проблеме интранета:

  1. Интранет делује као алат за заказивање

Интранет свима олакшава заказивање и надгледање састанака, догађаја и обавеза. Сви запослени имали би користи од ове необичне установе.

  • Једноставно планирање састанка који надахњује учешће запослених

Људи могу имати више алата за заказивање својих ангажмана, али они су неефикасни јер би то трајало много времена. Ова изводљивост обезбеђује добро учешће запослених. Можете слати е-пошту запосленима у вези са састанцима или догађајима, али овај је процес незгодан. Е-поруке се могу изгубити у инбоку или их могу прескочити важне особе. Најлакши и паметан начин је да закажете заједнички календар у интранету своје компаније и добијете брзи увид у удобност свих. Тако се може заказати време за састанак.

  • Стварање атрактивних догађаја

Осим постављања времена и календара, постоје још неке информације које се односе на догађаје који догађаје чине занимљивим и популарним.

  1. Комплетне информације о догађају
  2. Фотографије и видеозаписи који се односе на догађај чине га привлачнијим. Убрзо након што се догађај заврши, може доћи до равномерног ажурирања заједно са фотографијама и видео записима
  3. Детаљна мапа пута до догађаја
  4. Информације о трпезаријама, продавницама и било којим другим запаженим местима

Закључак

Исправан интранет дизајн увек је одскочна даска за ефикасну унутрашњу комуникацију. Увек људима даје предност да ступе у контакт са колегама о било којој заједничкој теми и пружа бескрајне услужне програме. Видели смо људе како широко приступају правилној употреби интранета како би повећали масовну ефикасност платформе. Платформа на којој они претражују и претражују било шта, креирају, деле, уче и мотивишу друге који заузврат повећавају ефикасност рада и директно утичу на РОИ. Иако није у реду негативна ствар, али увек се може рећи да је правилан интранет дизајн увек половина посла од када су у питању исправни двосмерни комуникациони канали.

Категорија:

Развој предузетништва