ПМО - Налог или хаос? Већина нас би радије мало и једно и друго, али наруџба у већини времена може бити благодат за било који пројекат. С многим субјектима који се окупљају, постоји и шанса за свађу која можда није најбољи начин да водите посао или покрећете своје пројекте.
У организацији постоји пуно пројеката који раде на начину живота. Ови пројекти настају из потребе која се јавља и одговорност је да менаџери програма и руководиоци пројеката буду организовани на такав начин да решавају проблематику са лакоћом и једноставношћу, од које сви имају користи.
Пројекти су подскуп програма и с више пројеката који се одвијају у различито време, узастопце, а све са циљем да се програм приближи циљевима компаније и циљевима напретка. Да би се бавили свим тим стварима које се дешавају у исто време или у различито време, руководиоци пројеката и руководиоци програма морају бити опрезни и организовати ПМО или Оффице Манагемент Оффице. Овај ПМО биће организационо тело које помаже у сваком предузетом пројекту и сваком програму који се бави. У овом чланку научит ћемо све што требате знати о ПМО-у.
Шта је ПМО?
ПМО ( Канцеларија за управљање пројектима ) може се савршено описати као централизовани ентитет у одређеној организацији која је одговорна за постављање стандарда, одржавање дисциплине, пружање органа управљања и спровођење правог скупа одговорности према управљању и управљању пројектима на јасан начин, концизан и доследан начин.
Стандардизација и дисциплина су важна кључна својства која су потребна унутар организације која има за циљ спровођење више пројеката. Те пројекте предузима организација са циљем да се промене или побољшају системи или процеси. Помоћу ПМО-а, можете додирнути орган који вам помаже да стекнете предност провидина
г организациони стандарди за све пројекте и програм који се подузимају. Ово би укључивало сталну обуку која се пружа пројектним тимовима и многим руководиоцима пројеката који управљају пројектом према стандардима управљања пројектима које предлажете.
Са све већим бројем пројеката, ПМО је користан јер примјењује досљедан приступ управљању пројектима. Ово централизовано тело стандарда и поступака одговорно је за различите аспекте који се односе на управљање пројектима и коришћене методологије. Одговорни су за сваки пројекат одржавања одређеног нивоа придржавања када је у питању квалитет, брига о купцима и количина.
ПМО може бити састављен од групе посвећених појединаца који ће водити и постављати стандарде или чак једног појединца, зависно од програма и обима пројеката. Временом, како су предузећа расла по величини и могућностима, организације постају сагледане потребе за тим посвећеним и концентрисаним напорима како би се осигурало да њихови системи и процеси могу да издрже и да садрже све веће захтеве и ширење.
канцеларија за управљање пројектима може бити различитих типова и треба да се удовољи потребама организације које настоје да се пројекти придржавају стандарда и норми. Ако се ПМО постави са јасним циљем у виду, са чврстим темељима и подршком спонзора и са савршеним приступом пословном моделу, он може бити покретач стварања вредности и изврсности пројеката за компанију.
Изврсна идеја је довести управљање пројектом у први план. Можете имати стандардизацију и чак можете пратити да ли се придржавају скупа норми за ваш пројектни тим и остале чланове повезане са пројектом. Па, зашто ПМО? Идемо кроз кључне предности приказане када користимо ПМО:
- Пројекат никада не може бити једноставнији ; Предвидљивом доследношћу и ефикасношћу можете гарантовати успех
- Успостављање темеља за иницијативе ваше компаније и истовремено управљање организационим портфељем
- Подстицање транспарентности и ефикасног финансијског извештавања са циљем да се подстакне лидерство
- Усклађивање пословне стратегије са инвестицијама тако да се одреди ниво успеха
- Побољшање задовољства купаца и продуктивности запослених ради побољшања пословних перформанси
- Примена стандардних пракси, у складу са најбољим праксама које се следе широм света
- Осигуравање дугорочне уштеде и поврата улагања ( РОИ ) за сву обуку и менторство
Шта прави ПМО?
ПМО се у основи састоји од 3 различите и различите компоненте или аспекти који доприносе ефикасности ПМО-а унутар зидова организација. Ове стране су узајамно зависне једна од друге и успех ПМО-а се заиста ослања на ова три стуба снаге. Ови аспекти су следећи:
- Функционални
- Структурни
- Дисциплинска
Свака компонента се међусобно увелике разликује и надопуњава једна на другу на начин да постигне сврху ПМО-а испред пословања и управе. У овом одељку ћемо погледати сваку од компоненти и разумети их. Једном када то учинимо, спремни смо да кренемо и започнемо са својим врло ПМО-ом.
-
Функционални
Успостављање функционалног аспекта ПМО-а је важна иницијација која може побољшати ваш изглед ПМО-а. Улога или опсег ПМО-а се мора мерити и дефинисати у организацији да би се започео процес. Ред се одржава за читав функционални скуп ПМО-а и треба се придржавати функционалних слојева који се одржавају. Следећа слика ће вам дати представу о томе који су тачно функционални нивои ПМО-а и како се редослед одржава и треба за функционални аспект.
По дефиницији, ПМО је ентитет који поставља стандарде, а то је управљачко тело у циљу одржавања јединице за управљање испоруком, као и стратешки систем подршке руководству и члановима пројектног тима у организацији.
Постоји прогресиван поредак који одржава ПМО. Сваки ниво зависи од нивоа изван њега. Све то под микроскопом стратегије коју је користила организација.
-
Структурни
Ово формира квалитативни темељ ПМО-а и начин на који он утиче на елементе пројекта или организације - људе, процесе и системе / алате.
- Људи - Људи у систему ПМО-а су његова руководствена јединица и особље које ради на припреми финог пројекта како би се постигао пословни циљ компаније.
- Процес - Процес су СОП-ови засновани на дисциплинама које ПМО управља. Процеси би требали бити практични и везани за тијек рада комплетне организације. Прилагодљивост и скалабилност и куповина од људи у организацији такође су аспекти којима се мора ускладити приликом постављања овог аспекта канцеларије.
- Систем / Алати - Алат мора бити прилагођен расположивим ресурсима и скупу знања својих корисника. Системи би требало да буду дизајнирани на такав начин да обухватају следеће елементе:
- Све потребне информације у тачним и реал-тиме форматима
- Дисциплине ПМО-а које треба успоставити
- Требало би да има механизме извештавања који би осигурали ефикасно доношење одлука у сваком тренутку
-
Дисциплинска
Канцеларија за управљање пројектима треба да буде основана тако да се бави следећим квадрантима пословног управљања када је реч о покретању пројеката или програма унутар организације:
- Управљање комуникацијама - комуникација за 360 ° за све партнере
- Управљање заинтересованих страна
- Извештавање и метрике
- Управљање ресурсима - Важно за извршење пројеката
- Менаџмент особља
- Менаџмент добављача
- Набавка и управљање имовином
- Управљање променама - решавање проблема и решавање сценарија ризика са променом
- Управљање обимом
- Управљање ризицима и проблемима
- Управљање обуком и развојем
- Управљање извршењем - време и трошкови су критични аспекти за било који посао
- Управљање критичним путевима
- Финансијски менаџмент
Постављање и покретање ПМО-а
Постављање ПМО-а не ради се само о финализацији гомиле критеријума и започињању послова на имплементацији. Баш као што је реализација пројекта, ПМО-у је потребан исти ниво процене, анализе, документације и планирања да би се започеле ствари. Написао сам најбољих 6 корака који ће вам требати да бисте поставили и покренули ПМО који ће одговорити на све ваше потребе на сцени управљања пројектима, са вашом организацијом и вашим пројектима. Уђите одмах!
-
Корак 1 - Снимање процене
Разумевање унутрашњих и спољашњих захтева и вашег циља постављања ПМО-а кључно је за постављање и на крају покретање ПМО-а. Процјена је нужна када је у питању успостављање ПМО-а. Требало би да прођете и измерите тренутни статус организације канцеларије за управљање пројектима и проверите жељени циљни сценарио у којем би компанија желела да буде.
У сврху обављања ове процене, предлажем вам да користите ПММ-ову ОПМ3 (зрелост модел зрелости организације) за управљање пројектима која ће вам помоћи да одмерите ниво организације у односу на тренутно стање ПМО-а који живи у њој.
Овај корак ће прегледати функционална подручја која би управљала и регулисала ПМО и разлике између вашег пословања и захтјева ПМО-а. Погледајте дисциплински део овог чланка да бисте знали различите квадранте парадигме пословног управљања. Пажљивим прегледом ових подручја, ПМО се може смјестити у одговарајући ниво зрелости.
-
Корак 2 - Листа доле препорука
Сада сте проценили где стоји ваша канцеларија за управљање пројектима и где ПМО мора да интервенише, ваш следећи корак је пажљиво навођење препорука о томе како попунити празнине са процесом, људима или системима и комбинацијама и пермутацијама тих . Те препоруке могу обухватати:
- Имајте прегледе врата ради бољег одлучивања
- Пратите напредак својих пројеката и у складу с тим изјавите ризике овим менаџерима пројеката
- Дајте гаранције квалитета пројектима да бисте проверили придржавање методологија управљања пројектима које су постављене
- Обука, ментор и обука нових менаџера пројеката у различитим процесима и системима за управљање пројектима који су успостављени за стандардизацију
- Сурађујте и осигурајте да су сви потребни кораци и методе добро документовани за поновну употребу
Будите у сталном контакту са запосленима који раде у организацији и питајте их за честе повратне информације, а ви ћете бити у могућности да откријете слабости и снаге процеса и система који су постављени током извршавања сваког пројекта.
-
Корак 3 - Израда плана извршења
Имате подручја којима су потребна стална пунила, имате препоруку и ниво на коме су. Сада долази део у који уђете и осмислите план имплементације како би се ствари започеле. Имате препоруке тактичке природе, док је некима потребна дубља организација; они се називају стратешким препорукама. Започните са тактичким и баш попут пројеката, одржавајте захтеве времена, трошкова и ресурса да бисте развили план спровођења.
Прибавите откуп свог менаџерског тима када предложите план извршења који сте се поставили да бисте постигли, узимајући у обзир све што је потребно давање приоритета. Имајте на уму и стратешки поглед компаније и како је постављен. Топ менаџмент воли да види посвећеног и утицајног менаџера који је спреман да пређе миљу.
-
Корак 4 - Имплементација плана извршења
Мотори на… ногу за убрзање… карта у руци… преостаје само да се отпусти квачило! Зумирајте прошлост до сјајног ПМО-а испред вас! Иако звучи попут шетње тортом када се упућујете на тркачке аутомобиле, али извршавање ПМО-а захтева марљивост и изузетно напоран рад, са нијансом јединствене перспективе коју треба постићи. Крените према тактичким плановима и скупите те „победе“ под својим крилима. Овим нагоном спремни сте да освојите наредну миљу.
Покажите вредност коју ПМО држи за вас са сваком победом која пролази, и увек имајте на уму циљ који вам стоји под руком, а притом водите строго око према томе да уопште не одступите од плана. ПМО мора да помогне људима у њиховим пројектима на начин који је у складу са компанијским стандардима. Овим кратким победама можете успоставити поверење у многе ствари у које ПМО може да се претвори.
-
Корак 5 - Комуницирање ажурирања у честим интервалима
Комуникација је изузетан фактор у нашем животу који трансфер знања и информација чини тако веома погодним, ако се ефикасно користи. У случају успостављања и потврђивања потеза ПМО-а, комуникација је пресудна компонента његовог успеха и његове смислене примене. Да би ПМО трајао, комуникацијски оквир мора бити јак и требао би се бавити свим заинтересованим.
Док се усмеравамо ка тактичким плановима и њиховим комплетирањима све до стратешких промена, морамо бити у могућности да потпуно ажурирамо свако ажурирање на систематски начин. Ово ће осигурати и побољшати комуникацију током цијеле године и ажурираће потребне актере за напредак који ПМО постиже и колико је примена имплементација ПМО-а за организацију.
-
Корак 6 - Станите. Гледати. Поправи. Понављање
Непрекидно усавршавање је најбољи начин да пројекат или било који подухват прерасте и сазре у системе и процесе какве бисмо желели да буду. Ваш ПМО би имао краткорочне и дугорочне препоруке. Они би се требали често прегледавати, углавном на годишњој основи, како би се из њих створили планови и искористиле могућности. Са сваким прегледом, планом и реализацијом, ваш ПМО расте, као и организација за управљање пројектима у имплементацији пројеката и програма.
Ваш ПМО није стагнирајући ентитет. Еволуира и начин на који се развија је итеративни процес. Преиспитајте сваку прилику или ризик који се сусреће и преиспитајте начин на који процес доноси вредност. Једном када то учините моћи ћете да пронађете празнине којима је потребно попуњавање, док не достигнете савршенство.