Увод
У овом чланку ћемо видети структуру плана за пројекат у односу на план за управљање пројектом Одувек смо знали и често се себи смејали да је разлика између пројектног плана и плана управљања пројектом управо у томе што долази део „менаџмента“. у постојање! Али, сводећи се на озбиљан посао онога што ми сасвим не схватамо јесте да се пројектни пројекат на много начина разликује од плана управљања пројектима и овај чланак ће вас провести кроз просипање пасуља у веома систематичном и корак по корак манир.
Добродошли у свет пројеката и управљања пројектима!
Планирање се увек сматра најважнијом фазом у животном циклусу пројекта и готово је претходник свега што се у пројекту догађа до његовог завршетка. Фазу планирања треба да схвате веома озбиљно руководство, менаџер пројекта и тим који је укључен у пројекат. Управо ова фаза доноси планове и ти планови су детаљни описи шта треба учинити и где, и који долазе у свим облицима и форматима, адресирајући различите потребе.
Зашто су пројекти потребни планови?
Без обзира да ли имате мали пројекат или неко велико предузеће, важно је знати да сваки пројекат не може тек тако да ради више људи који раде насумично колико посао траје. Важно је схватити да је за сваки пројекат потребан план. Али зашто тако?
План је готово као карта. Документ правца који може водити пројекат ка циљу којем треба да се усмери. План такође обезбеђује задржавање замаха када се план извршава. Упоредо са тим, план одржава статус и такође укључује задатке који ће пројекат довести до његовог успешног завршетка.
Са прекретницама и правилном расподјелом улога и одговорности, са плановима, план је здрав и врло добро осмишљен документ који покрива корак по корак поступак низа радњи за постизање наведеног циља. Када се планирање спроводи на систематски и прецизан начин, извршење је лакше. Без комплетног и свеобухватног плана, тешко је извршити извршење тако глатко као што бисте то захтевали. Дакле, ово ће вас коштати додатних напора и одложити ће и искористити више ресурса него што очекујете. Да бисте имплементирали план, неопходно је знати шта план може учинити за вас. Испод су наведене 4 тачке које ће бацати светлост на предности планирања и приступа свеобухватног плана.
1. Побољшање комуникације и одговора клијента
Обично означен као план комуникације, план може да вас одржава у сталном контакту са клијентима и побољшава и одржава односе са њима. На овај начин можете бити сигурни да се договори одвијају методички и на најбољи могући начин. Уз бољу комуникацију долази и прилика да правилно разумете потребе и жеље клијента. То ће побољшати планове који су изнети и извршење би било скоро беспрекорно.
2. Повећавање транспарентности сопственог рада
Ако постоји план, можете знати шта треба учинити и редослед корака који воде ка испуњењу одређеног задатка. На овај начин ће чак и ваш клијент знати како се одвија процес и у својој глави може обликовати јасну слику о томе шта раде чланови тима.
3. Постати организованији и ефикаснији
Јасан план је попут листе обавеза коју требате пратити и остати организирани. То ће удвостручити вашу продуктивност и дати ће вам жељене резултате. Организовани пројекат је сигурно успешан пројекат.
4. Усредсредите лажи на циљ пројекта
Са детаљима дођите до могућности залуталог и водећег према циљевима и циљевима пројекта. С одступањем, трошкови се повећавају и ресурси би требали радити прековремено. План вас може водити током и може вас ускладити са оним што желите да постигнете са минималним или никаквим одступањима. То ће омогућити да се пројекат никад не изгуби на времену и трошковима.
Пројектни план вс Инфографски план за управљање пројектима
Испод су горње поређења плана пројекта са планом управљања пројектом.
Оквирни приступи:
Планови могу да следе било који од следећа два приступа да би добили жељене резултате:
- Логички приступ
- Приступ развоју пројектног плана
Логички приступ:
Логички приступ ослања се на пројектног менаџера који ствара матрицу од 4 колоне и једнак број редова. Ови редови би имали развојни циљ, краткорочни циљ, резултате, као и инпуте који су потребни за добијање потребних резултата. Док би заглавље ступаца имало сажетке, провјерљиве показатеље, спољне факторе који доприносе плану пројекта и различита средства за верификацију.
Приступ развоју пројектног плана:
Овај приступ би укључивао припрему плана пројекта и плана управљања пројектом који ће обухватити различите фазе пројекта и које ће се различите активности спроводити у циљу постизања потребних резултата. Пројектни планови би укључивали основне потребе, као што су циљ пројекта, опис, анализа, потребни ресурси и друго.
Сада ћемо се позабавити приступом развоја овог пројектног плана у овом чланку. Погледаћемо шта се овај приступ развија, план пројекта и план управљања пројектом и шта раздваја ова два документа. Пратите више информација!
Шта је пројектни план?
Тијело знања за управљање пројектима дефинира план пројекта који ће бити…
„… Формални, одобрени документ који се користи како би се водио и извршење пројеката и контрола пројекта. Примарне намене пројектног плана су документовање претпоставки и одлука о планирању, олакшавање комуникације међу заинтересованим странама и документовање основног опсега, трошкова и распореда основних података. Пројектни план може бити сумиран или детаљан. "
Док ПРИНЦЕ2 дефинише план пројекта који треба бити:
„… Изјава о томе како и када треба постићи циљеве пројекта, показујући главне производе, прекретнице, активности и ресурсе потребне за пројекат.“
Сврха пројектног плана је да буде у стању тачно и тачно дефинисати прекретнице које ће тим на пројекту постићи како би се олакшао и остварио предвиђени опсег пројекта. Пројектни план било ког нивоа требао би бити у стању да одговори на четири основна питања која се постављају у вези с његовим пројектом. Они су следећи:
- Шта? - Који су жељени резултати / резултати за пројекат? Који рад треба да се уради да би се постигли ови резултати?
- Зашто? - Зашто се пројекат заузима? Шта покушава да реши?
- Ко? - Ко су чланови тима који раде на пројекту? Шта сваки члан ради док је на пројекту?
- Како? - Како ће пројект бити маневрисан? Које ће активности бити део пројекта? Да ли ће они водити пројекат ка успешном завршетку?
Примијетићете да пројектни план звучи и изгледа идентично пројектној повељи, али оно што га разликује од тог документа је његова сврха . Док повеља пројекта чврсто износи садржај на папиру, саставља се план како би извршење оживело.
Пројектни план би обухватио сваки детаљ који постоји о пројекту. Није ограничен само на аспект управљања пројектима или на циљеве клијената који испуњавају циљеве треће стране. Пројектни план наглашава тачан редослед свега што ће се догодити у пројекту. Подстиче детаљан приказ мапирања корак по корак прогресије у завршетку пројекта или, речима, постизања његовог циља и визије, која је наведена у повељу о пројекту. Детаљан приказ би укључивао цјеловит увид у извршавање сваког задатка за достизање прекретница, управљање појединачним подврсте и активности / догађаја, контролу ситуације и, што је најважније, квалитета процеса и њихових резултата.
Најчешће оглашен као план изградње, пројектни план обично обухвата следеће теме у догледном току његовог извршења:
- Управљање обимом
- Управљање квалитетом
- Управљање финансијама
- Управљање распоредом
- Управљање ресурсима
- План комуникације
- Управљање променама
Шта је план управљања пројектом?
План управљања пројектом, за разлику од плана пројекта, може се дефинисати на једином документу који пројектни тим користи да опише приступ управљању пројектом или системом управљања пројектима који се користи у реализацији пројектног плана. То би значило да ће за одређени пројекат сви улози за управљање пројектима у различитим фазама пројекта бити детаљно описани у овом документу, заснованом на пројектном плану, који је сачињен на основу пројектне повеље.
Многи стручњаци проналазе танку линију између ова два документа, а неки не проналазе линију и користе та два термина за планове наизменично. Из трећег издања ПМБОК-а, термин је због јасноће стандардизован у „План управљања пројектима“, али многе организације су се задржале да та два документа представљају као засебне целине, пратећи различите формате и служе различитим сврхама.
План управљања пројектом се такође може навести као логичан ентитет састављен од многих планова управљања за задатке и активности пројекта како би функционисали како је планирано. Ови планови управљања нису ограничени на 10 области знања наведене у ПМБОК-у. Овај план узима најбоље праксе које се могу применити за одређени сценарио и даје их за успешно извршење тог задатка. Ово осигурава кулминацију задатка на најбољи могући начин.
У зависности од обима пројекта, овај план се може сажети и поделити на појединачне планове или се може ставити на један документ ради сажетости.
Планови за управљање пројектима увек изгледају као одговор на питање „како“, а не „шта“ и „зашто“. Помоћу ове особине, планови управљања пројектима говоре тимовима о „како“ спровести и третирати одређени сценариј, користећи алат за управљање или приступ. Ово јача став менаџера пројекта и његовог / њеног тима, пружајући им осећај за смер и референцу.
Што се тиче тема које су обухваћене планом управљања пројектима, он се добро подудара са темама обухваћеним пројектним планом, укључујући управљање опсегом, управљање квалитетом, све до управљања набавкама. План управљања пројектима се узима и спроводи прије почетка извршења пројекта, осигуравајући да се све праксе узму у обзир и поштују најбоље праксе управљања пројектом.
Можете замислити план управљања пројектом као неку врсту смерница која ће вам помоћи да спроведете план који је пред вама, како бисте постигли обим и циљ пројекта.
Кључне разлике између плана пројекта и плана управљања пројектом
Сада пошто смо дефинисали и разумели два термина и различите, а опет сличне планове за пројекат, уђимо у учење о њима по њиховим великим разликама које су их раздвојиле. Разликовање плана пројекта и плана управљања пројектом.
| Пројектни план | План управљања пројектима |
| План погледа вишег нивоа | План доњег нивоа |
| Детаљан план о почетку пројекта до краја | Високо-детаљан план о томе како започети пројекат и пратити сваки његов потез до његовог краја |
| Овај план обрађује и бави се главним питањем: шта | Овај план се бави и бави се главним питањем: како |
| Визионарски документ који планира пројекат у корацима ка визији или циљу | Документ о извршењу који приказује активности на пројекту и алате и технике који ће се користити за постизање визије / циља који је наведен у плану пројекта |
| Даје менаџеру пројекта визију каквих ће корака и фаза бити пројекат | Даје менаџеру пројекта дефинитивни план и развија систем за извршење визије пројектног плана |
Са гледишта ПМП испита, морат ћете замаглити линије између плана управљања пројектом и пројектног плана и прескочити траку два документа која су иста. ПМБОК треће издање не гледа на њих као на одвојене документе, већ их обједињује под називом "План управљања пројектима" како је наведено у овом чланку. Написао сам овај блог из перспективе да је то добро читање и добар извор знања за појединце који су или ће наићи на ове изразе који се користе одвојено и сасвим самостално у њиховим организацијама.
Закључак
Пројектни план и план управљања пројектима су битни документи који се користе у животном циклусу пројекта и осигуравају вам неометано функционисање вашег пројекта у сваком тренутку. Ако будете у могућности да имате потпуну контролу над својим пројектом, значило би да је ваше планирање урађено уз искрену посвећеност и темељну организацију. Када на задовољавајући начин извршите планирање, чини 80% посла, што је сигуран добитак за вас као менаџера пројеката.