План управљања ризиком пројеката - Кажу: „Превенција је боља од лечења“ и то важи у сваком кораку живота. Било да је време када сте власник пројекта или одлазите на испит, предузимање корективних мера на самом почетку вашег рада може вам помоћи да започнете са радом, као и да избегнете незгоде и катастрофалне догађаје касније, када дубоко сте у колену. Исто је и са пројектима који данас постоје, где је потребно да предузмете неке мере пре него што наставите са пројектом како бисте уштедели на ризику, који може у потпуности одбацити ваше планове.
Извор слике: пикабаи.цом
Планови управљања пројектним ризиком су ове промишљене мапе које могу идентификовати, предвидјети и применити решења у случају да пројекат наиђе на проблеме / проблеме. Добар план управљања ризиком пројекта може се суочити са неочекиваним проблемима који настану, јер је планер узео у обзир све могуће сценарије који могу поћи по злу током извршавања пројекта. Гашење пожара није увек најбољи начин и може нанети штетне штете у даљим фазама пројекта.
Одличан план управљања пројектним ризиком може смањити ниво проблема који утичу на пројекат за око 80% - 90%, што је добар опсег за који треба бити. 20% - 10% увек може бити гранични проценат ризика који се не узима у обзир. У овом ћете чланку прегледати планове управљања ризиком пројеката и како развити добро осмишљен план за свој пројекат.
Шта је ризик?
Википедиа дефинише ризик да буде…
"… потенцијал да се добије или изгуби нешто вриједно."
Са овом дефиницијом, брзо ми се чини да се ризик може исплатити на два различита начина: или можете добити капитално или изгубити губитак. Али ризик обично схватамо у најнегативнијој конотацији у сваком тренутку и увек планирамо да ублажимо овај негативни ризик који очекујемо. Шта се догађа када се ризик који преузмете исплати? Потпуно разумевање ризика којем је изложен пројекат чак ће и учинити да планирате изненадни успех за који би било потребно много контролисања и управљања.
Једноставно речено, Википедиа такође дефинише ризик као "ненамјерну интеракцију са несигурношћу" . У случају пројеката и управљања пројектима, ризик је онај фактор који може бити потенцијална пријетња успјешном завршетку пројекта, према распореду. Ризик се може појавити током било које фазе животног циклуса пројекта и може негативно утицати на целокупно функционисање пројекта, водећи га да одступи од предложеног плана.
Ови штетни ефекти могу бити стална или тренутна претња времену, буџету, ресурсима или чак квалитету додељеном пројекту. Пројекат је увек у ризичном стању и управљање пројектним ризиком доприноси идентификацији и предузимању акција против тих ризика у право време, на прави начин. Контрола и управљање нивоима ризика и несигурности су оно на што ће се пазити план управљања ризиком пројеката, а те аспекте ћемо покрити у наредним одељцима.
Шта је план управљања пројектним ризиком?
Након брзог преласка у ризик и његовог управљања, чини се да је од суштинског значаја да сваки пројекат на линији укључи план за управљање ризицима који су предвиђени за тај пројекат. Сви пројекти имају проценат ризика који лебде над њима и увек је потребно имати при руци план управљања пројектом.
План управљања пројектним ризиком у основи је корак по корак, инструкцијски документ, који идентификује и предвиђа сценарије који могу изложити пројекат ризику и наћи начине и средства солуционализације ризика. План управљања пројектним ризиком сумира приступ управљања ризиком пројекта који је усвојио руководилац пројекта и тим, а овај план управљања пројектним ризиком је обично део пословног плана пројекта, који се креира на почетку пројекта.
План управљања ризиком пројекта у сваком тренутку садржи следеће атрибуте и елементе:
- Процес - Ово је цео процес који ће се усвојити како би се идентификовали, анализирали, проценили и ублажили ризици током животног циклуса пројекта.
- Буџет - Увек постоји ризик од трошка пројекта, јер када пројекат почне, мора да се промене како приходи од пројекта. Начин суочавања са таквом променом мора бити разрађен у плану управљања ризиком пројекта.
- Структура прекида рада - Стратегије укључене у управљање пројектним ризицима требају се пренети у ВБС. Како и када треба бити укључен у план управљања ризиком пројекта.
- Регистар ризика - Учесталост прегледавања регистра ризика треба да се укључи у план управљања пројектом ризика.
- Улоге и одговорности - Када пројекат наиђе на проблем са којим је повезан ризик, план ће обавестити члана пројекта ко је задужен за који сценарио.
- Структура извештавања - То је исто као и улоге и одговорности, али укратко разрађује структуру извештавања у ситуацији да се сусрећу са ризиком и у чијим рукама је одлука која треба да лежи.
- Категорије ризика - Ризик мора бити пажљиво категорисан и распоређен ради одговарајуће организације информација.
Израда плана управљања пројектним ризиком
План управљања пројектним ризиком ефикасно дефинише „како“ када су у питању процеси ризика и структуирање током животног циклуса пројекта. Такође ће се састојати од следећег:
- Извештај о анализи или предвиђању вероватних ризика
- Решења или стратегије ублажавања које варирају од ризика високог утицаја до ризика са малим утицајем
Све то имајући на уму један циљ - избегавање да се пројекат суочи са нередом .
Потребно је следити 6 основних корака како би се развио свеобухватан и успешан план управљања пројектним ризиком. Они су следећи:
-
Идентификација ризика и креирање регистра ризика
Пре него што размислите о управљању и ублажавању ризика, важно је да их знате и исправно идентификујете. Ако пропустите ризик док идентификујете могуће претње, сами пројекат и његов завршетак стављате у ризик.
Да бисте у потпуности могли да идентификујете све ризике, можете да усвојите методу за прво дефинисање категорија у које ти ризици могу да спадају, на пример, пројектни ризици, корпоративни ризици, пословни ризици, буџетски ризици, системски ризици, људи, пословни пословни циљеви, и још много тога. Они се могу даље подкатегорисати у прецизније категорије ради лакше идентификације. Друга метода категоризације може бити под условом да је ризик вањски или интерни. Метода ПЕСТ такође се широко користи у индустрији: подела заснована на п олитним, е кономалним, оцијалним и електронским факторима.
Користите сеансу за размишљање са члановима пројектног тима, стручњацима за теме и заинтересованим странама да бисте стекли увид у категорије и исправну идентификацију ризика. МСП могу бити руководиоци из спољне перспективе гледајући у пројекат.
Сви идентификовани ризици детаљно су приказани у Регистру ризика и сваком појединачном ризику се додаје ниво. Ови нивои се заснивају на вероватној појави ризика током временског циклуса пројекта и његовој озбиљности. Регистар ризика садржи следеће информације о сваком ризику повезаном са пројектом и пролази кроз све фазе управљања пројектним ризиком:
- Јединствена идентификација
- Кратак опис
- Ниво утицаја на пројекат
- Могућа учесталост појаве
- Појединци одговорни за управљање ризиком
- План смањења
- Додељени буџет
-
Анализа и процена ризика
Након што идентификујете ризике повезане са пројектом, ваш следећи корак је анализа и процена сваког ризика како би се утврдио њихов утицај на успешан завршетак пројекта. Ризике треба анализирати и проценити узимајући у обзир следећа 2 критеријума:
- Вероватноћа
- Ниво утицаја
Од менаџера пројеката се тражи да процењују сваки ризик наведен у регистру ризика на скали ниске, умерене и високе вероватне стопе појаве и ниске, умерене и високе озбиљности стопе утицаја. Они могу створити матрицу за приказивање ових евалуација тако да стекну здраву идеју о ризицима и њиховом утицају на пројекат.
Ово оцењивање и оцењивање на матрицама касније се може користити за одређивање приоритета различитих врста ризика и омогућавање менаџеру пројекта да постави мере унутар плана управљања пројектним ризиком. Оцјене додијељене пројектним ризицима могу бити оцјене или нумеричке оцјене колико пројектни тим и организација сматрају угодним.
-
Препознавање окидача ризика
Широко поделите свој тим на подгрупе које ће водити рачуна о сваком ризику, уколико се појаве онако како сте предвиђали. Ове подгрупе ће морати да дубље проуче своје ризике и препознају покретаче тих ризика и знакове упозорења, што може да каже пројектном тиму да је њихов пројекат у опасности.
Савет : Као стандардна пракса, документ 3 активира за сваки ризик додељен у регистру ризика.
У овој фази, менаџер пројекта може одредити улоге и одговорности које сваки тим и чланови тима преузимају када се суоче са сценаријем ризика. Ауторитетима се дају појединци да управљају и подмире буџете за сваки ризик, а они су одговорни за стварање идеја и плана за те идеје, са руководиоцем пројекта.
Улоге и одговорности могу се поделити на основу одељења, радног наслова или стручности појединца или тима. Покушајте и укључите све заинтересоване стране на пројекту како бисте стекли свој увид и стручност о плану управљања ризиком пројекта. Ови појединци могу чак и у великој мери допринети идентификацији ових покретача ризика који се касније могу навести у плану управљања ризиком пројекта.
-
Браинсторминг за идеје решења
Сваки тим сада преузима ризике и мождане олује у идеје које умањују претње. То би требало да буду превентивне мере или планови за ванредне ситуације које је тим предузео на почетку пројекта, да би умањили или елиминисали ефекте које ови ризици имају на завршетак пројекта. Тим би требао размислити о искориштавању могућности које им се покрећу, као што је споменуто у пројектном плану у фази планирања животног циклуса пројекта.
Прилике су најчешће позитивни ризици у пројекту и, што је чешће, ове могућности могу у ствари да неутралишу негативне ризике на које смо фокусирани. Руководиоци пројеката требало би да подстакну тим за управљање пројектним ризиком, кроз начине управљања пројектним ризиком, да посвете велику пажњу чак и приликама за ублажавање ризика.
На основу колективних идеја које потичу из различитих одељења и умова који су на њему радили, руководилац пројекта треба да донесе одлуку о обликовању акционог плана (ПОА) за решења. О овоме ћемо разговарати у следећем кораку, а то је Стварање плана!
-
Стварање плана
Ризици су идентификовани, могућа решења или мере се узимају у обзир, оно што остаје за стварање је акциони план за њих. Овај акциони план је основна јединица плана управљања ризиком пројекта, а за менаџера пројеката који поседује овај план, они ће морати да документују сва могућа решења за све различите ризике идентификоване током пројекта. Ови планови су у основи стратегије ублажавања ризика како би се одржали ризици.
Ове стратегије ублажавања ризика ће или умањити шансе да се ризик изврши или ће умањити утицај постојећег ризика. Ове стратегије ублажавања ризика настају из идеја које су поткријепиле сесију браинсторминга. Постоје две врсте стратегија ублажавања. Они су следећи:
- Превентивна - Ова врста стратегије одговара на питање: „шта би сада требало да радите?“ Ова стратегија је конципирана на такав начин да смањује вероватноћу ризика или озбиљности ризичног начина пре него што се ризик чак и реализује.
- Случајна ситуација - Ово су планиране акције у случају реализације ризика. Укратко, он одговара на питање: „шта треба учинити ако…?“
Ризици који су на највишем нивоу приоритета морају прво присуствовати руководиоцу пројекта, а њихови планови ублажавања морају бити реализовани пре почетка пројекта, или према акционом плану. Ризици са нижим приоритетом могу се накнадно побринути, али се не могу занемарити или занемарити.
У регистру ризика треба да се евидентирају и документују сви ризици, преоптерећени ризици, акциони план који треба спровести и трошкови повезани са тим ризицима.
-
Надгледање и преглед ризика
Док се пројект одвија према пројектном плану, уз план управљања пројектним ризиком водећи рачуна о свим ризицима с којима ће се пројект сусрести на путу довршења. Будући да је сав приход плана управљања ризиком пројекта документован у регистру ризика, важно је прегледати овај документ у редовним интервалима. Сматрајте да је период прегледа двонедељни.
Али зашто пратити и прегледати? Како пројекат напредује, постоји велика шанса да пројекат наиђе или схвати много више ризика или ће ризици у регистру можда требати промену.
Управљање ризиком пројекта је итеративни процес и треба га неприметно уклопити у управљање целокупним пројектом. Требао би бити уско интегриран у оквир управљања питањима јер неријешена питања полако успијевају постати потенцијални ризици.
Сродни курсеви: -
- Пројецт Риск Манагемент
- Тренинг за управљање пројектима у софтверу
- Управљање пројектима - Сазнајте све процесне групе и подручја знања