Управљање временом - Сви желимо да имамо више времена у дану. Једном када је крај и погледамо на оно што смо постигли, често се питамо како су прошла та 24 сата. А недостатак времена је главни проблем с којим се већина нас суочава. Ако сте један од њих, управљање временом може бити проблем. Већина нас се суочава са временским зрацима у свом животу. Често кажемо ствари попут „не знам где да нађем времена“ или „нема довољно времена у дану“ или „немам времена за себе“.
Управљање временом је вештина
Често смо склони да верујемо да никада немамо времена да завршимо свој посао јер смо претјерано заузети реаговањем на животне кривуље. Када коначно успемо да извучемо мало времена за себе, погађа нас изненадни развој који захтева непосредну пажњу. У ствари, чак и када се нисмо суочили ни са једним проблемом, чини се да не налазимо времена за управљање свакодневним задацима.
Па како можемо пронаћи време за било шта што радимо?
Све почиње организацијом
Управљање временом није неухватљива црна магија коју разумије само неколицина људи. У ствари, сви ви можете ефикасно управљати својим временом све док се ми сами не организујемо. Без обзира на организацију, биће тешко замислити шта све морамо постићи током дана и колико су све ове ствари важне за испуњавање наших дугорочних циљева.
Једном када организујете своје време, не само што стекнете способност за ефикасније управљање свакодневним задацима, већ повећавате и могућност да за то време одвојите време где је то заправо потребно, тј. Према дугорочним циљевима које имате на уму. Ако никада раније нисте постављали такве циљеве, сада је вријеме за почетак. То је врло важан предуслов за ефикасно управљање временом.
Зашто је постављање циљева важно за управљање временом?
Постављање циљева је на врху графикона међу свим стратегијама управљања временом. Помаже у постављању играчких поља. Ако нисте свесни чему циљате, можда ћете на крају вртети точкове читав дан и непрестано вас фрустрирати. Ако желите да ефикасно управљате временом, а истовремено остварујете све своје снове и наде, морате осигурати јасноћу о томе шта желите од свог живота.
-
Управљање временом - Поставите јасне циљеве
Мало нас има времена да све постигне. Стога је важно циљати наше приоритете. Одредите своје циљеве и потрошите највише времена на активности које ће вам помоћи да остварите те циљеве.
Прикажите највиши приоритет хитним и важним активностима. Размислите да ли треба да потрошите време на ствари које можда нису важне, али су хитне. Могу ли се те ствари пренијети на другу особу? Да ли бисте уопште требали потрошити на ствари које нису хитне или важне?
Израда планова:
Означите своје планове приоритетима. Фактор у вашем раду. То вам може бити корисно док планирате прву недељу. Затим урадите следеће за дан.
- Идентифицирајте задатке који ће вам помоћи у постизању циљева. Одвојите време у складу са тим.
- Прво завршите мале и хитне задатке.
- Расподелите посао ако постоје други људи који то могу, можда још јефтиније, ефикасније и брже.
- Осигурајте да други знају шта треба да постигну сваки дан.
- Поделите све главне задатке дана у блокове остваривих послова.
- Ријешите их један по један.
Постављање рокова:
Поставите оствариве рокове за све активности. Одредите крајњи рок који садржи привремене рокове за дугорочне пројекте. Укључите време за непредвиђене случајеве. Дужи пројекти захтевају више ванредног времена.
Утврдите да ли су рокови флексибилни или фиксни. Никада не дозволите да мање важан посао траје дуже него што би требао. Ако вреди само 10 минута, проверите да ли је то урађено у том року.
Закажите свој рад тако да одговара вашем темпераменту у различито доба недеље или дана. На пример, ако сте најживљи и одлазећи у касно јутро, закажите телефонске позиве у то време.
-
Управљајте временом - организујте се
Организовање је други корак ка ефикасном управљању временом. Морате се организовати ако желите правилно да управљате временом.
Али како то можете учинити?
Прво, прво морате да поставите своје циљеве. Ако то нисте учинили, престаните читати даље и вратите се да поправите своје циљеве.
Једном када су циљеви постављени, морате их организовати. Који су ваши краткорочни и дугорочни циљеви? Раздвојите дугорочне циљеве у прекретнице. На овај начин имаћете циљ за сваки дан, недељу и месец. Када сазнате шта морате да постигнете за годину дана, лако можете срушити циљеве.
Знате своје циљеве након што списак циљева разбијете до прекретница. Имаћете бољи осећај сврхе чим се пробудите ујутро. То ће вам помоћи да осигурате да сваки дан помало радите на постизању ових циљева, без обзира колико је то мали износ.
Кад су циљеви организовани у прекретнице, а листу имате пред собом, не можете превидјети ствари које морате учинити. Ако се не желите организовати, ваш ум има лакши начин да помогнете избегавању свих важних дневних задатака сваког дана.
-
Управљање временом - Приоритетно време
Писац научне фантастике Ветеран, Степхен Д Цовеи, објавио је књигу "7 навика високо ефикасних људи" 1994. У књизи је расправљао о систему управљања временом који је први увео бивши амерички председник Двигхт Д Еисенховер. Систем дели активности на четири квадранта који се заснивају на неколико фактора: важности и хитности.
За један дан задатак се може категорисати у ова четири квадранта на следећи начин.
- Квадрант 1: Кризе и ванредни случајеви, важни и хитни
- Квадрант 2: Дугорочни циљеви, важни, али не и хитни
- Квадрант 3: Прекиди, нису важни, али хитни
- Квадрант 4: Сметање, ни важно ни хитно
Када скенирате листу дневних задатака и прекретница, можете категорисати подручја под која пада сваки од њих. Проведите недељу дана да прво пратите све ствари које желите да урадите. То је најбољи начин за успостављање ове методе. Идентификујте подручја у којима проводите вријеме. Спусти их. Ако потрошите 20 минута да позовете своје сакупљаче рачуна, упишите то. Ако проведете сат времена у намирницама, запишите то.
На крају сваког дана током прве недеље запишите квадрат, поред којег је пао сваки од задатака. Колико сте времена провели гледајући ТВ (квадрант 4), или се бавећи кризама и ванредним ситуацијама (квадрант1), или радите на дугорочним циљевима (квадрант 2)? Обавезно запишите све своје задатке.
На крају прве недеље погледајте време које сте провели у сваком од квадраната. Ваш животни циљ би требао бити да највише времена проводите у другом квадранту, а најмање времена у четвртом. Колико времена сте заправо провели у другом квадранту? Када завршите са вежбом, узмите свој дневни списак задатака и забележите квадрат, сваки од ваших задатака спада под.
Ако сте гледали телевизију три сата, тада сте били у тмурном четвртом квадранту за тај дан. Морате да проведете што је мање могуће времена у овом квадранту, ако желите да ефикасно управљате својим временом. Понекад не схватимо колико времена губимо, осим ако пажљиво не размотримо ствар.
Препоручени курсеви
- Курс о оффлине маркетингу
- Обука за сертификацију из масовне комуникације
- Масовна комуникација за пословну обуку путем интернета
-
Управљајте временом - Уништите одлагање
То је један од најтежих делова управљања временом. Прокрастинација често подиже своју ружну главу. Али како то можемо избећи? Можемо врло добро да поставимо своје циљеве, да се организујемо и поделимо време у складу са нашим приоритетима. Али ако не следимо списак ствари које бисмо требали радити сваки дан, тада губимо сво време.
Како то избећи?
Прокрастинација, која је означена као тихи убица, можда је највеће одвраћање од наших циљева. Сви ми кажемо да желимо нешто постићи. Али кад је реч о управљању сопственим временом, са одређеним степеном ефикасности, чини се да у том погледу не успевамо. Прокрастинација излази из сваког угла.
Али једини начин да се избегне одуговлачење је бити свестан шта тачно треба да се уради. Једном када поставите јасне циљеве, организујете се и одредите приоритете свог времена, ви ћете бити на путу да избегнете све могућности одуговлачења. Ако ниједна од ваших стратегија не успе, испробајте правило од 15 минута.
Подесите тајмер на свом паметном телефону или сату. Сада почните да радите нешто што одлажете на само 15 минута. Па, то је отприлике време које вам треба. Убрзо ћете схватити Невтонов други закон кретања: предмет у покрету остаје у покрету. Вероватно ћете наставити даље након што започнете ако вас нешто или неко не натера да зауставите. Најтежи део је прво покренути нешто.
-
Управљање временом - Мултитаскинг
Сви ми поседујемо вештину више задатака. Да ли сте способни за то или не, није важно. Ако можете више задаћу, то је сјајно. Али ако нисте, немојте губити сан због тога. Многи људи постају мање ефикасни док покушавају обављати више задатака. Резултат је покретање неколико пројеката истовремено, а ниједан није завршен због лажног рада. То код људи изазива велико разочарање.
Знате када треба обављати више задатака:
То такође не значи да свако ко може обављати више задатака треба то радити током дана. Стално учествовање у више пројеката истовремено, није увек велика ствар. Морате бити свесни када не требате обављати више задатака. На примјер, сваки дан на послу могло би бити завршено неколико типичних активности типа контролних листа. У већини случајева су свакодневни и досадни? Па шта можеш учинити? Покушајте да их довршите у року од најмање могућег времена. Али када вам се додели посебан пројекат који мора бити готов у одређено време и најквалитетнији, тада му посветите максимално време и концентришите се на ниједан други пројекат. Тако се можете у потпуности концентрисати на посао. Важно је знати када требате обављати више задатака.
-
Управљање временом - Смањите прекиде
Смањите број прекида у вашем животу. Искрено говорећи, не можете смањити број ствари које вам могу ометати посао. Али можете променити начин на који обично поступате са њима. Шта радите када радите на нечем важном и ако вам се неко обрати са послом који се касније може обавити? Реци нешто попут: „Наравно да то можемо учинити. Али дозволите ми да завршим оно што радим сада и тада ћемо се побринути за то. “Важно је одложити мање важан посао због посла који захтева вашу непосредну пажњу.
Истовремено, ако вас надређени назове кад сте усред нечега, онда је то прекид који вреди приоритета.
Како се изборити са типичним замкама?
Најчешћа грешка у управљању временом покушава да све учините сами. Пренесите рутинске задатке својим подређенима. Ако неко жели да обави један од ваших мање важних послова, делегирајте га такође. То може бити добра прилика за модул за обуку у управљању временом.
Ево још неких ствари које треба имати на уму да се позабавите типичним замкама.
- Редовно сортирајте све своје пројекте како бисте осигурали да су сви у реду.
- Решавање свих великих пројеката у одељцима. Не морате радити све ствари одједном. То је велика грешка коју већина људи прави. Делегирајте неке одељке ако је то могуће.
- Усредсредите се да останете усредсређени. Можете задржати ову поруку залепљену на плочи: „Шта тренутно најбоље користим своје време?“
Завршне речи
Без обзира да ли сте врхунски извршни директор, менаџер или млађи запосленик, више времена у вашим рукама ће вам помоћи да се фокусирате на важније задатке. Ако се организујете, припремите и дисциплиновате, дат ћете више продуктивног времена за покретање више пројеката.
Препоручени чланци
Ево неколико чланака који ће вам помоћи да сазнате више детаља о начинима управљања временом па само пређите на линк.
- Топ 16 најбољих и корисних који можете прогурати прошлост одлагања
- Топ 10 корисних активности управљања временом како бисте побољшали своју продуктивност
- Топ 7 најбољих апликација за праћење времена за повећање продуктивности
- 4 начина да се искористи моћ аналитике у стварном времену