Увод у управљање заказивањем пројеката
Управљање заказивањем пројеката, које се обично користи у управљању пројектима, дефинише се као заказивање читавог пројекта, укључујући и минутне компоненте, од датума почетка до датума завршетка. Ова методологија укључује заказивање листе активности, прекретница и резултата пројекта. То је систематска пројекција временске линије састављене од дана када се пројекат конципира до дана завршетка пројекта и свега између тога.
Распоред пројекта може се креирати само ако постоји јасна визија пројекта. Распоред се може скриптирати када се пројекат може интегрисати у замршену функционалну структуру различитих малих резултата.
Који је циљ распореда пројеката?
Циљ било којег пројектног распореда је усмеравање запослених на системски и организован начин кроз ефикасно планирање које оптимизира расположиво време. Распоред обезбеђује да се запослени придржавају предложене временске линије, минимизирајући одлагања.
Заказивање пројекта је део сваког планирања пројекта. Експлицитни распоред пројеката помаже усмеравању запослених кроз животни циклус пројекта, чиме се обезбеђује да запослени не буду девијатирани или журни.
Кратак опис планирања пројеката
Пројекат садржи пет главних компоненти, при чему је распоред пројекта суштински део друге компоненте.
- Идеја: Ова прва компонента концептуализира пројекат и увиђа како се он глатко може употпунити датим ресурсима.
- Уоквиривање плана пројекта: Ова компонента дефинише и правилно планира читав пројекат. Пројектно планирање укључује попис и израчунавање буџета, израду распореда и пописивање потребних ресурса.
- Покретање пројекта: Пројекат се изводи у овом кораку, односно запослени почињу да раде на додељеним задацима.
- Учинак пројекта: Ово је фаза у којој се напредак пројекта упоређује са очекивањима која су постављена.
- Затварање: Ова једноставна компонента запечаћује реализацију пројекта, након чега многе организације имају тенденцију да процењују успехе и неуспехе пројекта на будућим пројектима.
Који су кораци укључени у израду распореда пројекта?
1. Разумети и нацртати изглед пројекта
Као што је раније споменуто, пројекат мора имати опсег за креирање распореда пројеката. То укључује очекивања пројекта, предложене резултате и потребне услове за завршетак пројекта. Такође, обим описује потребне ресурсе као и ограничења трошкова и времена. Дакле, овај корак се спроводи са заинтересованим странама. Истовремено, важно је сачинити пројекат у функционалну структуру, истичући све важне задатке и резултате. (Напомена: Структура рашчламбе садржи задатке, искључујући датуме).
2. Пројекат је организован
Једном када су изглед и радна структура са интегрисаним компонентама скицирани могуће је укључити све задатке пројекта. Након прецизирања сваког задатка, од кључне је важности да се они организују на основу приоритета, заједно са процењеним временом потребним за извршавање сваког задатка. Једнако је својствено мапирање потребних ресурса.
3. Зависности мапе
То иде руку под руку са организацијом активности на пројекту. Овај корак даје јасност у односу између сваке активности. Стога је лако идентификовати активност која претходи активности и активност која надима активност. Зависност се може класификовати као:
- Завршетак за почетак: где је од кључне важности да се један задатак заврши пре преласка на следећи
- Старт-то-старт: где је кључно започети задатак пре него што започнете други
- Завршна до краја: где је важно завршити задатак пре него што довршите други
- Почетак до краја: где је најважније започети задатак пре него што завршите други
4. Нацрт Средишњег пута
Правовремено извршавање задатка постаје императив када је временски интервал између датума доспећа и датума почетка следеће активности једнак нули. Укратко, одлагање ове активности ће одложити цео пројекат. Стога је издвојен низ виталних задатака како би се избегло укупно кашњење. Ова контура може дефинирати временско раздобље довршетка пројекта.
5. Означите важне прекретнице пројекта
Главни кораци помажу у праћењу пројекта у одређеним интервалима. Ово помаже запосленима да се придржавају тока пројекта. Из перспективе орлова показује да ли је пројекат добро у заданом року.
Ове контролне тачке су две врсте - спољне и унутрашње. Спољне прекретнице намењене су спонзорима, заинтересованим странама, клијентима итд .; открива где је пројекат стигао. Интерни прекретници су постављени за запослене који директно раде на пројекту; оно води запослене у праћењу напретка пројекта.
6. Одређивање људских ресурса
Пројектни распоред остаје непотпун без расподјеле дужности запосленима. Правило је да се 3/4 њиховог времена додијели примарном задатку, а преостали дио за било које секундарне задатке попут помоћних или административних послова.
7. Доделите датум почетка и датум завршетка
Након разумевања трајања које је потребно за сваки задатак, постављања главних тачака и процене укупног времена потребног за завршетак пројекта, могу се навести датуми почетка и завршетка. Очекивани датум почетка поставља се на основу квалификованих људских ресурса. Предвиђени крајњи датум може се променити због одмора запослених, државних празника и других неочекиваних фактора.
Које су заједничке технике за заказивање пројекта?
Мало је популарних метода за које се већина ПМО-а одлучи приликом израде распореда пројеката, наиме листа задатака, графикон ганта, календари, интегрисани временски листови итд. Већина веб локација нуди бесплатни мрежни софтвер попут „2-плана“ који има интерактивни Гантт Табела која помаже у управљању различитим компонентама заказивања, као што су доступност запослених, временски табели или распоређивање задатка.
Ево кратке идеје о:
Листа задатака
Ова метода документује списак задатака за сваког запосленог у пројекту, било у програму за обраду текста или прорачунској табели. Ова једноставна метода је идеална за сваки мали пројекат. Неколико њих, попут Зохо-а, могу да сарађују са веб локацијама, попут Гоогле+, како би се запосленима помогло у ажурирању статуса пројекта директно у документу. Недостатак је, међутим, то што је стално потребно ручно ажурирање ради праћења напретка пројекта.
Гантт Цхарт
Гантт Цхарт је графикон редоследа активности у односу на време. Свака трака означава задатак са датумом почетка и завршетка, представљајући тако време потребно за завршетак. Такође указује на преклапање активности, зависности између задатака и почетка, као и датум рока целог пројекта. Овај алат има велику предност код већине руководилаца организација због визуелизације која помаже да се боље прати пројекат. Ганттова карта је ефикасан алат за извештавање о ажурирањима статуса и процену времена потребног за завршетак пројекта.
Календари
Календари се могу дуплицирати у много датотека са јединственим именом за сваку. Дакле, омогућавајући могућност креирања календара за сваки пројекат који би регистровао сваки задатак. На овај начин је доступна временска линија за цео пројекат. Календаре се може делити унутар запослених. Недостаци календара су немогућност додељивања задатка сваком запосленом и недостатак репрезентације зависности од задатака.
Како се процењује распоред пројекта?
Распоред пројекта је апсолутног квалитета ако -
- Ажурира се свакодневно или недељно
- Вриједност процјене по завршетку одговара основној вриједности
- Ако се рад равномерно распоређује међу запосленима, осигуравајући несметан завршетак
Распоред пројеката је изузетно користан за софтверску компанију, грађевинску компанију, организацију управљања догађајима, школске догађаје итд. Већина људи је усвојила ову технику у свом свакодневном животу. Ово је метода организације која је развијена да олакша живот, јер омогућава ефикасно искоришћавање времена. Укратко, највише користимо с малом у руци.
Препоручени чланци
Ово је водич за управљање заказивањем пројеката. Овде смо разговарали о корацима и уобичајеним техникама за заказивање Пројекта. Такође можете погледати следеће чланке да бисте сазнали више -
- Технике заказивања пројеката
- Пример заказивања пројекта
- Одговорности руководиоца пројекта
- Примавера Пројецт Манагемент