Управљање пројектима очарао је наш професионални живот на такав начин да је то сада постало норма у сваком поједином послу и уреду / организацији. Ова фаза систематског вођења вашег рада и организовања дела и делова пројекта за постизање заједничког циља или циља компаније била је та која је управљала успешним пројектима и иновативним, најсавременијим променама и системима управљања променама. С техникама управљања пројектима еволуирали су приступи управљању пројектима, а ти приступи наставили су се развијати и прерастати у све променљиве аспекте глобалног пословања.
Како је индустријализација експоненцијално расла, дошло је до поделе у начину на који смо гледали на приступе управљању пројектима и како ће то утицати на пословање. Рад који је потребан да би постао бржи и бољи и тачнији него икад. То је оно што нам се појавило као нова страна управљања пројектима. Старији приступи или више наслијеђених система звали су се традиционалним управљањем пројектима, а нови, живописни и интуитивнији приступ постао је познат под називом Динамиц Пројецт Манагемент.
У овом ћемо чланку погледати како можемо разликовати ове двије фазе управљања пројектима и како вам можемо помоћи да одлучите који од ових приступа је потребан вашем послу да би функционирао као добро подмазана машина. Ми ћемо представити традиционално управљање пројектима у односу на динамично управљање пројектима на основу 6 појединачних тачака и видећемо како се слажу под тим условима.
Традиционално управљање пројектима
Када говоримо о традиционалном управљању, посматрамо веома ограничен и крут облик приступа управљању пројектима. Овај приступ је био почетак управљања пројектима на планети Земљи и претпостављао је да су обим и циљеви пројекта остали константни током читавог животног циклуса пројекта. Иницирање и планирање су тада дизајнирани према овом мисаоном процесу. Извршене су алокације и производ је предвиђен у дводимензионалном окружењу без икаквих варијација или чак могућности разматрања варијације.
Будући да апсолутно није преостало више простора за прилагодбу варијација и измена у плановима и плановима пројеката, границе успеха биле су суморне и не баш охрабрујуће. Традиционално управљање пројектом идентификовало би рокове и ресурсе уз претпоставку да се ништа неће променити током пројекта и плана ће се увек придржавати. Животни циклус пројекта изгледао је овако:
- Иницирање пројекта
- Пројектно планирање
- Извршење пројекат
- Мониторинг и контрола пројеката
- Затварање пројекта
Животни циклус пројекта пратио би се редоследом, а једна фаза би следила другом, то јест, тек када је планирање пројекта завршено, цео пројекат ће се пребацити на извршење пројекта.
-
Промјене плана
Као што је горе споменуто, традиционално управљање пројектима има врло круту перспективу на целокупан простор за управљање пројектима који стварамо како би спровели промену или кретање ка постављеном циљу. Уз претпоставку да ће све остати онако како је, нема флексибилности у плану који се израђује након покретања пројекта.
Уз мање простора за било какве промене, чак и малу промену са којом се пројекат суочава у фази извршења или у самој фази креирања плана, биће неопходно да руководилац пројекта изради читав план из почетка, имајући у виду промену која се догодила.
Као што сада знамо да у току рада на пројекту постоји могућност многих промена. Прерађивање и редизајнирање читавог плана не би било скалабилно и коштало би време, ресурсе, инфлацију буџета и напоре организације.
-
Улоге и одговорности
У традиционалном управљању пројектима ми гледамо на централну фигуру која води рачуна о целокупном функционисању пројекта. Та особа је руководилац пројекта (ПМ). Премијер прегледава све фазе кроз које пројекат пролази и одговоран је за његово несметано функционисање.
Уз динамику коју пројекат нуди, одговорност за ажурирање плана такође пада на руке премијера, на тај начин преоптерећујући једног појединца са задатком да управља и гура пројекат на прави пут. Ово може бити прилично задатак за управљање.
-
Продуктивност и перформансе
Много се фокусира на придржавање распореда и временских рокова јер сада за њега постоји строга казна премијера ако постоји чак и мала промена у плану пројекта. Ова једнострана повезаност с распоредима пројеката омета тијек рада пројекта и рад на било који начин заостаје.
С обзиром на искљученост стварног посла који се догађа, било је и многих случајева у којима је квалитета била угрожена с циљем да остане на времену. Увек је било гужве када су у питању временски рокови, а није тренутак да се удахне и размисли о томе шта раде чланови пројектног тима.
-
Управљање ризиком
Иако је већина концентрације тима и руководиоца пројекта на временским роковима, са неадекватном пажњом на управљању ризиком и предвиђању ризика, тим би реаговао на ризик уместо да на њих реагује.
Када дође до реакције на ризике, знате да уопште не обраћате пажњу на ризике, јер претпостављате да се промена неће догодити и пројекат ће тећи према временским роковима. Али, с ватрогасном интервенцијом која се одвија током пројекта, принуђени сте да идете ван правца и онда се поново креира циклус поновног осмишљавања плана.
-
Приоритизација рада
Приоритизација рада може озбиљно погодити током пројектних поступака, а у оквиру традиционалног управљања пројектима, где је ауторитет централизован, постоји могућност да чланови тима нису свесни тачног приоритета рада. То може да их натера да раде на погрешним стварима у погрешно време.
Пројектни менаџер је обично превише засут плановима и променама које се дешавају да тим остане без тела за одређивање приоритета како би им помогао да обављају посао по потреби.
-
Временски оквир
Са слабим временским роковима, традиционално управљање пројектима било је на најрањивијем крају и сада знамо зашто је ово рудиментарно постављање процеса било само претходница динамичког облика управљања пројектима.
Постоји пуно спољног утицаја на рокове и рокове када је реч о традиционалном управљању пројектима. Када купци и клијенти диктирају рокове, нема практичног увида у процену рада и време потребно за тај посао.
Динамично управљање пројектима
У супротности са традиционалним управљањем пројектима, окружење створено динамичним управљањем пројектима решава све бриге које је поставило пријашње окружење. Динамичка природа пројеката савршено се руководи овом врстом управљања пројектима јер омогућава флексибилан оквир који обухвата стално променљиве сезоне планова и циљева пројеката. Приступ који се овде користи, у динамичном окружењу за управљање пројектима, јесте подељење пројекта на самоодрживе јединице које немају пуно зависних фактора за њега.
С обзиром на пројекат развоја софтвера, ви имате различите захтеве који су изузетно волатилни и подлежу великим или мањим променама при сваком предузимању. Углавном се ови планови заснивају на хипотези која може или не мора бити у складу са стварним догађајима у оквиру пројекта. Врло је непрактично следити традиционални приступ управљању пројектима у таквим сценаријима и, стога, стручњаци за управљање пројектима су се појавили са потребом за новим и флексибилним приступом.
Динамично управљање пројектима или агилно управљање пројектима случајно је било само приступ који је потребан да би се разбио јинк у неуспешним пројектима, а који су настали због ригидности у традиционалном приступу управљању пројектима. Будући да је за приступ управљању пројектима веома итеративан, динамично управљање пројектима кренуло је поступним путем. Уз све добре ствари, постоје аспекти пројекта које је потребно пажљиво сагледати како би се лопта прогурала. Су:
- Вредност коју пројекат даје треба да буде јасна
- Клијенти би требали активно учествовати како би провјерили поступак на пројекту
- Визуелну и графичку документацију треба дозволити и охрабрити
- Тимска сарадња требало би да буде ауторитативна фигура у реализацији пројекта
Развојни циклуси су градивни блокови који омогућавају сталну евалуацију пројекта, а оквир омогућава сталне повратне информације и побољшања на лицу места. Уз континуирано унапређење као окосницу, динамично управљање пројектима је сигурно пут за даље. Планирање постаје окретније и одвија се с пуно пажње и ишчекивања.
-
Промјене плана
Са најновијим технологијама које преузимају приступ динамичном управљању пројектима, премијери се ослањају на софтверске алате за управљање пројектима који ће им помоћи да остваре различите промене у плановима и различита увођења у фазе дизајна и извршења пројеката. Ови алати су у складу са динамичким приступом управљању пројектима на начин да притисну веома мало стреса на премијера када је реч о променама плана.
Ови алати омогућавају ПМ-овима да аутоматски укључе промене у план, јер постоје већ размотрене ситуације и планови у случају непредвиђених догађаја договорени за евентуалне промене. Алат одмах преузима измене и ресетује план на начин да не би померио цео план, већ да би се прилагодио нападној аномалији.
-
Улоге и одговорности
Са аутоматским прилагођавањем промена у пројектном плану, чланови тима не морају се ослањати на јединствен централизован ауторитет да би добили наруџбе и радили током дана. Чланови тима могу сами помоћи у планирању и одређивању приоритета дана током рада.
Динамично управљање пројектом било би могуће само ако су руке које су допринеле пројекту изузетно веште и могу сјајно радити у тиму. Тимска сарадња је изузетно важна у простору за динамично управљање пројектима и она чини кључну компоненту која тај динамички оквир доводи до већих могућности успеха.
-
Продуктивност и перформансе
Планом и временским роковима плана сада аутоматски рукује алат за управљање пројектима и није им потребно да имају посвећене очи које их прате. С тим се тим и премијер могу само концентрисати на посао који треба завршити и итерације о којима треба водити рачуна. Више времена омогућава више креативности и иновативности и помаже члановима тима да увек размисле о свим препрекама које се нађу на путу.
-
Управљање ризиком
За разлику од традиционалног управљања пројектима, где је било више реакција на ризике на које наилазимо, у динамичном управљању пројектима тражите начине како да одговорите на ризике који су вам стигли. Током фазе планирања пројеката спроводи се управљање ризиком и предвиђају се и предвиђају ризици. Са спроведеним предвиђањима, акциони планови су такође одређени за сваки ризик, што је и било предвиђено. Ови акциони планови су уграђени у пројектни план, и ако се појаве ризици, проактивна метода ће већ бити примењена.
Ако се избегну ризици, пројекат и чланови његовог тима могу искористити преостало време као прилику да повуку план пројекта унапред.
-
Приоритизација рада
Овде сви у пројектном тиму знају шта треба учинити и приоритети су већ сортирани. Са транспарентношћу у систему и јасноћом у процесу приоритизације, динамично управљање пројектом води рачуна о променама у плановима или о приоритету задатка. Они се одмах одражавају на пројектним плановима.
-
Временски оквир
Уз поуздано заказивање и флексибилан приступ, временски оквир и датум завршетка пројекта или главни датуми нису постављени у камену на почетку пројекта, већ се развијају како се пројекат развија с временом. Ако се динамично управљање пројектима спроводи ефикасно, постоји велика шанса за успех и уштеду када су у питању буџет, време и напор.
То би подразумевало да ће временски рокови бити увек тачни, а датум завршетка пројекта ће се заснивати на стварним, а не на прогнозама раним временима.
Закључак
Традиционално управљање пројектима било је сам почетак управљања пројектима и његов допринос томе како управљамо пројектима данас ће увек бити аплаудиран. Није да овај чланак традиционалним управљањем пројектима чини застарјели приступ управљању пројектима, већ само иде у прилог традиционалном и динамиком новог доба. Традиционално управљање пројектима и даље се користи у неким индустријама које имају фиксне временске оквире за све и за линеарну обраду посла.
Поређење сигурно и очигледно ставља динамично управљање пројектима на лидер у овој трци, а с временима која се непрекидно мењају и реформишу у индустријском сектору, сигурно ћемо постати бољи у ономе што радимо и још више напредујемо за човечанство.
Препоручени чланци
- Технике управљања пројектима - 20 корисних
- 7 најбољих корисних ефикасних корака за избор правог скупа чланова пројектног тима
- ЦРМ вс ПМ Софтваре
- Интервју за управљање пројектима