Шта мислите под учесником у пројекту?
Група ентитета која има интерес за пројекат зове се учесник у пројекту. Ови ентитети могу бити група људи која може припадати унутар организације или можда извана. На пример, чланови пројектног тима могу бити типични учесници у пројекту. То би могло садржавати менаџере пројеката, алокаторе ресурса, крајње купце којима је пројекат искључиво намијењен, а руководитељи компанија могу бити примјери да су важни дионици у пројекту.
Ови ентитети или тела имају своје мишљење у овим пројектима који су сковани као интерес. Пројекат може у великој мери утицати на њихов позитиван или негативан утицај на завршетак пројекта. Заинтересиране стране на пројекту посебно су пажљиве у укључивању себе од почетка пројекта до његовог покретања како не би ометале властите интересе и у складу са њиховим изборима и перспективама.
Актери у пројекту имају кључну улогу:
- Они могу помоћи у прикупљању или доприносу за пројекат или га могу сами спонзорисати
- Имају веома јак интерес или добит (добитак) по успешном завршетку пројекта
- Може имати негативан или позитиван допринос на исход процеса завршетка пројекта
Погледајмо неке од главних учесника пројекта:
- Купци: Они су у основи корисници производа или услуге које организација нуди, а који могу укључивати интерне или екстерне купце. Будући да су они клијенти који су уложили велика средства у пројекат, правовремено покретање пројекта помогло би им да повећају приходе од својих пословних услуга, пословања и понуде како би избегли последични узрок.
- Руководиоци компаније: Ови руководиоци одговорни су за благовремени завршетак пројекта без пропуштања рока. Правовремено покретање пројекта штеди на избегавању прекорачења времена, прекорачења трошкова и другим факторима попут одржавања залиха у празном ходу. Правилно попуњавање људског рада добро је испланирано и извршено унапред како би се пројекат ефикасно спровео.
- Руководилац пројекта: је водитељ пројекта који руководи и води цео тим, управљајући људима, ресурсима, буџетима и финансијама
- Чланови тима: који заправо раде на пројекту под вођством водитеља пројекта
- Руководиоци нивоа ресурса: који у сваком тренутку прате и контролишу различите врсте ресурса који би били потребни током развојних фаза пројекта
- Спонзор: онај који улаже капитал да би покренуо пројекат и прихвата га као уговор
Како приступимо пројектним актерима?
Осигуравање да се ваш заинтересовани зачују и задовоље њихове потребе, дугорочно вам олакшава посао.
- Идентификација потенцијалних заинтересованих страна : Први корак који треба предузети пре потписивања обећавајућег пројекта је проналажење и прављење листе заинтересованих страна. Схватање шта их мотивира је пресудно за служење њиховим најбољим интересима.
- Слушајући оно што би желели да кажу: Комуникациони канали морају бити отворени тако да не пропустите детаљне детаље. Разумевање њихових циљева могуће је само слушајући их лично практикујући отворену комуникацију. Треба уложити напоре да се схвате њихове тачке и перспективе. Морамо имати на уму да ова тачка покрива све оне људе (који су заинтересоване стране) да би сваки од њих могао имати другачији темперамент, тон, таленте и интересе.
- Упознавање с њима лицем у лице: Правовремено би требало организовати састанке тако да се чешће састају са заинтересованим странама како би се избегли сукоби касније током завршетка пројекта. Преговори би могли бити прекинути за велики проценат када се рутински одржавају састанци лицем у лице.
- Разумевање шта желе: Да ли је буџет превише за њих брига или сировине и ресурси који би требало да се пруже радној снази? Разумевање шта се дешава у главама заинтересованих страна утвара пут за беспотребно извршење и покретање пројекта. Ово је вин-вин ситуација и за клијента и за компанију.
Учесници се могу сврстати у три различите категорије:
- Примарни стејкхолдери: Купци и корисници углавном спадају у ову категорију. Они су директни корисници пројекта. Они су примарни актери, јер директно утичу на пројекат.
- Секундарне заинтересоване стране: Ови актери су индиректно погођени, али чија перспектива и мотивација још увек у великој мери рачунају када је у питању преузимање пројекта. То су обично тимови који истовремено пружају подршку пројекту, надгледају и прате.
- Кључни стејкхолдери: Врхунски руководиоци компаније спадају у ову групу. Њихови улози имају снажан утицај и уложили су своје интересе у то.
Заинтересиране стране се могу даље уврстити у подкатегорије једноставнијим представљањем:
- Велика снага и велико интересовање: Изузетно је важно ангажовати се са овом категоријом заинтересованих страна, јер показују велико интересовање за ваш рад и имају моћан положај који ће вам помоћи да успете.
- Велика снага и ниска заинтересованост: Ове заинтересоване стране немају много учешћа у раду, али имају моћну позицију. Они морају бити задовољни ако им кажете како ваш рад може позитивно утицати на пројекат. Њихове идеје, увиди и интереси треба да се победе тако да успоставе односе засноване на поверењу и узајамној бризи.
- Мала снага и велики интерес: Ово су интересне групе које имају велику страст за пројекат, али једва пуно могу да ураде за пројекат. Треба их задржати у плану и укључити их у било који већи развој пројекта. Такође, ове заинтересоване стране увек желе да помогну пројектним тимовима, тако да није лоша идеја руковати се њима.
- Мала снага и ниска заинтересованост : Они су потенцијални негативци који имају врло мало интереса да знају шта се дешава у пројекту. Такође, ни на који начин нису под утицајем посла и заузимају вам најмање времена и пажње.
Препоручени чланци
Ово је водич за заинтересоване стране на пројекту. Овдје смо разговарали о категоријама и подкатегоријама дионика пројекта. Такође можете погледати следећи чланак да бисте сазнали више -
- Управљање заинтересованих страна на пројекту
- Фазе управљања пројектима
- Значај менаџера пројеката
- Методологија управљања пројектима