Е-пошта је начин комуникације између још две особе ради размене информација или мишљења. То је мека комуникацијска платформа на којој људи комуницирају о теми, обавештавају о догађају или било којој другој сврси. Е-поруке су написане на комуникацијским језицима тако да особа (е) могу разумјети намјеру. Основни проблем е-маилова је тај што садржај може да буде погрешан због непостојања тона и емоција у писаном формату и читалац може погрешно протумачити стварно значење које писац жели да искаже.

Значајке непристојних е-порука

У наставку су наведене функције које приказују да је адреса е-поште непристојна.

  • Злоупотребни језик или погрдни садржај који се користи за непоштивање читаоца, што се очигледно може закључити, знак је непристојног е-маила. Лажни језик који се на непристојан начин користи за исказивање непоштивања, узнемиравања или претње подвргава се правном поступку.
  • Употреба великих слова или великих слова, што значи да писац виче на вас, такође је непоштивање начина комуникације.
  • Остављање љубазности у смећу и њихово кориштење током писања такође је знак непристојног комуникативног е-маила. Е-пошта без поздравног или здравог дела изгледа као захтев или наредба и означава незнање или доминацију. Ако је пошта део текуће теме, поздрав и љубазност могу се занемарити што не даје било какву непрофесионалност.
  • Садржај е-поште који вам говори нељубазне речи и говори било шта на непристојан начин упућивања личних копија није добар део поште који треба да се хвали.
  • Непотребна употреба ускличника и упитника често се сматра непристојним понашањем у етичком свету писања е-поште, осим ако не комуницирате са пријатељима и не желите да изразите своје појачано осећање. Степен истицања приказан употребом упитника и ускличника треба проценити у складу са ситуацијом.
  • Копирање материјала са веће рибе и пошаљи вам да закључите да посао или нешто треба да се ради командом са безобразним тоном такође је непристојно.

Слање непристојних е-порука

Из горње листе показатеља непристојног мејла, можете разумети основне карактеристике е-поште која може наштетити читаоцу. То је уобичајена грешка коју чине готово сви писци е-поште. Без обзира на то колико је писац добро одгојен и софистициран, понекад због околности може ненамјерно да се препусти непристојном формату. Док разговарамо са неким имамо дар нашег израза и тона гласа који изражава половину намере. Наши гести и изрази лица одређују расположење разговора, али у случају е-маила празнина израза може се попунити само избором добрих речи које одговарају намери.

У разговору путем е-поште покушајте да пронађете прави тон према комуникацијској теми тако што се уклапате у ципелу читатеља. Овај корак много помаже у разумевању публике, па ће и писање е-поште имати користи. Е-пошта је дизајнирана за једноставне интеракције и штеди много драгоценог времена. Али журба и погрешно тумачење могу благослов претворити у неуредан разговор и нежељено трење. Грешке би требало да буду идентификоване и решене их како би се саставила одговарајућа адреса е-поште која особа на другом крају тачно разуме.

5 врста непристојних е-порука

Листа 5 скривених грешака која претвара ситуацију у збрку помоћи ће вам да идентификујете проблеме који е-пошту чине непристојним и непрофесионалним.

  1. Фактор копирања угљеника (ЦЦ)

Када пошаљете е-пошту и ЦЦ некоме, они ће видети е-пошту као део ланца прималаца. Али копирање карбона све време је неугодна ствар међу читаоцима. Увек додајте примаоце без разлога како бисте их обавестили да пошта не одражава добре манире. Читаоцима понекад постаје врло иритантно да пронађу своје име уз маил, осим ако није веома важно.

С друге стране, када се пошта шаље гомили прималаца да послуже комуникацијској сврси, тада ће сви примаоци ненамјерно одговарати с „хвала“ или било којим другим признањем за пошту може се чинити врло непрофесионалним. Добијање друге поруке е-поште у истом ланцу само за гест потврде врло је иритантно за запослене који их добију на десетине у процесу рада.

Трик за избегавање ове иритантне навике је да се поступак слања е-поште третира као разговор особе. Размислите о захтевима маилова и скувајте скрипту за разговор где ћете лако установити да једноставно потврђивање е-маила није обавезно или је потребно што изазива узнемиреност код заузетих читалаца. Слање непристојног е-маила губи време читалаца и продуктивност тима смањује се. Прекините навику одговарања на све у ланцу поште и пустите свакога да одржи свој мир.

  1. Прекратак за разумевање

Како се осећате када неком објашњавате чињеницу, а након завршетка он или она одговори малим кимањем или само држањем? Ово понашање је веома иритантно. Исти случај се односи и на писање путем е-поште. Ако се пошиљалац добро потрудио да разумете чињенице правилним и детаљним описом, онда је кратки одговор попут „хвала“, „запажено“ или „добио“ је веома иритантан. Пошиљалац сматра да сав труд иде узалуд због бескорисног одговора. Немате снаге да изразите своја осећања у вези с темом, па се зато мали одговори чине врло безобразни и непоштивајући, мада сте то исказали правилним осећањима са своје стране. Ваша намера мора правилно одражавати у вашем одговору како би пошиљалац примио поруку да сте потврдили пошту и дужни сте да чините. Апатични одговори су ненамерни, али читалац може добити погрешну слику која није здрава за будуће сврхе.

Најбољи начин да се избегне таква напетост на радном месту јесте комуникација на хуманији начин. Писање „Добио сам поруку и моћи ћу да одговорим правилно сутрадан“ далеко је боље од писања „Схватио сам“. То баца бољи аспект бриге према пошиљатељу и добијање вредности е-поште коју је написао троши време. Једноставна порука постаје прихватљивија када се уложи мало више времена за одговор.

  1. Ознака АСАП или ХИТНО

Тема е-поште има за циљ да баци свјетло на намјеру опсежног дела. Кратко је и суштински. Али понекад када ставите ознаку хитности или журбе, цео емаил постаје читалац као непристојан нагласак. Чињеница хитности или хитност не могу се бавити е-поштом јер су они намијењени за потрагу у слободно вријеме. Ако је ствар хитна, боље је комуницирати телефоном. Можете једноставно назвати особу и одмах је решити, а не чекајући његов одговор са друге стране. Ознака хитности у насловној линији даје негативан и непристојан тон према читаоцу.

Постоје два начина да се избегне напетост „хитне“ ознаке у теми. Ако се проблем може саопштити у опуштеном режиму, а намера е-поште је да учини читаоца свесним, затим из предмета уклоните хитну линију тагова или АСАП формат. Нека он добије поруку и реагује на исти начин. Ако је ствар хитна, контактирајте га преко бољег медијума за тренутну реакцију и решите га. Ако се ствар може комуницирати само путем поште, онда морате имати способност да припремите снажну тему која ће дати добар нагласак хитности ствари без употребе непристојног садржаја. На радном месту сви запослени често прегледавају е-пошту, тако да је могућност за тренутни одговор увек присутна. Нека читалац разуме хитност и реагује у складу са тим. Редак предмета ће радити када је постављена у правом тону. Привлачење њихове пажње кроз добру тему предмета је прави начин да се реши проблем. Додајте редове који означавају време одговора које су потребне заинтересоване особе и читалац ће исто реаговати.

  1. Тона рушења

Е-поруке су намијењене комуникацији која је намијењена развоју у позитивном смјеру. Е-поруке које се шаљу да обавијесте запослене или колеге у вези са њиховим радним процедурама, указујући на недостатке цијело вријеме, могу поставити непристојан тон. То је начин критике и као што сви знамо да критика може бити позитивна и конструктивна. Е-поруке које имају за циљ да укажу на неправде уклањају ентузијазам запосленог. Када падне самопоуздање, квалитет рада ће такође пасти. Негативност се мора избегавати у мејловима да би се радна снага посветила и повећала. С друге стране, истицање грешака и исправљање података такође је важно за будућност компаније.

Иста бука лежи у комуникацији путем е-маила. Не можете показати своје изразе или тонове у намери, па је сасвим очигледно да критиковање е-маилова може погодити директно у зони осећања читатеља. Употреба негативних речи поставља лош тон у е-поруци и лако може деактивирати читаоца. Ако намеравате да изнесете негативне погледе на нечију изведбу, онда то поставите на такав начин да даје конструктиван критички тон. Избегавајте употребу речи које додају негативан утицај и препустите се употреби позитивних речи које пружају негативан смисао, али на охрабрујући начин. Обавештавање лоших резултата особе није шетња тортама. Требали бисте разумети осећај који стоји иза степена марљивости особе. Подесите свој тон поштом у том погледу и саставите добар део. Ако је ситуација тако лоша, најбоље је руковање процесом лично, а не слање погрдног е-маила. Ако је е-пошта једина опција, онда напишите чланак на разговорни начин где особа може да разуме стварну намеру иза себе и лако може да апсорбује критику.

  1. Роботски приступ

Употреба е-поште као медија комуникације веома је честа на радном месту. Али понекад због великог посла и посла заборавимо додати конотације. Одсуство 'молим', 'захваљивања' и 'поздрави' веома су честе у е-порукама које одражавају роботски приступ раду. Није правило да те речи буду обавезне у имејлу, али њихово присуство одражава једноставне људске емоције. Читалац вас може сматрати нечовечним ако ускочите и пљеснете им фајл у лице и напусте собу. Чини се да је приступ део монтажне линије.

Слање нељудских маилова је попут уласка у канцеларију или кабинет и предавање извештаја који се испуњава, чак и не размењујући ниједну реч потврде. То је прилично непристојно. Додајте неколико секунди у свој састав како бисте унели речи које одражавају људски део пошиљаоца. Није да морате питати како се понаша или распитивати се о члановима породице да бисте се доказали као добронамјерни, већ једноставан поздрав и друге ријечи које вам признају уносе меку у приступ. Избегавајте и строге речи које би вам могле да чине само механичку улогу у тиму. Подесите тон на мекши и људски начин тако да прималац може да дође у везу са вашим намерама и да исто делује.

Укратко

Живот се односи на поједностављивање пута. Сваки корак је повезан са комуникацијом. Једноставна грешка или незнање уништава цео процес. Писање е-поште на осетљив начин користи процесу повезивања и развоја у свим аспектима. Подесите свој тон на начин на који намеравате да кажете примаоцу и на одговарајући начин комуницирате избегавајући неспоразуме. Нека читалац правилно схвати вашу поруку.

Категорија:

Развој предузетништва