Направите ефективну Ганттову карту за пројекат -
Управљање пројектима је компликован процес и често укључује жонглирање више задатака одједном. То се односи на све врсте пројеката - било да се ради о управљању кућом, посебно захтевном пројекту развоја софтвера или о цивилном уговарачу.
Када постоји један или два задатка, менаџер пројекта се лако сећа шта треба учинити када и како. Али шта ако постоји више области активности, које су међусобно повезане? Како се прате сви задаци како би се осигурало да је пројекат довршен, добро завршен и добро завршен на време?
Ево где је Ганттова табела ушла у слику. Они су визуелни приказ задатака у пројекту. Ганттова табела потиче из 1896. године, када је пољски инжењер, Карол Адамиецки, користио сличан графикон да прикаже распоред производње. Назвао га је хармонограмом, а пошто је објављен на пољском и руском језику, остао је углавном непознат. Истовремено, Американац Хенри Гантт дизајнирао је сличну карту, а његово име носи сада табела.
Табела се широко користи у производном инжињерингу. Убрзо је, с појавом рачунара, постао уобичајен и практичан начин заказивања пројеката. Помоћу веб заснованих апликација, Ганттова карта стекла је на популарности и сада је уобичајена карактеристика у већини пројеката. Сада, међутим, уз Агиле методологије, популарност Ганттове карте је мала. Међутим, покушао је да се развија с временом.
Шта је Ганттова карта у управљању пројектима?
Прво ствари: Шта је Ганттова табела у управљању пројектима? Једноставно речено, Ганттова карта је визуелни приказ графикона бар-графикона пројекта.
Типично, редови садрже различите задатке пројекта, који се често своде на појединачне задатке, при чему временска линија формира ступце графикона.
Помоћу програма који креирају Ганттову схему за пројекат, можете видети где пројекат стоји одређеног дана. Ганттова карта за пројекат приказује ко је одговоран за сваки задатак, као и све зависности између задатака.
Ево типичне Ганттове карте за пројекат:
Табела јасно показује, на лако разумљив начин, место на којем се пројекат данас налази. Табела је изузетно корисна у презентацијама менаџмента, као и клијентима, који можда желе брзу процену задатака у току.
Зависности у графикону Гантта за пројекат
Један од главних разлога што се планови пројеката погоршавају је неправилно препознавање зависности. Рецимо, имате пројекат који захтева три различита радна путања. Све ово треба да се конвергира да би пројекат напредовао. Чак и ако се један од радних путева одложи, читав распоред пројекта се урушава. Помоћу Ганттове карте та се зависност идентификује тачно у фази планирања, визуелно, тако да ће свако заостајање бити обележено одмах, како би се означила могућа кашњења. Као менаџер пројекта, можете одмах распоредити ресурсе како бисте осигурали да одлагање узрокује минималну штету.
Постоји неколико врста зависности у пројекту. Све ово се може означити на Ганттовој карти.
- Заврши за почетак (ФС): У овој врсти зависности, задатак А мора бити завршен пре него што задатак Б може почети. Пример: Рецимо да радите на пројекту веб дизајна. Тек након што клијенти одобре слике које ће се користити на веб локацији, може се десити било који Пхотосхоп рад на фотографијама.
- Старт за почетак (СС): У овој врсти зависности треба започети задатак А да би задатак Б почео. Једноставни пример би био на пољу писања. Писац мора да је почео да пише роман пре него што је почео да уређује његове делове.
- Финисх то Финисх (ФФ): У овој врсти зависности, задатак А мора бити завршен пре него што се задатак Б може завршити. Рецимо да радите на брошури. Задатак „креирање текста“ мора бити завршен пре него што се задатак „дизајнирања брошуре“ заврши. Међутим, дизајн може започети пре него што је текст довршен, као што се често ради, коришћењем обрасца. \
- Почетак за крај (СФ): У овој реткој зависности, задатак А мора да се започне пре него што задатак Б може да се заврши. То се може применити на ново попуњено место. Можда је од суштинске важности да одлазећи запослени обучи новог запосленог тако да запослени који напусти организацију може то учинити тек након што се нови придружи дужности. Мора се напоменути да ово, строго речено, није професионалан приступ.
У развоју софтвера, Мицрософт препоручује да се најчешће користи схема Финисх Старт. Такође обесхрабрује употребу алгоритма Старт то Финисх, јер то може значити бесконачно одлагање и могуће кружне референце у радном току. Међутим, за правовремене имплементације може се користити зависност Старт до краја.
Кораци за прављење ефективне карте ганта за пројекат:
Процес креирања Ганттове карте за пројекат прилично је интуитиван. Међутим, за најбољу употребу морате планирати и графикон.
Док графикон можете припремити на папиру или на рачунару, задатак ће вам бити лакши ако имате образац Гантт графикона у који можете да прикључите информације. Већина интернетских алата за сарадњу укључују предлошке Ганттових графикона. Доступно је и доста предложака за исти за Мицрософт Екцел.
-
Направите опсежну листу задатака
Овај корак укључује разбијање пројекта на његове компоненте Гантових карата. Ако неко може да га разбије у хијерархијску структуру са групама задатака, под којима су задаци детаљније изложени, најбоље ће функционисати.
На пример, размотримо задатак креирања нове веб странице
Неке од укупних фаза су:
- Преглед
- Обим
- Дизајн
- Садржај
- Кодирање
- Тестирање
- Имплементација и одржавање
У сваком од ових корака постојат ће додатни задаци. Најбоље је избушити што дубље како би задаци били јасно дефинисани.
На пример, узимајући у обзир фазу садржаја, укључени под-задаци могу бити:
- Прикупљање и преглед текста
- Прикупљање и преглед графичких елемената
- Стварање / преписивање текста
- Стварање графичких елемената (може укључивати фотошоп, итд.)
- Уређивање слика
- Уређивање текста
- Финализација садржаја
Или било које друге кораке који могу бити релевантни за ваш пројекат.
Слично томе, сви задаци, колико год наизглед били тривијални, требају бити наведени.
-
Наведи зависности задатака
Потребно је навести зависности о задацима. Довољан је обичан Екцел лист или чак Ворд листа.
Који су кораци који зависе од других?
У нашем примеру измена садржаја може почети тек након што се постојећи садржај процени и по потреби створи нови садржај. Фотографирање се може извршити тек након што се направе фотографије.
Важно је забележити зависности како би планирање Ганттових карата било лакше и чвршће.
То такође зависи од ваше организације. Ако су тимови мањи и ресурси мало, можда би имало смисла прво да нацртате своје ресурсе, а затим да их временски распоредите. Ако је ваша велика компанија са широким базеном ресурса, можда би имало смисла прво створити временску траку.
-
Направите временску линију за пројекат
За менаџере који воле да се слегну и запрљају раније, ово је најзагриженији део Ганттове карте.
Једном када су задаци спремни, креира се временска линија. Фактор викенда и државних празника.
На софтверу као што је СмартДрав, Ганттова карта за пројекат креира се одмах након што унесете податке на екран прилагођен кориснику. Али са другим софтвером или предлошцима Екцел-а, можда ћете морати да унесете вредности на само прорачунској табели Гантт-ове карте.
Како је Ганттова табела алат за визуелизацију плана, доступност специјализованог софтвера не би требало да буде толико битна.
Временски рокови зависе од клијента и ако клијент има одређено временско ограничење, осигурајте да паметно поделите време између задатака.
Та ће временска линија бити промјењена и вјероватно неће бити коначна, али покушајте је учинити што ближим коначној.
-
Доделите сваки задатак групи или особи
Као менаџер пројеката, морат ћете смислити најбољи начин да ово учините. Оцените свој тим. Откријте ко ће најбоље радити за који задатак. Постављање пројекта на грубу временску траку у свеску или софтвер такође ће вам помоћи да осигурате да се ресурси не дупло убацују - потребни су на два места одједном.
Ово може потрајати неко време, али то је важан део који треба да се поправи.
Нека од питања која би вам могла помоћи да вежете одговарајуће људе су:
- Да ли ће овај ресурс бити добар у улози клијента?
- Да ли ће овај ресурс бити у стању да координира и сарађује са другима?
- Да ли ће овај ресурс моћи брзо да преокрене ствари?
- Да ли је овај ресурс бољи у обављању више задатака или дубинском обављању једног задатка?
- Од када је овај ресурс доступан? Зависно од тога да ли је ваш пројекат критичан према ресурсима или је временски критичан, задаци ће бити распоређени.
У овом тренутку је такође потребно разјаснити неколико ствари у вашој организацији:
- Ко се одјављује на дизајну? На текст? О буџетима?
- Важно је осигурати да особа која је задужена за одјаву ствари добије слободан слободни простор. Ако директор садржаја, задужен за сав садржај, одлази на планирано путовање у иностранство, уверите се да је то урађено у временској траци.
Ово ће захтијевати одређену координацију са ХР и другим руководиоцима пројеката и прихватити их.
Сада можете доделити појединачне ресурсе или групе задатцима који су већ унапред дефинисани и мапирани за зависности.
Дакле, то би требало бити тако, зар не? Још је један завршни и кључни корак.
-
Делите и усавршите
Након што се чини да је све закључано, поделите табелу са кључним заинтересованим странама. Добра је пракса да графикон поделите са целим тимом како бисте били сигурни да нисте пропустили ништа важно.
Спреман је за дељење са клијентом и након одобрења, ваша Гантт карта за пројекат је спремна за употребу!
Ограничења Ганттове карте за пројекат
Буззворд у управљању софтверским пројектима је Агиле. Агилне методе су свуда и њихово усвајање из дана у дан расте.
Традиционална Ганттова табела за пројекат је веома ограничена по домену савремених софтверских пројеката, јер је фокус на прилагодљивости. Ганттова карта планира читав план унапред, а ако се (радије, када) распореди промијене, постају врло тешки за рјешавање. А боље утрошено време користи се за ажурирање Ганттове карте.
Агилни пројекти могу да користе кратке спринтове (у случају Сцрум-а) или да најпре раде на најнужнијем послу (као у Канбану), припрема Ганттове карте за недељама једноставно неће бити могућа. У осталим методологијама које одговарају пројектима, као што је Екстремно програмирање, то ће једноставно бити губљење времена, јер су планирани делови графикона врло кратки.
Менаџери софтверских пројеката известили су о одређеном успеху у коришћењу Ганттове карте за пројекат који прати појединачне спринтове. Други потичу на идеју, рекавши да је Ганттова табела за пројекат заснован на моделу управљања воденим пројектима.
Ганттови графикони такође имају репутацију покушавања да прикажу превише информација. Траке, са разним бојама које указују на различите ресурсе и зависности, могу бити веома збуњујуће за сложене пројекте.
Међутим, Ганттова карта је још увек популарно средство за заказивање у неколико индустрија. У ствари, они играју огромну улогу у пројектима више вођеним процесима, попут развоја веб локација.
Алтернатива Ганттовом графикону за пројекат
Ганттова карта је у основи шема дијаграма распореда задатака. Било који папир, укључујући детаљан списак обавеза, може постићи исту сврху.
Неке алтернативе Ганттовом графикону за пројекат укључују:
- Детаљан списак обавеза одговорних
- Табла која прати напредак сваке приче / спринта, у случају Агиле пројеката
- Канбан табла: једноставна табла са три ступаца - обавити, урадити и урадити у свом најједноставнијем облику
- Остали алати створени посебно за Агиле пројекте, као што је Сандглаз
Гантове карте су далеки пут, служиле су производној и услужној индустрији. Направили су процесе много транспарентнијим и прилагодили се што су више могли захтевнијој софтверској индустрији.
Иако је њихова популарност без сумње знатно опала, они и даље остају први корак ка руководиоцима пројеката широм света на почетку пројекта.
Препоручени чланак
Ово је био водич за креирање Ганттове карте за пројекат. Овде смо разговарали о корацима за креирање Ганттове карте за ефикасан пројекат. Можда ћете такође погледати следеће чланке да бисте сазнали више -
- Управљање пројектима водопада
- Канбан: користан корак?
- Топ 5 врста алата за извештавање о управљању пројектима
- 20 узбудљива питања о интервјуу за посао у управљању пројектима
- Важно од Висуал Басиц - графикона са динамичким уносом