Извештавање о управљању пројектима
Комуникација игра виталну улогу у еволуцији свега што ми људи радимо. Било да се ради о свијету пословања кроз одређени медиј, ми увијек преносимо своју поруку или ставове како би други били пријемчиви и потрошили мисли у свом уму. При постављању извештаја о управљању пројектима, ова ефикасна комуникација доведена нам је у облику извештаја. У оквиру извештавања о управљању пројектима, постоји много различитих извештаја који се пажљиво састављају и шаљу одабраним појединцима или групама људи тако да наша комуникација о поступцима пројекта буде јасна, прецизна и ефикасна.
У овом ћемо чланку погледати свет извештавања о управљању пројектима и све оно што обухвата.
Зашто нам треба извештај о управљању пројектима?
У уводу се јасно наводи потреба за ефикасном комуникацијом унутар чланова организације и оних изван организације, и у ту сврху имамо извештавање о управљању пројектима. Иако у већини случајева често имамо различите медије који комуницирају с великом циљном публиком и пружена комуникација може бити крајње бескорисна за неке који је примају, овде је тачно да морамо пазити на ефикасну комуникацију, при чему је комуникација јасна и прецизна и баш о ономе што је потребно. Никада не бисмо морали да бринемо о ажурирању различитих стејкхолдера на листи пројеката ако за то имамо ефикасан систем извештавања о управљању пројектима.
Када је успостављен систем извештавања о управљању пројектима, имате редован и формални поступак дистрибуције извештаја који ће ажурирати кључне заинтересоване стране о аспектима пројекта који морају да знају. На тај начин можете заштитити чланове пројектног тима и дионике пројекта од неочекиваних изненађења и ствари које су изузетно критичне да буду познате. Кроз извештаје разумијевамо напредак пројекта и темпо у којем се одвија кроз пројектни план. Чак ћемо схватити шта спречава да се пројекат креће брже и имаћемо прилику да анализирамо различите аспекте пројекта у односу на план управљања пројектом, који је раније био ефикасно постављен.
Осим што је један од централних аспеката комуникације, менаџмент може ефикасно користити извештавање о управљању пројектима за одржавање документоване историје пројекта и његових поступака. С обзиром на то да постоји историја, на њима се може вршити анализа како би се извукле поуке, проценили процеси и научиле о јаким и слабостима начина на који пројекат напредује. Ове лекције могу се уградити у редовно учење канцеларије за управљање пројектима у организацији и свести на све различите пројекте унутар организације.
Укратко, извештавање о управљању пројектима нада се да ће:
- Ефикасна комуникациона веза између свих различитих актера на пројекту и организације
- Помага у прикупљању важних података и информација у циљу праћења и евиденције поступака на пројекту
- Систем који осигурава пријем информација потребном особљу кад год је то потребно
- Тачка најава када пројекат достигне прекретницу
- Основа је разумевања пројекта од стране организације, њеног управљања, плана и циља
Топ 5 врста алата за извештавање о управљању пројектима
У овом одељку ћемо погледати 5 различитих врста алата за извештавање о управљању пројектима који постоје када је у питању извештавање о пројектима у управљању пројектима и његовом систему. Свака од ових врста игра кључну улогу у развоју пројекта и несметаном преласку пројекта из његових првобитних фаза у успешан.
Извештај бр. 1
Уз сваки аспект пројекта под вашом командом, као менаџер пројекта, један од најважнијих извештаја о управљању пројектом који се може наћи на вашој листи извештаја требало би да буде извештај Тимесхеет-а. У овом извештају ћете пронаћи сваки детаљ који се односи на време које улажу ваши ресурси током рада на пројекту.
Извештај Тимесхеет-а може бити веома занимљив и користан за алат за извештавање о управљању пројектима, јер може да провери следеће детаље за вас:
- Време које је сваки запослени уложио
- Рад завршен одређеног дана, недеље или месеца
- Одговорност сваког члана тима према задатку који му је додељен
- Преоптерећеност или недовољно коришћење ресурса на пројектима
- Управљање људима треба да се претвори у одређени ресурс
Извештај треба да дистрибуира руководилац пројеката својим члановима тима. Руководилац пројеката може прибегавати коришћењу алата за извештавање о управљању пројектима за праћење времена. Ове алате за извештавање о управљању пројектима могу користити њихови чланови како би тачно пратили своје време. На овај начин руководилац пројекта има комплетну представу о времену и труду који се троше на испуњењу одређеног задатка или целог пројекта.
# 2 Извештај о трошковима
Замислите ситуацију у којој идете заједно са пројектом и по вашем мишљењу он тече несметано, како је и планирано. Чланови вашег тима изгледају сјајно и задаци се одвијају по плану, у року. На затварању извршења пројекта, ви и чланови вашег тима саставите своје укупне трошкове на пројекту и израчунавате буџет који троше ресурси и сваки употребљени материјал. На ваше изненађење, ваше калкулације вас уплаше јер су настали трошкови далеко изнад буџета додељеног пројекту, а оно што сте сматрали успешним пројектом је, у ствари, пројекат утопљен у губицима. Можда није прошло како је планирано, ако бисте имали Извештај о трошковима који ради рунде недељно, могли сте то да предвидите и предузмете корективне кораке како би спречили да пројекат прекорачи буџет.
Извештај о трошковима детаљно би описао све настале трошкове и ове листове моћи ћете држати и испред планираног буџета. Овај извештај могу прегледати руководилац пројекта и заинтересоване стране, који одобравају буџете на недељној основи, али евидентирање трошкова, било великих или малих, требало би да се спроводи у реалном времену.
# 3 Извештај о статусу пројекта
Један од најважнијих извештаја о управљању пројектом је извештај о статусу пројекта. Чињеница да је ово чини свеобухватним извештајем је оно што га чини важним. Статус читавог пројекта требало би да се одражава у овом јединственом извештају. Можете их имати у облику графикона и графике или можете податке и информације ставити пред себе у облику прорачунских таблица.
Извештај о статусу главног пројекта биће показатељ следећих статуса који се односе на пројекат:
- Рад је завршен
- Рок за одлагање
- Одступање у распореду (планирано у односу на стварне податке)
- Разлике у цени (планирани у односу на стварне)
- Праћење проблем
- Праћење ризика
- Нерешени задаци
Поред ових, можете додати или одузети све што требате знати о овом пројекту и његовом статусу. За више информација о Извештајима о статусу пројекта, можете посетити пост на блогу који сам недавно прочитао, овде. Срећно извештавање руководства пројеката!
# 4 Извештај о радном оптерећењу ресурса
Слично као Извештај Тимесхеет-а, Извештај о радном оптерећењу ресурса ће пратити колико је посла додељено сваком члану пројектног тима. Овај извештај о управљању пројектима је веома користан менаџеру пројеката у додељивању или додељивању посла. Сваки члан тима се такође ажурира са овим извештајем како би могао да провери задатке током недеље и ако недостаје посла, могу се обратити свом менаџеру пројеката и покренути посао који могу.
Извештај о радном оптерећењу ресурса такође се може користити за предвиђање оптерећења пројекта на одређени дан, тако да руководилац пројекта може бити испред њихове игре и у складу с тим преместити план пројекта како обим посла траје. Они чак могу да одреде прави план и премештају посао који чека или је у току.
# 5 Извештај о портфељу
Ово је извештај о управљању пројектима, посебно за менаџере пројеката који рукују са више пројеката у било ком тренутку. У овом извештају представљен је њихов портфељ на послу за многе пројекте које имају у оквиру њих. Као што се види, овај извештај о портфељу приказује број пројеката којима руководилац пројекта руководи и осигураће да важни датуми буду заједно са поменутим пројектима. Ови датуми ће укључивати све важне датуме, датум завршетка пројекта, а такође ће навести и тренутни статус пројекта током процеса из једне фазе у другу.
Ово је прилично мали извештај и може бити факултативан за многе. Открио сам да је ово веома важно за мене и помогло ми је да пратим све своје пројекте и шта ми је требало више пажње него други у то одређено време.
Најбоље извештавање о пројектима у пракси управљања пројектима
Долазак до извештавања о пројекту у извештају о управљању пројектима може вас провести кроз непроспаване ноћи и рана јутра, размишљајући о томе шта следи, шта ја заправо правим као свој пројекат и како изгледају моји извештаји. У овом одељку ћемо погледати следеће:
1) Израда једноставног извештавања о пројектима у руководиоцима пројеката
2) Начини да извештавање о пројекту у управљању пројектима буде смислено
# 1 Дос за креирање једноставног извештавања о пројектима у управљању пројектима
Сада ћемо размотрити различите начине и начине извештавања о пројектима у управљању пројектима које можете усвојити у свом извештају о управљању пројектима да бисте стекли ефикасност која вам је потребна.
- Поновно користите постојеће извештаје - коришћење предложака пројеката може вам помоћи да уопште не пропустите и може вас тачно усмерити на оно што вам је потребно током прикупљања захтева за пројектима и прикупљања података и информација.
- Користите податке у тачки - немојте се тући око грма и доћи до тачке с правим подацима и што је још важније тачним подацима за ваше извештаје.
- Држите се налепница једноставним - када обележавате своје графиконе и графиконе или редове и ступце података, водите рачуна да буду кратке и прецизне.
- Подаци би требали бити прихватљиви - без обзира што у свом извјештају представљате, они не би требали бити статични подаци већ информације на које се може дјеловати или показати одређени помак у пројекту.
- Обезбедите људима да одговоре на извештај - одвојите неколико дана након објављивања извештаја како бисте људе питали за мишљење о стварима које су представљене у извештају.
- Проверите са људима о њиховом разумевању извештаја - седите са људима из вашег тима, других тимова, старијих радника и највишег менаџмента и питајте их о утиску који ваш извештај оставља током објављивања.
- Делегатно извештавање о управљању пројектима - има посвећену особу која ће припремити извештаје за вас и не настављајте да их радите сами; губит ћеш вријеме.
- Графички рад боље - увек прибегавајте графиконима и графичким приказима, а не табелама података јер ће вам они боље испричати причу о пројекту.
# 2 Начини да извештавање о пројектима у управљању пројектима буде смислено
Да бисте извештај о управљању пројектима учинили значајнијим, од суштинског је значаја да пренесете само довољно информација колико је потребно. При преношењу ових информација о плочи и плочи од пресудне је важности да се и даље придржавате одређеног упутства; у супротном, постоји велика шанса да се играте са подацима и информацијама свуда по месту. Да бисте ставили мање времена на састављање извештаја и учинили га привлачним за читаоца, морате се придржавати црта које цртате и одговорити на следеће напомене:
-
Рад је завршен
Наведите у свом извештају шта се десило током недеље или поставите временски период који вам треба да пријавите, рецимо, недељу дана или месец дана. Извршите сажетак свега што је речено и урађено у свету вашег пројекта, у вашем извештају. Тада ћете моћи да скалирате свој напредак и сходно томе имате увид у следеће.
-
Шта је следеће
Усредсредите се на следећи део вашег пројекта и проверите да ли имате извештај о управљању пројектом у коме је наведен план деловања који се дешава након што детаљније размислите о победама и губицима у протеклом рачуноводственом периоду. Сачувајте пријављено светло и не фокусирајте или не увећавајте одређену област извештаја. Иако морате да се удубите у детаље за себе као руководиоца пројеката, извештајима који излазе другима у пројекту можда неће требати тај ниво детаљних информација. Упознајте своју публику и саставите извештаје у складу са тим.
-
Препреке
Предвидите проблеме које предвидите и унесите их у своје извештаје. Неки извештаји можда немају концепт проблема који се наводе, али кад год је то могуће, осигурајте да ваши заинтересовани актери знају да сте узели у обзир проблеме или препреке са којима можете да се суоче када изводите одређену фазу свог пројекта. Извештавајте о томе помоћу акционих планова који се могу применити након суочавања са овим препрекама.
-
Нацртајте тренд
Држите графикон напретка увек при руци и будите сигурни да имате тренд за сваки ваш подухват. Наставите са тим и имаћете замах да пазите. Нека кључни показатељи перформанси приказују начин на који се поступа са вашим пројектом и помоћи ће вам неизмерно у извештавању о управљању пројектима.
Чланци са препоруком
Ово има водич за извештај о управљању пројектима. Овде смо такође расправљали о топ 5 врста алата за извештавање о управљању пројектима. Такође можете погледати следеће чланке.
- Топ 6 врста канцеларије за управљање пројектима (ПМО)
- 7 ефикасних корисних корака за избор правог скупа чланова пројектног тима
- Топ 7 Важни алати за управљање пројектима отвореног кода
- Најбољи 10 корака управљања пројектима као пут каријере
- 4 Ефикасан и користан начин суочавања са тешким члановима тима
- Питања за разговор о управљању пројектима