Пројектна документација
Пројектна документација није само једноставна ствар, већ се може сматрати важном вештином постављеном у данашњем добу. Од колеџа до професионалаца који раде на пројектима у суштинском дијелу свакодневне радне рутине, стога постаје од пресудне важности разумјети како документовати, чувати и чувати нечији пројекат ради потврђивања и будуће референце. Управо са школског нивоа, ако се појединци сматрају овом једноставном, али ефикасном вештином пројектне документације и управљања, то може да дода пуно ефикасности и продуктивности у њиховом професионалном раду.
Из макро перспективе, пројектна документација је саставни дио управљања пројектима. Могу бити различите врсте пројеката у различитим токовима на којима појединци раде, докуменатација може бити од велике користи и вредности за менаџера пројеката, јер:
- Може да види да ли су сви захтеви пројекта испуњени, ако не, шта онда треба учинити.
- У случају проблема, може га пронаћи до извора проблема и радити на пружању одређених решења.
- Може да појединац буде одговоран за посао који је обавио, руководилац пројекта може да га пронађе до аналитичара који је радио на пројекту у смислу посла који је аналитичар обавио и када је обављен.
- То пружа и служи као доказ да је наведени пројекат заиста разрађен.
- У случају сукоба и спорова, документа која се односе на пројекат могу се поново потражити и могу се користити за доделу власништва над пројектом његовом законитом власнику.
- Једноставним проласком менаџера докумената можете сазнати статус пројекта и предвиђено је вријеме до његовог завршетка.
- И на крају, важно је да је пројекат уредјен правилно, лако читљив и адекватан.
У идеалном случају руководиоци пројеката следе стандардизоване предлоге који су у прошлости коришћени за документацију; ови предлошци су успешни пројекти које је фирма спровела у прошлости. Пројектни планови, пословни случајеви, статус пројекта и захтеви често се поново користе за прошле пројекте који су били успешни јер помаже менаџеру пројеката да се усредсреди на њихову компетенцију, ефикасност и продуктивност и смањује вишак папира који постају тешки за праћење и управљање .
Испод је кратак снимак кључних фаза у животном циклусу пројекта и како свака фаза ствара битне пројектне документе који се могу користити за верификацију, будуће референце и верификацију. 
- Извештај о изводљивости - Пре него што се пројекат спроведе, подвргнут је многим тестовима у смислу да ли је изводљиво да се изврши овај пројекат и одведе у фазу спровођења. Изводи се истраживање тренутних тржишних трендова и културе заједно са трошковима и користима повезаним са пројектом.
- Повеља о пројекту - Садржи преглед пројекта, наводи кључне компоненте и циљеве пројекта и служи као мјерило. То помаже менаџеру да сваки пут слиједи кључне циљеве.
- Спецификација захтева - помиње све захтеве потребне за извршавање пројекта, радну снагу, финансијска средства, технолошке ресурсе, сировине, посебне скупове вештина, дозволе, правила и прописе, одобрења у различитим фазама пројекта.
- Пројектни документ - Поставља дизајнерску структуру пројекта, начињен је на начин који вањски човек лако разуме када прегледа пројекат. Излаже архитектуру пројекта.
- План рада / процена - утврђује временски оквир за различите компоненте пројекта, поменуте компоненте морају да се заврше у наведеним роковима. Стварни напредак је увек у поређењу са тим временским роковима.
- Матрица сљедивости - Помаже проналажењу одговорности аналитичару који ради на одређеним компонентама пројекта и коме се обратити у случају проблема.
- Трагач о издањима - одржава листу свих проблема, такође чува издања и њихова решења која су се појавила у прошлости, тако да је у случају да поново дође до решења, лако доступно
- Документ за управљање променама - обухвата стварни напредак и све промене извршене у пројекту
- Тест Доцумент - У њему се чувају сви спроведени тестови и њихови одговори.
- Технички документ - Представља све техничке захтеве у погледу технологије, дизајна и спецификација.
- Функционални документ - фокусиран је на начин обављања различитих функција и смерница које треба следити док их извршавате.
- Кориснички приручник - Преглед свих процеса, правила и прописа. Као и стандардни оперативни поступак.
- План транзиције / уврштења - помиње како ће се пројекат превести од цртежа до извршења. Обухвата све кораке како имплементирати пројекат.
- Затварање / затварање пројекта - Пројект је завршен и документи се спремају за будућу употребу.
Горе наведене тачке биле су кључна подручја и извори пројектне документације у различитим фазама животног циклуса пројекта. Поред горе наведене листе, постоје и неке заједничке пројектне документације које се свакодневно појављују у оквиру пројеката који се спроводе на нивоу појединца или на нивоу компаније.
- Распоред пројекта - спомиње временски оквир, ресурсе и трошкове пројекта.
- Управљање ризиком - помиње све ризике који могу настати у пројекту, можете их рангирати и распоредити ресурсе у складу са тим.
- Дневници издања - Спомиње се сва оперативна питања која настају и њихова рјешења.
- Пројектни буџет - Најважнији документ, помиње укупне трошкове и очекиване приносе из буџета.
- Извештај о статусу - помиње статус завршетка и мејнике и следеће прекретнице.
- Извештаји о КА - Извештаји о осигурању квалитета су важни јер прелазите све основне критеријуме пре примене.
Стога је јасно да су пројектни документи од огромног значаја за успешан завршетак пројекта. Пројектна документација треба да буде јасна, једноставна, релевантна и до ознаке. Сваки пројекат је разлика у погледу величине, обима, резултата и животног циклуса. Овај пројектни документ треба да буде одговарајући пројекту.
Пројектна документација треба да олакша живот менаџеру пројекта и свима који су укључени у то. Треба јасно навести све захтеве, ризик, ресурсе тако да су сви актери на истој страници.
Препоручени чланци
Ово је водич за пројектну документацију. Овде смо разговарали о документима пројекта који настају из свакодневних пројеката. Можете и да прођете кроз друге наше предложене чланке да бисте сазнали више -
- Гоогле алати за управљање пројектима
- Шта је Агиле Пројецт Манагемент?
- Јира Алат за управљање пројектима
- Питања за разговор о управљању пројектима
- Студија случаја у управљању пројектима