Увод у активности управљања временом
„Или трчите дан или вас проводи дан“ каже се. То се односи на већину нас који имамо помало колебљив однос с временом.
Често осећамо да двадесет и четири сата дневно није довољно. „Толико посла и тако мало времена“, стоји у жалби нашег кућног љубимца. Већина нас се бори да се уклопимо у свој временски оквир који нам је одређен и на крају се жалимо да чак и након што се потрудимо, још увек нам недостаје времена. Ефикасно управљање временом је вештина коју је потребно стећи пажљивом и континуираном праксом. Тајна професионалног успеха већине људи лежи у чињеници да су научили ефикасне активности управљања временом.
10 страшних активности продуктивности и управљања временом
Шта вам падне на памет када чујете о активностима управљања временом? Да погодим. Мислите било шта од следећег:
- Знам све о активностима управљања временом. Нико не мора да ми каже како да боље искористим своје време.
- Ох, безнадежна сам у управљању својим временом. Ништа ми не може заиста помоћи.
Ако сте означили а), онда ћу вам рећи да најбољи менаџери често упадају у временске замке које смањују продуктивност и једу далеко у свој препун распоред. На пример, стиже хитна пошта, и ви пожурите да на њу одговорите. Ваш недовршен посао остаје управо тај … у току. Или стигне хитни позив од шефа, и све оставите да томе присуствујете. Или неки сарадници почну расправљати о некој сочној теми и усисавате се у разговор, и пре него што то сазнате, време је да предате свој посао и већ заостајете. Дакле, зар не мислите да бисте имали користи од показатеља о активностима управљања временом?
А ако сте она врста која је означила б), онда вам се још увијек нада. Све није изгубљено. Време је ресурс који се увек чини оскудним за ваш тип, мада то није увек ваша грешка. Или сте преоптерећени послом или једноставно нисте довољно добро организовани. Шта год да је од тога, од вас ће се сигурно имати користи од добро одређених временских савета о ефикасном управљању временом.
Време је ресурс који је обично веома тражен, а самим тим и веома оскудан. Већина нас се стално суочава са временом или покушава да за мало времена попуни што више ствари. Парадоксално је да неки од нас покушавају да испуне време, јер немамо шта пуно да радимо. За такве људе, без смисленог запослења, дан се чини да се протеже и наставља.
Какав год да је наш однос са овим драгоценим ресурсом, он никада није идеалан. Да ли сте икада упознали особу која је рекла „Ја добро управљам својим временом? Сваки тренутак је добро искоришћен. " Претпостављам да није. Чак су и најуспешнији извршни директори и лидери постали узнемирени покушавајући да ефикасно управљају својим временом.
Један од разлога зашто је време тако непроцењив, много потражње ресурса је тај што га није могуће напунити. Једном је нестао заувек. Ниједна количина труда или новца неће вратити изгубљено време.
Правилне активности управљања временом помажу побољшању општег квалитета нашег живота, осим што нам пружају боље задовољство послом и радном учинком. Наш радни живот постаје ефикаснији и можемо више уживати у свом слободном времену, ако успемо да управљамо временом. Да видимо како можемо овај ресурс оптимално користити на радном месту да бисмо повећали нашу продуктивност и задовољство.
1. Нису сви радови који долазе за ваш стол подједнако важни.
Морате знати шта је приоритетно. Запитајте се:
- Шта треба да урадим?
- Када то урадим?
- Колико добро то радим?
Све папире или пошту означене хитно не треба читати ту и тамо, што омета ваш радни ток. Морате приоритет дати свом раду према важности и хитности. Или можете бити у опасности да предност неког другог учините својим.
Ако вас чека више од једног важног задатка, планирајте како ћете их завршити. Одлучите о редоследу задатака. Не дозволите да вас сметње или прекиди одбаце са стазе. Држите свој распоред испред себе, са списком задатака. Означите ставке као и када су готове. Приоритетно одређивање вам помаже да се прво фокусирате на важне ствари, а затим решите рутинске ствари.
2. Планирајте свој дан
Дохвати канцеларију или своје радно место пре одређеног времена, мало испред других. Сједните мирно и испланирајте дан унапријед. Дигитални организатори могу вам помоћи у заказивању задатака и подсетити вас на ове. Одвојите вријеме за састанке са унутрашњим и вањским клијентима и вријеме за интеракцију с колегама и члановима вашег тима. Наравно, ваш распоред неће ићи баш онако како сте планирали, па додајте мање разлике.
3. Покушајте да довршите посао у одређеном временском периоду
Активности управљања временом помажу вашим радним обавезама и држе се временских планова. Не претјерујте у радном дану и не носите посао кући. Покушајте да завршите ствари унутар одређеног радног времена. Групни задаци који се преклапају. На примјер, ако идете у сусрет клијенту, користите вријеме чекања за попуњавање рутинских формата. Резервирајте улазнице путем интернета док плаћате рачуне. Ако је заказан састанак, усредсредите се на дневни ред и запишите расправљене тачке. Кад вас људи виде како се држите временских распореда, они такође поштују ваше време.
Препоручени курсеви
- Курс за корисничку службу
- Наведите течајеве свог бренда
- Обука за сертификацију у цонтент маркетингу
4. Ограничите више задатака
Да, више задатака изгледа јако добро на папиру, у стварности вам пружа више анксиозности и жгаравице него концентрисање на појединачни задатак одједном. Мислите да присуствујете десет ствари одједном, али заправо све задатке остављате у различитим фазама завршетка. Извештај о тржишту је непотпун, ваш купац чека, ваш сарадник тражи ваш одговор, а ваш шеф жели датотеку за коју сте обећали да ће завршити рад. Почели сте радити на свему томе, али убрзо сте се преплавили и потпуно збунили. Завршавање задатака један по један пружа осећај задовољства и контроле.
5. Делегирајте неки посао
Не морате све радити сами. Мањи задаци могу се пренети на млађе особље. Затражите од телефонског оператера да вас упућује у хладне позиве. Набавите пеону да надгледа рад штампања и фотокопирања. Рутински канцеларијски послови као што су слање поште, праћење итд. Могу се пренијети на помоћнике. Концентрирајте се на веће и значајније задатке. Ипак, проверите да ли делегати извештавају о свом напретку. Иначе ћете имати већих проблема са поправљањем радова који су погрешно изведени.
6. Прво урадите непријатне задатке
Нико од нас заиста не жели радити оно што не волимо, али посао се мора учинити. Ујутро проведите неко време планирајући како и када ћете се изборити са непријатним задацима. Ако избегавате да се сусретнете са варљивим купцем, закажите га на неко време у току дана и решите га. Онај мучни извештај који вам је додељен? Започните рад на томе и склоните то с ума. Недовршени посао обично заузима простор у вашем уму. Што више одлажете, то су гломазнији ови задаци, а све их више оклевате када бисте их започели. Не одлажите ове задатке. Ријешите их један по један.
7. Не проверавајте своје поруке и е-маилове током дана
Одвојите вријеме за провјеру ових података и држите обавијести искљученим остатак дана. Не проверавај своју е-маил поруку сада. Проверавање е-маилова и одговарање на њих поједу доста нашег радног времена, зато то радите само у заказано време, а не у преостало радно време. То вас омета и пре него што сазнате да ћете потрошити цео дан дописивањем и одговарањем на не хитне поште и текстове.
8. Одвојите временско раздобље за папирологију и писма
Уместо да ствари читате као и кад се нађу у вашој ладици, одвојите време, по могућности поподне да бисте читали. Период након времена за ручак је слаб, прочитајте своју пошту и писма у то време. Искористите ово време за писање белешки или писама. Осим хитне поште на коју је потребно одговорити одмах, све може чекати до поподнева. Пишите своју преписку у тренутку када вас други хитни послови или телефонски позиви не притисну.
9. Научите да кажете не
Ово је важна тактика коју сви ми морамо да усвојимо. Требали бисмо бити у стању да кажемо неразумним захтевима нашег времена. Већина људи следи ад хоц праксу постављања захтева и захтева за обављање послова. Јасно им напишите да је ваше време драгоцено и да га људи морају поштовати. Не кажите људима када вам се јаве са непланираним захтевима. Када сте заузети неким задатком, јасно ставите до знања да вас неће уводити нагле промене у распореду. Примарни разлог због којег нам увек недостаје времена је тај што трошимо већину тога радећи посао који раније нисмо планирали или планирали. Научите одбити људе уљудно.
10. Потражите помоћ сарадника у процесу управљања временом
Затражите помоћног колегу који ће вам помоћи да се придржавате вашег радног распореда. Он / она може да вас подсети када кренете са стазе и помогне вам у неким пословима када ствари постану неподношљиве. Подршка сарадника често нас инспирише да се држимо својих планова управљања процесом времена.
Такође бисте желели да прочитате ефективне апликације за праћење времена.
Сада када имате идеју о корацима које треба предузети за управљање временом, подузмите овај квиз да бисте видели да ли можете да следите показиваче.
- Стижем на своје радно место 10 минута пре времена.
Да / Не још
Ако још увек није ваш одговор, сакупи се. Потребно вам је то додатно време да испланирате дан и сакупите своје идеје. Вреди труда, верујте ми.
- Прво радим најважније задатке.
Увек / Понекад
Ако не обавите важан посао пре него што постане хитно, ускоро ћете остати без даха уз хитне задатке који захтевају вашу пажњу. А ваш шеф жели извештај, као јуче!
- Мој дневни распоред ми помаже у планирању и извршавању задатака
Да понекад
Ипак, нисте направили навику свакодневно писати задатке у списак? Наставићете да радите случајно и одговарате на захтеве кад и када дођу без осећаја приоритета.
- Читам пошту и текстове док долазе.
Да / Понекад / Не
О чему смо разговарали о поновљеном проверавању порука и е-поште? Учините то поподне или рано ујутро пре него што ствари почну. И запамтите, не Вхатсапп или Фацебоок током радног времена, молим вас.
- Постоје неке ствари које сам одложио радећи апсолутно неизбежне
Да не
Значи, још увек одлажете и одлажете непријатни посао? Одрастајте и прво се бавите тешким стварима.
- Повремено одбијам колеге када од мене траже неки посао.
Да не
Ако сте научили да кажете не, одлично. Ако још нисте, онда будите спремни да удовољите нежељеним ласт минуте захтевима по вашем времену.
- Елиминисао сам непотребне задатке или их делегирао
Да не
Још увијек се прехлађујеш? Делегат или бити преоптерећени понављајућим и некреативним стварима, док важне ствари настављају да чекају.
- Завршим један посао у исто време пре него што пређем на следећи
Понекад / Не
Значи, истовремено радите двадесет ствари? Пошто сте такав вишеструки задатак, колико сте задатака још завршили? Шансе су никакве. Концентрирајте се на радити једну по једну ствар.
Стварање профитабилног односа са временом захтева време и сталну праксу. Процес управљања временом захтева свест о себи и нашим свакодневним навикама и радњама које воде до губитка времена. Ако можемо свесно прегледати свој животни стил и навике, можемо открити и уклонити бројне активности које троше време.
Дакле, направите времена за свог пријатеља и савезника. Успоставите корисни однос са овим ресурсом и побољшајте свој радни квалитет и квалитет. Захтијева мало самодисциплине и контроле. Ускоро ћете напријед ићи уз помоћ активности управљања временом и пружити бољи рад од својих колега. Све најбоље!
Препоручени чланци
Ово је водич за правилним активностима управљања временом помажу побољшању укупног квалитета нашег живота, осим што нам пружају боље задовољство послом и радном учинком. Ово су следећа спољна веза везана за активности управљања временом.
- 15 професионалних савета и уштеде времена током коришћења ЗБрусх-а (корисно)
- Топ 7 најбољих апликација за праћење времена за повећање продуктивности
- 4 начина да се искористи моћ аналитике у стварном времену
- 10 најбољих важних техника хладног позивања
- 3Д капут вс ЗБрусх: Најбоље разлике