Технике управљања пројектима - Увод
Тежи да буде менаџер пројекта? Или, тежити да буде бољи менаџер пројекта? Зашто не скочите на најбоље? На сваком километру у каријери важно је да проверите технике управљања пројектима и ниво знања и уложите напоре да постанете бољи од оног што тренутно јесте. Да бисте започели прилику на пројекту, морате да га обрађујете. Ваше технике управљања пројектима морају бити полиране у сваком тренутку. Кроз ове вештине управљања пројектима моћи ће да воде ефикасан и делотворан пројекат и да имају успешан пројекат. Пројекти долазе у свим облицима, величинама и постављају различита питања и проблеме и услове на којима треба радити. Како се обим пројекта проширује, сложеност пројекта се повећава, пружајући тако руководиоцима пројеката да професионално управљају свим нијансама, кроз своју стручност и беспрекорне технике управљања пројектима.
Очекује се да ће руководилац пројеката подићи своје најбоље управљачке вештине и водити пројекат. Због тога се одређује мање штуцања, стручност или калибар руководиоца пројекта. Чланак о техникама управљања пројектима проучаваће 8 различитих области експертизе потребне за ефикасног менаџера пројеката. Крените на следећи квиз да бисте сами проценили технике управљања пројектима и премостили јаз који вас спречава од страха!
Испитајмо воде (технике управљања пројектима)
Овде је сет од 20 питања на којима ћете сами проценити. Ова питања заснивају се на техникама управљања пројектима које су потребне у индустрији и као менаџер пројеката сигурно ћете желети да се у њима познајете. Обавезно пажљиво прочитајте питања пре него што покушате да одговорите усмено или на листу папира. Дубоко удахните и крените!
Напомена : Ово није такмичарски тест и тест самосвесности да се одмери ваш ниво техникама управљања пројектима.
Интеграција пројеката (технике управљања пројектима)
- К1. На почетку пројекта, да ли званично представите шта, зашто, ко, како и када и документујете те детаље у оквиру Повеље пројекта и Плана пројекта?
- К2. Сам пројекат испуњен је сложеношћу и многим променљивим, које се подложно мењају често. Да ли ви као менаџер пројекта идете у току или задржавате флексибилност чак и када планирате неизбежно?
Шта треба да урадите : Да би сви на пројекту разумели функције различитих елемената пројекта заједно, важно је да обавесте чланове пројектног тима о различитим елементима који сарађују како би испунили ширу слику.
Велика слика биће ваш циљ или циљ пројекта; проблем који треба решити или промену коју треба спровести. Сви елементи о којима смо разговарали на крају би требали да се споје како би остварили циљ пројекта. Све преузето или имплементирано треба пажљиво ускладити с циљевима компаније, а затим се приписује циљевима пројекта.
Опсежна повеља о пројекту и план управљања пројектом требало би да обухвате идеју руководиоца пројекта о томе како би пројекат успешно постигао циљ који му је циљ да испуни. Ови документи би садржавали основне потребе пројекта, као и улоге и одговорности које играју и обављају различите заинтересоване стране и чланови пројекта, што би знатно олакшало суочавање са различитим ситуацијама. Ово може бити савршена платформа за показивање ваших вештина управљања пројектима.
Да бисте припремили такве документе, погледајте чланке о Повељи пројекта и Плану управљања пројектом.
Управљање квалитетом (технике управљања пројектима)
- К3. Да ли се фокусирате само на испоруку спецификација на време и на буџет? Да ли су ови аспекти пројекта најважнији за вас као менаџера пројеката?
- К4. Да ли користите захтеве који су навели купци / заинтересоване стране као мере квалитета које су оцењене током пројекта?
Оно што треба да урадите : Квалитет је главни производ који су тражили и тражили купци и заинтересоване стране. Квалитетан производ много говори о његовом процесу и фазама кроз које је прошао да би се добили жељени резултати. Време, цена и опсег свих ових троструких ограничења указују и приближавају се квалитету производа и повећавају вредност бренда било ког производа или услуге. Ваше вештине управљања пројектима у управљању квалитетом овде играју кључну улогу и могу неизмерно да допринесу вашем пројекту.
Као главна предност производа, квалитет може довести купце који траже више и заинтересоване стране да укажу поверење менаџеру пројекта и тиму. Спецификације и потребе морају се обавезно разговарати са спонзорима пројеката ако постоје ограничења. Преговарање и омогућавање себи да разумете какав квалитет потрошачи ових производа захтевају једноставно је од пресудне важности за ваш успех као пројект менаџер.
За то је потребно направити детаљно истраживање тржишта и потрошача пре него што започнемо са пројектом како би се одржао ниво квалитета купца у оквиру вашег пројекта, а не заостајао за нивоом квалитета који није примерен.
Управљање обимом (технике управљања пројектима)
- К5. На почетку пројекта, да ли пажљиво сарађујете са спонзорима пројеката да бисте преговарали и слагали се о одређеним резултатима који ће се спровести током пројекта?
- К6. Да ли конкретно дефинишете и записујете потребе и очекивања која имају учесници из пројекта и пажљиво анализирају и користе та очекивања за управљање делокругом пројекта?
Шта треба да урадите : Задржавање пројекта у његовим дефинисаним границама често је задатак руководиоца пројеката јер пројекат може врло лако да се извуче из обима и лута. То може драстично утицати на рокове, буџет и ресурсе додељене пројекту. Да би се те околности сагледале и збринуле, веома је важно да руководиоци пројеката пажљиво дефинишу обод пројектора, другим речима, обим пројекта, стављајући у први план свој план управљања пројектима. То треба да се уради на самом почетку пројекта, уз откуп спонзора пројекта, а договорени резултати морају бити планирани за ову активност која дефинише обим.
Добро је познавање оног што пројектни актери имају на уму и познавање ограничених подручја добро је познавање било којег руководиоца пројекта. Свако очекивање и захтев, како од заинтересованих страна, тако и од купаца, треба пажљиво проучити и анализирати пре припреме дефиниције обима, а током читавог трајања пројекта, менаџер пројекта требало би да буде у могућности да пројекат задржи унутар својих граница.
Тимски менаџмент (технике управљања пројектима)
- К7. Да ли бисте радије проводили своје вријеме у соби за састанке развијајући идеје, умјесто да објашњавате те идеје другим људима у конференцијској сали?
- К8. Мислите ли да је неопходно надгледање људи након што су обећали да ће учинити задатак за вас?
- К9. Да ли сматрате да би људи требали бити мотивисани за обављање својих послова или имате мишљење у свом нивоу мотивације?
Шта треба да урадите : Тимови су створени из колаборативних напора групе људи, сви са различитим функцијама унутар организације, који су постављени да би постигли једини циљ који је компанији потребан. Успостављање таквог тима је важна техника управљања пројектима и од суштинске је важности да менаџер пројекта ради посао на најбољи могући начин. „Тимски рад чини посао из снова.“ - овај посебан цитат увек стоји истинитим његовим речима и био је водећи фактор за најуспешније пројекте у земљи.
Направити појединце у тиму одговорним и посвећеним циљу може донијети разнолике идеје и инспирацију за означавање. Ова активност не само да ће помоћи пројекту да испуни свој циљ, већ ће и повећати квалитету мисли која је пројект дата милион пута.
Иако тим никада није тим из снова или чисто савршенство, сигурно је онај који има поверење. Иако је сваки члан тима другачији, руководилац пројекта треба члановима тима да донесе јасне инструкције како би извршили задате задатке како би испунили очекивања. Добре технике управљања пројектима би диктирале да надзор треба бити путем система, а не за радним столовима.
Руководиоци пројеката имају обавезу према тиму да одржи ниво мотивације у тиму на његовом оптималном нивоу. Активности тима се могу промовисати у честим интервалима. Ово може повећати ниво мотивације и преварити се на сваког члана као своју самомотивацију.
Управљање људима
- К10. Пројектни тимови се касније распршују након што пројекат постигне свој завршетак. Па, као менаџер пројекта, да ли бринете о свакој појединој личности у тиму? Како бирате чланове свог тима: на основу техничких вештина или утицаја ван радног времена?
- К11. Да ли управљате њиховим појединачним, као и њиховим колективним наступима, као део целокупног процеса оцењивања пројекта?
Шта треба да урадите : Чланови тима са којима сарађујете као тим морају бити прави спој свих добрих ствари. Са међуљудским, техничким вештинама и упечатљивим техникама управљања пројектима, менаџер пројеката треба да буде ефикасан у техникама управљања пројектима, као и да извади најбоље у сваком члану тима, а не само да их посматра као групу која заједно стреми циљу.
Ако помогнете члановима вашег тима да постигну висину, заузврат, ви и ваш пројекат постижете свој врхунац. Придржавајте се очекивања о учинку и направите добро сачињене алокације задатака. Пратите како чланови вашег тима раде на постављеним очекивањима и како можете помоћи да допринесете подизању лествице за њих. С њима се мора разговарати о сталним сесијама повратних информација и циљевима аспирације. Ово ће им помоћи да премосте јаз и помоћи вам да постигнете огромне резултате за свој пројекат.
Управљање трошковима
- К12. Да ли сматрате различите алтернативне трошкове приликом развоја трошковног и буџетског плана пројекта?
- К13. Да ли у прорачун укључујете додатне међуспремнике током предвиђања трошкова, са надом да ће бити испод постављеног лимита?
Шта треба да урадите : Планирање трошкова наилази на суштину предузећа, јер ће они дефинисати приход и РОИ који долазе. Добра техника управљања пројектима налаже руководиоцима пројеката да буду изузетно опрезни и опрезни, док смањују буџет за пројекат и помаже им да узму у обзир све потребне факторе пре финализације.
Буџете треба планирати систематски и треба укључивати тачну процену, састављање буџета и контролу средстава. Ово је веома важно јер се одлуке заснивају на фактору трошкова. Начин на који обрађујете буџет вашег пројекта одредиће пословање компаније. Приликом извођења трошкова пројекта, морат ћете узети у обзир све различите варијације и алтернативе које долазе на ваш начин и укључити их у коначни буџет. Додавање пуфера може бити корисно у неким случајевима, али у некима може бити нетачно. Ово је чист позив на просудбу и укључује искуство с њиховим техникама управљања пројектима. Ово такође захтева да руководилац пројекта узме у обзир последице постављања завидног броја предвиђања.
Управљање распоредом
- К14 . Да ли више него често комуницирате са члановима свог тима о томе шта треба учинити у одређеном року, и очекујете ли да они повежу посао и управљају својим временом како би задаци били завршени онако како су очекивали?
- К15. Када пројекат заостаје са планом, да ли се састајете са својим тимом и ставите мере како би се ствари вратиле на прави пут или покрећете игру кривице?
- К16. Да ли скидате временске рокове члановима свог тима за њихове пројектне задатке и помажете ли им да се ефикасно координирају са другима, како би испунили своје потребе?
Шта треба да урадите : Као што је већ споменуто у одељку Управљање опсегом, прилично је лако да се опсег развуче и распоред не оде у редове. Ово може бити одлагање пројекта, увелико померање распореда. Ово може имати негативне ефекте на трошак који је урађен на пројекту и може сагорјети ресурсе.
Руководилац пројекта, стављајући све своје технике управљања пројектима, мора бити на челу овог сценарија и временски обављати задатке са маргинама за грешке, док чак може бити у могућности да користи прикривање кашњења изравнавањем задатака који су завршени у краћем временском оквиру. Руководиоци пројеката мораће тачно да пренесу временским роковима члановима свог тима и да им омогуће да знају последице кашњења и трошкове компаније. У најгорем сценарију, када посао не заварава пројекат, обавезно је да менаџер седи са члановима тима који су погођени кашњењем и пронађу решење како би се ствари вратиле на прави пут.
Већина чланова тима су руководиоци који поседују техничку способност и можда ће им требати повремена помоћ када је реч о управљању временом и управљању распоредом. Менаџери пројеката биће једина, најбоља особа која ће им помоћи да планирају своје задатке и усмеравају активности како би све постигли на време.
Комуникационе вештине
- К17. Како диктирају технике управљања пројектима, да ли редовно све актере на пројекту ажурирате о поступцима на пројекту, редовним састанцима и одговарајућом расподјелом свих извјештаја о учинку и стању и пројектне документације?
- К18. Да ли желите да представите информације о пројекту у лако кориштеном и лако доступном формату за бољу јасноћу и транспарентност?
Шта треба да урадите : Комуникација је најважнији процес управљања пројектом за сваког менаџера пројеката. Процес управљања пројектима подржава и повезан је са свим осталим техникама управљања пројектима наведеним у чланку. Способност да унесете додатну јасноћу у своје методе и начине може повећати вашу ефикасност менаџера пројеката и може вас довести до тога да своје идеје и мотиве прилично течно представите.
Учесницима у пројекту обично је потребна јасноћа када је у питању шта се догађа с пројектом и потребни су им презентативни подаци и информације у сваком тренутку. Комуницирање таквих информација на јасан и концизан начин је потреба сата. Различите заинтересоване стране у пројекту требају различите нивое комуникације и руководилац пројекта треба да осигура да тако и остане.
Израда надзорних плоча пројеката и коришћење различитих планова и алата за управљање пројектима и техника управљања пројектима могу бити корисни за одржавање окружења за колаборацију са одличном комуникацијом. Ефикасна комуникација је један од главних делова процеса управљања пројектима и, у најмању руку, не може се занемарити.
Па, како си постигао гол? Које су технике управљања пројектима потребне за полирање? Или која су вам подручја потпуно нова? Покрените се и покрените са својим техникама управљања пројектима и натерајте људе да се окрену према вама и оду, „Вау! Ово је врста менаџера који бих волео да будем! "
Препоручени курсеви
Ово је водич за технике управљања пројектима, овде смо разматрали 20 питања која се заснивају на управљању пројектима и која захтевају руководиоци пројеката. Такође можете погледати следеће курсеве техника управљања пројектима да бисте сазнали више -
- Чланови пројектног тима
- Управљање заинтересованих страна на пројекту
- Управљање квалитетом пројеката
- Управљање пројектним комуникацијама
- Пројецт Тиме Манагемент