Предлог пројекта у односу на повељу пројекта - Надам се да ћу у овом чланку обрадити документациони оквир за пројекат и колико је важно знати разлику између многих докумената који потичу из и из пројекта, међу члановима тима или заинтересованим странама.

Као што наслов каже, овај чланак има за циљ уклањање таме даље од појединачних докумената, Повеље пројекта и Предлога пројекта. Иако врло слична, ова два кључна документа имају веома различита стајалишта у оквиру неког пројекта, а његови поступци и њихове сврхе такође су различити.

Улазимо у свет феноменалног управљања пројектима и креирајмо систематске процедуре како бисмо осигурали несметано функционисање према остварењу пословних циљева и циљева.

Предлог пројекта вс Инфограпхицс Повеље о пројекту

Документи за пројекте

Добро документовани пројекат је пројекат који је систематски вођен и усмерен у правцу у којем је требао да се креће, са циљем да се постигну циљеви и циљеви компаније.

Ако постоје документације, које су посебно дизајниране за пројекат, највишем руководству постаје врло лако да маневрира кроз пројекат и прецизно проверава и упоређује поступак.

У сврху овог управљања задацима, па чак и за праћење пројекта, након што се промена спроведе, корисни су документи који ће их моћи претворити у смернице или студије случаја. У суштини постоји 9 важних докумената који се требају користити у пројекту. Они су следећи:

  1. Предлог пројекта - Почетак пројекта је предлог пројекта, који је свеобухватан и уверљив, детаљи унутар овог документа оправдавају улагања која су потребна да би се започело са пројектом.
  2. Повеља о пројекту - Овај мандат претвара идеју у стварни рад руководиоца пројекта.
  3. План управљања пројектима - Ово обухвата све потребне детаље о целом пројекту, олакшавајући менаџеру пројекта да прегледа стадијуме и планове.
  4. Дневник акција - Ово је попут листе обавеза за све чланове тима за различите задатке у одређене дане.
  5. Регистар ризика - Слично евиденцији активности, ово је бројач ризика који укључује све ризике којима је пројекат изложен.
  6. Извештаји о статусу - Ово је збирка извештаја која вам тачно говори где се пројекат налази у тренутном тренутку и колико их је још остало за постизање циља пројекта.
  7. Буџет - Документ са бројевима који садржи све рачуне буџета с планом за пројекат. С финансијске стране, овај документ садржи све важне бројке.
  8. Преглед научених лекција - Лекције научене током времена пројекта могу се овде навести тако да се те лекције могу спровести у даљим фазама пројекта или другим пројектима у организацији.

Намјена документа за пројекте

Увек мрзимо да документујемо све што радимо, јер је управо толико текста написано и покривено и прочитано. То нас чини незгодним да предузимамо и управљамо пројектима који нам долазе на пут.

Са толико текста и анализа, графикона и графикона који врше рунде, одржавање докумената је решило то питање и постаје једноставно за менаџере пројеката да задрже способност тражења пројекта.

Искусни руководиоци пројеката осигуравају да њихови пројекти имају стандардне предлошке за чување докумената. Успешни предлошци пројеката могу се повремено поново користити на основу пројекта у пројекат.

Помоћу образаца, менаџери се могу врло добро концентрисати на своју основну одговорност управљања целокупним пројектом, а не да се препуштају папирологији и тешким прикупљању података и сегрегацији.

У свакој од следећих фаза можете пронаћи документацију као главни део пројекта који иде руку под руку са комуникацијским елементом пројекта:

  1. Иницијација - извештај о изводљивости, предлог пројекта, повеља о пројекту
  2. Планирање - спецификација захтева, пројектни документ, план управљања пројектом
  3. Извршење - дневник акција, дневник издавања, извештаји о статусу
  4. Контрола - тест документ, управљање променама
  5. Затварање - технички документ, функционални документ, преглед научених лекција, документ примопредаје

Са свим основама јасним и сврхом документације пред собом, сада можете ући у детаље који нам говоре шта је тачно повеља о пројекту и предлог пројекта и шта их раздваја.

Шта је Повеља о пројекту?

Повеља о пројекту, позната као документ о дефиницији пројекта или референца за документ власти, изјава је која јасно наводи опсег, циљеве, циљеве и тимове који су укључени у пројекат.

Док садржи циљеве пројекта, повеља о пројекту пружа следеће главне функције:

  • Прелиминарно разграничење улога и одговорности које сваки појединац има током поступака на пројекту
  • Идентификација примарних актера или власника пројеката и спонзора пројеката
  • Навођење дужности и улоге преузетих од стране пројектног менаџера

Повеља о пројекту углавном је кратак документ који се користи у сврху референцирања дужности које требају бити означене за различите улоге у областима пројекта. Они су изводи детаљних докумената, као што је предлог пројекта. Уредно се сматра стандардном најбољом праксом у индустрији.

Осим разграничења улога и одговорности појединог пројекта, повеља о пројекту је референтни документ за следеће сврхе:

  • Сврха или разлози за предузимање пројекта
  • Проблем који треба да буде решен
  • Циљеви које пројекат има за циљ да постигне
  • Ограничења пројекта
  • Начини и средства за постизање решења
  • Идентитети тима и заинтересованих страна у пројекту
  • Предмети који су обухваћени и ван обима
  • Процена ризика за пројекат
  • Предности које ће пројекат донети
  • Преглед буџета на високом нивоу

Ове сврхе су детаљне компоненте пројектне повеље и могу имати све или неколико ових елемената. Повеља о пројекту остаје главни и главни фокус током животног циклуса пројекта и улаже одређени ниво полуге и моћи менаџеру пројекта, који је власник овог документа.

Повеља пројекта се ријетко мијења и треба је прегледавати у честим интервалима од стране руководиоца пројекта како би се утврдило да ли се слиједи циљ и постоји ли тренутно одступање од плана.

Повеља о пројекту израђује се након што је приједлог пројекта одобрен и непосредно прије дефинирања обима пројекта. Слиједи природни редослијед одобрења и хијерархија за одобравање буџета.

Ефикасна повеља пројекта је она која се уклапа на једну страницу величине А3, ради изводљивости и лаког разумевања и следљивости. Друге пројектне повеље могу се саставити и на документима за обраду текста.

Дакле, ако требате знати како би пројект изгледао с високог нивоа или из зрака, можете погледати пројектну повељу.

Шта је предлог пројекта?

Технички предлог или предлог пројекта је врло убедљив документ који има за циљ да убеди групу заинтересованих страна, врхунско руководство и инвеститоре у вероватноћу да ће пројекат решити дано питање.

Ово је опет једноставан, али детаљан документ који у себи има следеће циљеве:

  • Идентификује посао који треба да се изврши
  • Објашњава узрок пројекта и шта има за циљ да се реши
  • Уверава и уверава читаоце да је тим спреман и спреман за пројекат и да су у стању да га доведу до његовог успешног завршетка
  • Објашњава план управљања и колико је софистициран
  • Обезбеђује панел расположивости ресурса који се користе за завршетак пројекта у оквиру датог буџета и предвиђеног времена

Савет бр. 1 : Да бисте све ово урадили и могли да ставите своје стајалиште испред панела, неопходно је обезбедити да предлог добије оцену 10 на 10 у погледу његовог изгледа.

Професионалци у панелу морају бити укључени у веровање у потребу пројекта и потребан им је довољно добар разлог да свој новац уложе у њега. Професионални тон треба одржавати у сваком тренутку и документ мора бити лако доступан.

Савет бр. 2 : Поред изгледа, други најважнији елемент предлога пројекта је његова идеја. Снажан предлог је систематски детаљан и има јасан план деловања који ће пројекат надгледати.

Што је ваш предлог технички звучији, то је бољи за организацију. Израда резервних копија података и садржаја с чињеницама и подацима може вам помоћи да побољшате свој предлог.

Пројекат треба ускладити са циљевима које је поставила организација да би се у потпуности удовољило њеним потребама. Решавање проблема ван борбе из правца у којем компанија води, може бити потпуно бесмислено.

Шта треба да укључите у Предлог пројекта

За разлику од повеље пројекта, која је екстракт углавном пројектног предлога или изјаве о раду, предлог пројекта је веома детаљан документ, који не оставља вербоситет. Формат се обично састоји од изгледа и типографије, што подразумева.

Изглед из једне перспективе мора да укључује употребу графичких илустрација. То могу бити било који од следећих елемената:

  • Графови
  • Графикони
  • Фотографије
  • Цртежи
  • Дијаграми

Те су илустрације заправо чињенице и бројке сакупљене на много сложенији и лакше разумљив начин. Опис сваке илустрације треба бити у основи и садржавати важне нијансе које слика приказује. То ће олакшати читање и требало би подстаћи панел да верује да је пројекат на крају крајева, врло добро осмишљен.

Употреба табела такође може повећати читљивост и јасноћу у тексту и усмјерити читатеља на брзо доношење информисане и јасне одлуке.

Типографија би укључивала редовне наслове и требало би да одржава добар проток садржаја. Погрешан садржај неће служити сврси пројекта и може довести до тога да се предлог пројекта одбаци или преобликује.

Разлика између повеље пројекта и предлога пројекта (300)

Једном када се предлог пројекта санкционише и одобри, речено је да је пројекат службени и може се започети одмах, или како је прописано у предлогу. Тада се организује пројектни менаџер и израђује Повеља пројекта.

Следећа табела садржи улоге повеље пројекта у односу на предлог пројекта. Имајте на уму да овај списак није исцрпан и да може имати много више својстава која су наведена из горе наведених објашњења:

Тачке за памћење

  • Документација је кључни аспект било којег пројекта, било техничког или било којег другог сектора, и треба га се придржавати у сврху администрације и статуса пројекта.
  • Свака фаза или фаза пројекта се спроводи најмање у једном документу.
  • Ефикасни и искусни руководиоци држе шаблоне са којима се могу користити у различитим пројектима. Предлошци успешног пројекта могу се користити у тренутном пројекту за повећање ефикасности и поверења у процесе.
  • Заправо постоји 9 основних пројектних докумената који морају бити део пројекта ради његовог несметаног функционисања и следљивости.
  • Вербосити би требао бити ограничен у пројектним документима, јер би се они требали усмјерити и већином користити у сврху ажурирања или биљежења догађаја и резултата.
  • Повеља пројекта и приједлог пројекта различити су документи који се користе у животном циклусу пројекта и морају бити дио пројекта. Они спадају у категорију главних докумената.
  • Повеља о пројекту не може бити санкционисана пре него што одобрење за пројекат стигне.
  • Буџетирање треба да буде део оба документа јер је то главни покретачки фактор идеје предузећа ка пројекту.

Надам се да сте сада сви спремни и да трчите са својим знањем о документима и, посебно, коришћењем повеље и предлога пројекта. Наставите да пазите кроз овај простор да бисте добили више пажњи на тему управљања пројектима и продуктивности.

Препоручени чланци

  1. Сазнајте узбудљиве бесплатне Екцел функције - графиконе и графиконе
  2. Питања за разговор о управљању пројектима
  3. Технике управљања пројектима