Ефикасна комуникација - Комуникација у ИТ пројектима чини средишњи мост између идеја и његових имплементација. Али, комуникација се ускоро може претворити у погрешну комуникацију у неколико секунди. Чини се да је ефикасна комуникација потреба сата за руководиоца ИТ пројеката који желе да то исправе кад је у питању како, када, зашто и где комуникација. Напредак пројекта дефинитивно зависи од начина на који се пројектна комуникација одвија, јер само путем комуникације можете пренијети информације са једне тачке на другу.
Извор слике: пикабаи.цом
Много тога се може рећи о способности руководиоца ИТ пројеката да води, управља и успешно координира целокупну руту пројекта кроз опремљен комуникациони план или стратегију. Управо ова комуникација може очигледно направити или прекинути овај пројекат или измерити његову ефикасност у обиму пословања. За пројекат који се обраћа различитим људима из различитог порекла, који поседују различите скупове вештина, што су глаткији комуникациони план, то је бољи пројекат и његов успех. Замислите то као лепак или лепак који држи различите аспекте фаза пројекта заједно; више личи на закладу него на препреке у комуникацији.
Комуникацијом треба руковати на одговарајући начин да би се добио максималан потенцијал дефинисаног пројектног плана. Јесте ли икада чули за разлике међу заинтересованим странама које су довеле до озбиљних препирки и распуштања пројеката? Већина ових случајева и сценарија настаје при чему је главни кривац погрешно комуницирање. Ово је нешто што не бисте желели свом тиму и пројекту као менаџер пројеката.
Са глобализацијом, постоје пројекти који се шире у иностранство и за њих је потребан снажан механизам и план за сву њихову комуникацију, који мора бити тако брз и моћан да између њих нема празнина. Дакле, ево прилога за све који желе да постигну успех и као успешан комуникатор на фронту управљања пројектима.
Да, потребна нам је ефикасна комуникација у оквиру ИТ пројеката!
Увек постоји тај један задатак који зауставља целокупан процес вашег пројекта и треба вам да нађете времена и простора да бисте пројекат вратили на прави пут. Али, ако се о овом конкретном сценарију не размишља раније или ако се размишља о њему, а не се спомиње другим актерима како се носити са тим, он сигурно ствара још један пропуст.
Замислите пројекат као кућу која се гради помоћу играћих карата. Један погрешан потез или постављање и цигле се руше. Имајте чврст темељ и то није стрмо брдо од вашег неуспеха. А овај темељ је, очигледно, комуникација.
Извор слике: пикабаи.цом
Путем комуникације ваше планирање је боље, ваш захтев је бољи, ваша имплементација је боља и ваш пројекат неометано напредује.
Чини се да је комуникација један од најцењених фактора управљања пројектима и планирања, а често је изостављена да се разматра у последњој фази. То нагомилава посао и нагло! Из вашег напорног рада и отпорности не могу добити апсолутно никаквих резултата. То је нешто чиме сам се бавио и говорим из личног искуства.
Схватио сам важност плана ефикасних комуникацијских вештина од самог почетка пројекта па до његовог завршетка.
Предности ефикасне комуникације
Ефикасне комуникацијске вештине могу уштедети вама и вашем послу време, новац и труд уложен у пројекат који предузмете.
Троугао за управљање пројектима
Ова три аспекта троугла управљања пројектима су ограничења која одређују успех пројекта. Све ово је суштинско и потребно их је правилно уравнотежити. Свако ограничење када се помакне дужно је да утиче и утиче на друга два фактора.
Извор слике: пикабаи.цом
Када се обим повећа, повећава се и време и трошкови за пројекат. Ако је време сажето и кратко, то ограничава обим пројекта, али повећава трошкове. И, на крају, ако је буџет низак, трошак се опушта и обим се смањује.
С тим да се ове промене стално дешавају у свакој фази пројекта, ефикасна комуникација може бити тачкица која се придружи ограничењима заједно како би се постигао жељени баланс.
Праћење позорница
Ви сте тај који води пројекат с предње стране, али не можете сасвим схватити шта се догађа с вашим пројектом, јер су описи наведени у систему праћења проблема једноставно погрешни и нејасно вам је да доносите одлуке. Звучи познато?
Ево где ефикасна пословна комуникација долази да бисте уштедјели дан и помогли вам да пазите на то шта треба учинити.
Ваш е-маил би требао честитати вашем тиму на постизању важне прекретнице, али звучи као да ваша пошта није битна због линије предмета која се приказује у примљеној пошти. Немате камо отићи него се окренути ефикасној комуникацији.
Начини за олакшавање ефикасне комуникације
- Е-маил
- Алати и системи
- Састанци
Ова листа није сложена, али они представљају суштину ефективних савета за комуникацију - једноставност.
Е-пошта - ово је основно средство интерне и екстерне комуникације. Од зоре Интернета, е-маилови су се непрестано ширили и развијали се како би остали вјерни ефикасном комуникацијском биту било које трансакције.
Извор слике: пикабаи.цом
Али, уз сву помпу и параду, многи још увек нису свесни како основна употреба е-поште може резултирати напретком ваших ИТ пројеката. Прва тема о којој се разговарало док се бавите ИТ пројектима, ваш наслов треба бити:
- Сажето и јасно
- Укратко
- Могуће је пренијети сврху поште
- Могуће је идентификовати пројекат
Редак предмета је попут ваше корисничке фразе и може одредити да ли ће ваш тим сачувати те минуте читања садржаја поште или не.
Следећи на реду су примаоци. Поље То, Цц, Бцц треба да садржи личне карте које припадају правим људима и не би требало да иду на списак поштанских адреса ако се не односи на све који су на тој листи.
Извор слике: пикабаи.цом
И на крају, осигурајте да добијете све на маил: трансакције и састанке, дискусије и записнике. То треба да буде званично и да се маилови обликују као службени облик комуникације.
Алати и системи - Користили смо их за модерно праћење задатака на пројекту, подсетнике, сарадњу, дељење и све различите облике комуникације. Пословне апликације данас добијају велики замах и њена интеграција са клијентима е-поште је олакшала ствари свим менаџерима пројеката и члановима пројектног тима. Али као менаџери пројеката потребно је да користите ове уређаје ефикасних комуникацијских алата како бисте ефикасније маневрисали кроз свој пројекат.
Пројектни менаџери који се баве ИТ пројектима утапају се у проблемима који се непрактично хватају, што доводи до одлагања или уопште не преносе очекивања. Иако имате своје е-маилове у стању да вас редовно ажурирају или вам помажу да пратите текуће активности вашег пројекта, у случајевима већих пројеката то једноставно не изгледа изводљиво. У таквим временима, за менаџера пројеката је важно да инвестира у боље алате за управљање пројектима који повезују и пружају везу између различитих спољних и унутрашњих заинтересованих страна укључених у ваш пројекат.
Извор слике: пикабаи.цом
При коришћењу таквих система мораћете имати на уму следеће аспекте:
- Наслов - Уверите се да тај наслов све има. Наслов треба бити што описнији било коме у границама пројекта.
- Категорија - Означите и наведите категорије за своје задатке које треба предузети. Поставите приоритете и саопштите на које задатке треба гледати пажљивије него на друге.
- Проблеми - Водите рачуна да их ефикасно пратите како ваш пројекат не би блокирао следећи задатак редом и осигурајте да довољно комуницирате путем система да ће одређени задатак бити блокиран да би уступио место другом хитнијем задатку.
- Опис - будите што је могуће описнији у категорији свог описа. Користите везе и слике и графиконе да брзо пренесете идеју или поруку.
- Коментари - Обавезно коментирајте сва дешавања како би их сви у тој категорији били свесни. У коментарима би требало да буде детаљно приказана вербална комуникација или телефонски разговор на начин "како смо разговарали …".
Састанци - Ова окупљања интелектуалаца да би се „расправљало“ и „решавало“ питања имају помало лошег укуса, јер би укључивала дуготрајно затварање у соби за састанке и, чега се неки крајње плаше, нема резултата на крају свега. Такви састанци се сусрећу и превладавају због чињенице да ефективна комуникација на радном месту није пружена.
Узмимо за пример састанке о ажурирању статуса. На овим састанцима је мноштво људи који разговарају и дијеле своје дијелове окончаних и нерешених задатака, редом за редом, док остали обично или само чекају свој ред или им је потпуно досадно. То би значило да људи заправо троше пуно времена на непотребним састанцима и не искоришћавајући у потпуности време које им је дано, што резултира губитком ресурса.
Да би се супротставили томе, гурмани за управљање пројектима су осмислили скуп различитих састанака, који на неки начин спроводе исту сврху састанка, а да не воде ништа за губљење (време, новац или напор). Погледајмо следеће:
СЦРУМ - У агилном оквиру, пројекти су подељени у делове и сваки део добија спринт за извршење, који је обично у трајању од недељу или две. За то време, није довољно ефикасно да седнете на дуги састанак да бисте добили ажурирања. Дакле, СЦРУМ, 10-минутни станд-уп састанак који ће се одржати са СцрумМастер-ом који води сваког члана тима да разради:
- Који су задаци завршени јуче?
- Шта је планирано за данас?
- Наишли су на проблеме
Извор слике: пикабаи.цом
СцрумМастер ће тада водитељу пројекта пренети свеобухватна ажурирања и статус пројекта. Ово је ефикасан и мршав приступ према свим кориштеним процесима.
Упознаје се један на један - Овај облик састанка искористио би вријеме вође тима, али би ипак био ефикасан. Оне-он-оне су ефикасне из следећих разлога:
- Редовно заказани у одређено време
- Стандардно трајање од 30 минута
- 10 минута да вас обавештавају о напретку пројекта
- 10 минута за ваша ажурирања о њима и њиховом раду
- 10 минута за развојни план и ствари о којима ће се разговарати на наредном састанку
Извор слике: пикабаи.цом
- Фокусирајте се на рад и рад чланова тима
- Ријешите се пропуста у понашању
- Редовно праћење развојних планова
- Изводи се приватно
Комуникација 101
Ево неколико тачака које се морате сјетити онога што смо вам пренијели:
- Нека ваша комуникација буде кратка и концизна јер у ИТ пројектима имамо посла са појединцима који су укључени у креативни рад за који је потребно пуно времена. На пример, кодирање и дизајнирање.
- Потребна је јасност у наменској и предметној линији.
- Свака минута је важна и треба је ефикасно искористити.
- КИСС - Нека буде једноставно, блесаво.
- Придржавајте се заједничког речника и избегавајте употребу дугих и заморних речи.
- Све то чувајте на е-маилу. Вербалне или расправљене теме.
- Употреба графикона и слика представљају добре визуелне комуникаторе.
- Организујте прецизне састанке. Имајте фиксни дневни ред и записнике састанка који се морају послати на састанке.
- Употријебите табелу да бисте означили најаве и задатке јер е-маилови могу проћи незапажено.
- Укључите само људе који су потребни у ваше маилове и састанке. Нећете желети да губите друго време.
- Јасно прочитајте обавештења или маилове који вам долазе да бисте их разумели.
- Користите системе за управљање пројектима који су усмерени на тим и промовишу сарадњу.
- Држите контролу над својим пројектом и будите сигурни да знате све што се догађа.
- Одлуке треба доносити јасно и са тачним и тачним подацима.
- Слушајте чланове свог тима.
Ширење речи
Комуникација је онај кључни елемент који мора бити у основи читавог животног циклуса пројекта. Са сваком променом, фиксни и темељни план комуникације на почетку пројекта може помоћи ИТ менаџерима да пронађу најбоље у својим члановима тима, испразне недостатке и отпад и неометано напредују до краја.
Чланови вашег тима морају знати да улажете толико времена и труда да осигурате да је координација сјајна и да се они никада не могу изгубити у мору речи. Пројектни менаџери, узмите овај изазов као прилику и видећете како само поправљање комуникације може донети велику вредност пројекту и његовим поступцима.
Допада ми се? Мрзи то? Јавите нам шта сте научили кроз овај блог и шта имате на уму да смо изгледа промашили. Ширите учење!
Препоручени чланци
План пројекта или план управљања пројектом