Управљање заинтересованим странама на пројекту -
Део дефинисања себе друштвеним животињама потиче из чињенице да напредак наше цивилизације и друштва зависи од наше међусобне интеракције. Комуницирамо међусобно путем језичког медија који се зове језик и то формира мост између разумевања и реаговања на различите ситуације и сценарије.
Чак и када је у питању наше радно место, очекује се да наша радна етика диктира да остајемо у срдачном и позитивном односу с људима с којима комуницирамо како бисмо постигли напредак у достизању заједничког циља и циља компаније.
У свету управљања пројектима, менаџер пројеката је једина особа која рукује и управља пројектом и људи који су укључени у тај пројекат. Дакле, постаје битан фактор да овај појединац може да изгради снажну везу са сваким заинтересованим странама путем комуникације. Овај чланак ће се бавити овим питањем које вам је управо пало у главу, како тачно изградити позитиван однос са свим кључним учесницима у пројекту.
Шта је управљање заинтересованим странама пројекта?
Заинтересиране стране су оне особе које су укључене у пројект и директно или индиректно укључене у рад на пројекту. Ово управљање заинтересованим странама на пројекту може се поделити у две главне категорије:
- Руковање спољним заинтересованим странама пројекта: Ови спољни заинтересовани могу утицати или утицати на то како пројекат напредује, али они нису директно укључени у посао у организацији. То укључује заједнице, медије, ширу јавност, друге јавне групе и још много тога.
- Интерно управљање заинтересованим странама пројекта : Ове заинтересоване стране директно су ангажоване у трансакцијама које предузима предузеће, а неко време или други су у поседу или су у вези са производом или услугом (или делом производа или услуге) коју је пружила организација. Ово управљање заинтересованим странама у пројекту укључује запослене, купце, продавце, добављаче, акционаре и још много тога.
Менаџмент заинтересованих страна пројекта којима сте окружени може се описати као две групе: једна је директно укључена у пројекат и присутна је у управљачком одбору пројекта, а друга која нису кључни доносиоци одлука, али их треба упозорити на напредак пројекат и како се одвија према почетном плану пословног пројекта. Погледајмо поближе управљање тим актерима на пројекту и како њихово учешће обликује ток пројекта.
За несметано функционисање пројекта, током година, постало је важно да менаџер пројекта успостави посебну комуникациону линију са унутрашњим и спољним заинтересованим странама. Ова линија комуникације довела је до многих успеха, а неуспех у благовременој и прецизној комуникацији са овим кључним актерима пројекта довео је до неуспеха самог пројекта.
Сви актери су кључни играчи у овој игри и њима треба дати исти ниво приоритета.
Врсте управљања заинтересованим странама на пројекту
Пошто смо сада разврстали управљање пројектним заинтересованим странама у унутрашње и екстерне актере организације, даље можемо размотрити врсте постојећих менаџера за пројекте на основу њиховог нивоа укључености директно или индиректно у пројекат.
- Људи који позитивно утичу на цео пројекат, али који нису директно укључени у рад пројекта и плана пројекта. Ове врсте управљања пројектним актерима укључују старије и највише менаџере, добављаче и одељење за финансије у организацији
- Људи који су погођени било којом од радњи предузетих у премиси организације. Они су директно погођени и такође су од значаја за спровођење преузетих промена. Они укључују запослене и купце.
- Људи који су заинтересовани за успех организације, посебно у смислу приноса и прихода остварених због профита. Ови кључни актери пројекта утичу на ове програме промена и на производе и услуге организације до извесне мере сазнања о користима које резултирају активностима. Ти кључни актери пројекта укључују појединце који поседују залихе у послу.
Као руководилац пројекта, ваша ће одговорност бити да повежете тачке и ефикасно комуницирате са свим тим типовима кључних учесника у пројекту, како бисте постигли кохезивност у оквиру пројекта и успели с њим. Ова ефективна комуникација ће осигурати да ваш пројекат ради на правом путу током свог животног циклуса и да се сви на пројекту стално ажурирају о његовом напретку.
Шта ово Учесници пројекта желе да знају?
Ово је једно питање које би сви менаџери пројеката требало да поставе себи и пронађу задовољавајуће одговоре. Важно је знати шта менаџери ових пројеката морају знати у сваком тренутку. Без обзира да ли директно раде на пројектору желе само да знају статус и напредак пројекта, као доброг менаџера пројеката, важно је да правилно разумете шта желе да знају и у складу с тим припремите свој план комуникације у складу са потребама кључних учесника у пројекту.
- Учесници кључног пројекта желе знати шта им је за то - људи се увијек веселе да остану мотивирани када сазнају шта им је. Једном када су им познате користи од њиховог укључивања и пројекта у целини, то им је додатни подстицај да стекну осећај одговорности према пројекту и допринесу у складу с тим.
- Кључни стејкери пројекта желе да знају шта је то за организацију - људи би желели да знају више о широкој слици и радују се каквим користима ће организација добити. Уосталом, ако компанија напредује, тако повећава њихове могућности у већем удјелу.
- Учесници кључног пројекта који желе да вам верују - стална комуникациона линија између вас и управљања заинтересованим странама на пројекту може бити велики фактор за подстицање поверења у однос. Дионици морају знати да се могу ослонити на вас због посла који су вам повјерили. Комфор је веома важан.
- Учесници кључног пројекта који желе знати да сте посвећени - комуникација је одличан медиј за показивање посвећености и посвећености пројекту који водите. Након што ваше руководство пројектних група сазна да сте посвећени, моћи ће да виде пројекат као велики успех и будите сигурни да ће ваше будне очи водити и доследно напредовати током животног циклуса пројекта.
- Учесници кључног пројекта који желе да виде да сте способни - када ефективно комуницирате о напретку пројекта или задатку који треба да буде завршен; то показује много ваших способности и калибра кључним дионицима и члановима тима вашим пројектом. Чињеница да сте способни да управљате пројектом може имати сјајан и дубок утицај на то како ти менаџери пројеката сами доприносе пројекту и дају своју посвећеност.
Дефинисање позитивног односа
Ако желимо да одржавамо позитиван однос са овим кључним актерима који су кључни и еминентни део наших пројеката, боље је да разумемо и јасно дефинишемо шта значи позитиван однос. И, не, остати позитиван није део листе управљања пројектним актерима. Дакле, хајде да прво заронимо и дефинишемо шта нам значи позитиван однос. Следеће карактеристике по мом мишљењу савршено описују и дефинишу позитиван однос потребан док радите на свом пројекту:
- Повјерење - било да је ријеч о вашем личном односу или професионалном, повјерење је један од главних фактора који вам може бити прекретница за успјешан и цијењен однос са својим дионицима. Поверење може бити снажна веза, спајање пројектног тима и кључних актера на пројекту за ефикасније и ефикасније радно и комуникацијско окружење. Са поверењем долази чињеница да можете изнети своје идеје за сто, а да вас то ништа не омета.
- Отворена и ефикасна комуникација - У канцеларијском сценарију непрекидно сте у начину комуникације, било путем е-маила или ИМ порука или једноставног разговора лицем у лице. Што више комуникације стекнете више односа, али што је боља и ефикаснија комуникација, то би однос био позитивнији.
- Допуштање за различитост - позитивност у односима може довести до тога да људи прихвате различитост и различитост које су узроковали други људи. Они могу смислити различита мишљења, размишљања и идеје. С њиховим различитим перспективама, ваш пројекат може имати пуно користи и ви ћете доћи у позитиван однос.
- Међусобна брига и поштовање - Радити као тим и група може бити јако тешко. Можете наићи на појединце са којима је тешко бити око, али имајући на уму ширу слику организације и на основу тога успоставити међусобну забринутост и поштовање једних према другима и унутар пројекта, заинтересоване стране могу омогућити иновативност и несметано функционисање пројекта у оквиру тим.
- Пажња - обазривост на своје поступке и речи може вас поставити међу кључне заинтересоване стране у пројекту као одговорну и одговорну особу са којом се можете мешати. Ово може побољшати вашу позицију менаџера пројеката и може вам помоћи у извршавању ствари. Самосвесност вам може уштедети проблема негативних вибрација око вас на вашем радном месту.
Савети за позитивно ангажовање менаџера заинтересованих пројеката
- Погледајте не само да градите позитиван однос са менаџментом својих учесника у пројекту већ се радујте и снажној вези која ће трајати кроз кључне тачке одлучивања. Потрудите се да их стално укључите у стратегију и уведени приступ.
- Поделите своју визију и ви преузимате пројекат и циљ који намерава да постигне.
- Узмите сталне савете и помоћ од људи који су већ на светлијој страни када је реч о пројекту и свим његовим задацима.
- Одредите редован распоред састанака да бисте се директно упознали са различитим типовима управљања пројектним актерима и уложили време у консултације и стављање своје тачке напријед према кључним пројектима који су отпорни на пројекту, са циљем да их натерају да погледају ширу слику и схвате све што пројекат се залаже.
- Припремите план комуникације и договорите се са свим кључним актерима пројекта о њему.
- Комуникација треба да буде једноставна, али ефикасна.
- Да бисте изградили њихово поверење у вас, покажите им структурирани приступ пројектном плану од самог почетка пројекта.
- Комуницирајте ризике и проблеме и не стварајте изненадно или напето стање. Ово ће угрозити њихов удео у пројекту и онемогућиће вас да преузмете водеће поверење.
Коришћење плана комуникације
Већ сте неколико пута чули о плану комуникације у овом чланку. Док неки можда знају све о томе, а неки су то можда чули и први пут. Дајући предност младим и младим менаџерима пројеката вани, сада ћете добити кратку лекцију о томе шта је план комуникације и како треба да наставите са тим.
Шта је план комуникације?
Комуникацијски план, једноставно речено, омогућава ефикасну и ефективну комуникацију између вас као менаџера пројекта и различитих интересних група са којима ћете се бавити док сте на пројекту. Овај план биће потпуни водич који ће вас усмерити кроз сву комуникацију која ће се одвијати и којом учесталошћу.
Приликом успостављања комуникацијског плана, морат ћете преузети куповину од:
- Спонзор пројекта
- Управљање заинтересованих страна на пројекту
Елементи комуникационог плана
Да би се добар и успешан план комуникације могао успоставити, мораћете да преузмете следећа 4 елемента плана:
- Циљеви комуникације
- Начин и учесталост комуникације
- Врста заинтересованих страна (циљна публика)
- Кључни елементи који се користе у комуникацији
Израда плана комуникације
Овај задатак се може лако извршити под условом да имате све јасне и јасне стратегије комуникације. Једном када сазнате и схватите шта треба учинити, рећи и поступити, можете бити сигурни да ћете развити план комуникације који неће пропасти. Дати у следећој табели су идеалне и препоручене стратегије које треба предузети како бисте пажљиво израдили и направили добар план комуникације како бисте изградили позитиван однос са менаџментом ваших пројектних група.
| Фокус поени | Питања |
| Циљеви комуникације | Шта желите да постигнете својим планом комуникације за свој пројекат?
Да ли су ови циљеви усклађени са циљевима вашег пројекта? |
| Циљана публика | Коме требају ове врсте комуникације?
Шта је ту за њих? |
| Начин комуникације | Са чиме се задовољава ваша циљна публика као њихов начин комуникације? |
| Учесталост комуникације | Колико често желите да се ваше актере ажурирају? |
| Сврха комуникације са различитим типовима заинтересованих страна | Зашто желите да пренесете овај податак овом типу заинтересованих страна? |
| Кључни елементи у комуникацији | Шта их тачно треба да знају?
Шта ви као менаџер пројекта желите да им пренесете? |
| Мајстор комуникације | Ко би требао испоручити комуникацију коју сте планирали?
Који је члан тима довољно одговоран да упути такву комуникацију? Да ли различитим актерима требају различити комуникатори? |
| Извори информација | Који је ваш извор информација како бисте могли комуницирати?
Које податке и информације ћете користити? Шта је потребно за овај одређени податак за овог одређеног заинтересованог партнера? |
| Мерика успеха | Како знам да функционише мој план комуникације?
Шта то сматра успешним комуникацијским планом? Да ли треба да имам састанак о евалуацији плана комуникације? |
Препоручени чланци
Ово је водич за сталну комуникацијску линију између вас и управљања заинтересованим странама на пројекту може бити велики фактор за подстицање поверења у однос. Ово су следећа спољна веза која се односи на заинтересоване стране на пројекту.
- Невероватни водич о техникама управљања пројектима
- Ефикасно извештавање о управљању пројектима
- Топ 7 Важни алати за управљање пројектима отвореног кода