Увод у планирање и планирање пројеката
„ Планирање и планирање пројеката“, иако одвојено, су две стране исте кованице у управљању пројектима. У основи, „Пројектно планирање“ подразумева избор и осмишљавање ефикасних политика и методологија за постизање циљева пројекта. Док је „Планирање пројеката“ поступак додељивања задатака како би их се довршило додељивањем одговарајућих ресурса у процењеном буџету и временском оквиру.
Основа планирања пројекта је цео пројекат. Није вјероватно да се планирање пројеката фокусира само на задатке повезане са пројектом, датуме почетка / завршетка пројекта и зависности пројекта. Дакле, 'пројектни план' је свеобухватан документ који садржи циљеве, обим, трошкове, ризике и распоред пројекта. А распоред пројеката укључује процењене датуме и секвенцијалне задатке пројекта који ће се извршити.
Пројектно планирање
Фаза планирања пројекта односи се на:
- Развој пројекта како би се припремио за улагање
- Одређује послове / задатке потребне за постизање циљева пројекта
Фазе планирања пројеката
Фазе планирања пројеката су наведене у наставку:
- Идентификовање кључних покровитеља пројеката и заинтересованих страна за утврђивање основа обима пројекта, буџета и временског оквира за извршење пројекта.
- Након уписа у захтеве заинтересованих страна, постављање приоритета / постављање циљева пројекта.
- Идентифицирање резултата пројекта потребних за постизање циљева пројекта.
- Израда распореда пројеката.
- Идентифицирање пројектних ризика, ако их има, и развијање одговарајућих планова ублажавања.
- Комуницирање и представљање плана пројекта заинтересованим странама.
Предности планирања пројеката
- Мапа путање: План пројекта нуди пут који води смер пројекта од почетка до краја.
- Документација захтева купца: Добро израђен план пројекта омогућава да се евидентирају захтеви купаца у документованом облику. То омогућава прецизан правац уместо ослањања на претпоставке, које би могле бити нетачне и могу довести до грешака у пројекту.
- Аутономија задатка: Планирање омогућава постављање задатака одређеним члановима тима и даје аутономију. Тим осећа осећај одговорности и одговорности за успех или неуспех пројекта. Због тога се од њих подстиче да раде боље или их подстиче да донесу недоследне резултате.
- Процјена ресурса: Планирање је од виталног значаја, омогућава нам процјену ресурса, трошкова и времена. Оно доноси пресуду о било каквим кашњењима ако неколико чланова ради на различитим пројектима одједном.
- План ублажавања: Пројектни план даје начин за предвиђање ризика, ако постоје и планирање стратегија ублажавања у складу с тим.
- Идентификација способности запослених: Фаза планирања омогућава идентификацију запослених са одређеним сетом вештина или експертизом. А како се задаци додељују, чланови тима се обучавају на недостајућим сетовима вештина или се надограђују на оне које поседују.
- Снаге и недостаци претходних пројеката: Пројектни планови такође помажу у анализи и побољшању или учењу из претходних пројектних записа и олакшавају доношење одлука.
Заказивање пројекта
Фаза заказивања пројекта односи се на:
- Процјена потребних људских ресурса и материјала у свакој фази пројекта; и приближно рачунато време за завршетак сваког од ових задатака.
- Означава датум почетка и завршетка сваког пројектног задатка и логичку повезаност између различитих пројектних задатака / активности.
Фазе планирања пројеката
Фазе заказивања пројекта наведене су у наставку:
- На основу обима пројекта, осмислите и развијте ТБС (Структура рашчламбе задатака).
- Идентифицирајте задатке повезане с пројектом.
- Идентификовати неопходне људске ресурсе и материјале
- Процијените приближно вријеме потребно за сваки задатак
- Алокација ресурса
- Анализирајте детаљан распоред
- Надгледајте и управљајте распоредом
Предности планирања пројеката
- Смањује време испоруке: Распоред пројекта даје преглед задатака који треба да се изврше приоритетно или истовремено са осталим задацима. Ово обавештава чланове тима о томе и спречава било каква одлагања или одлагања задатака, смањујући на тај начин време трајања.
- Смањење трошкова: Омогућује надгледање ресурса спречавањем преклапања задатака. То такође води ефикасном кориштењу ресурса и враћа неискориштене ресурсе на вријеме, чиме смањује трошкове.
- Олакшава продуктивност: Процјеном логичке повезаности задатака ресурси који нису оптимално искориштени могу се додијелити додатним задацима, повећавајући продуктивност.
- Унапред предвидите проблеме: Прецизан распоред пројекта омогућава вам да унапред предвидите било какве проблеме који се односе или на, према или прекомерно коришћење, и обезбеђује оптималну потрошњу истих.
- Поставља циљ: Распоред пројекта омогућава нам постављање циљева, краткорочних или дугорочних, пружајући смер и визију током извршења пројекта. Такође, сви у тиму чине свесним смерница и метода за постизање ових циљева. Без распореда, пројекат би био нејасно дефинисан. Дакле, чинећи је незгодним управљањем и организирањем задатака тако да их успјешно изводе.
- Тренутна ажурирања и упозорења о напретку: Распоред пројекта је скица која уступа пројекту. Пројекат би могао проћи кроз одређене изазове, међутим, ако не постоји мапа пута, како би се пројект кретао у правом смеру? У таквом случају, распоред пројеката помаже у процени колико је пројекат био ван и који су могући начини да се он приведе у правом смеру.
Закључак
Очигледно је да „планирање и заказивање пројеката“ иде упоредо и да су основни елементи управљања пројектима. Укратко, „Планирање пројеката“ је разрађивачки процес који укључује све детаље пројекта, од његовог почетка до завршетка. А „Пројектни распоред“ је трацкер који прати редослиједе и трајање задатака повезаних са пројектом.
Распоред пројекта обавештава / обавештава пројектни тим о било каквим кашњењима или ако пројекат није у погрешном правцу. То је живи документ, захтева периодично ажурирање и снимање. Алати и технике распоређени за планирање пројеката су 'Структура рашчламбе задатака', 'Обим рада' и 'Метода критичног пута' скраћено 'ТБС', 'СОП' и 'ЦПМ'. Док се у распореду пројеката користе софтверски алати и методе попут „ПЕРТ“ (Техника за преглед програма), Ганттове карте, Парето карте и остале илустрације умрежавања.
Пројекат је непотпун и не може бити успешан без добро развијеног плана пројекта и прецизног распореда пројекта. Да бисте достигли прекретнице, планирајте и закажите га!
Препоручени чланци
Ово је водич за планирање и планирање пројеката. Овде смо расправљали о планирању и заказивању пројекта, заједно са фазама и предностима. Такође можете погледати следеће чланке да бисте сазнали више -
- Пример заказивања пројекта
- Одговорности руководиоца пројекта
- Вештине за водитеља пројеката
- Послови за управљање пројектима