Алати и технике управљања пројектима за ефикасно планирање пројеката

Укратко о алатима и техникама управљања пројектима

У овом сценарију, упркос томе што напредна технологија и обиље ресурса нису реализовани у складу са очекивањима заинтересованих страна (тј. Испорука пројекта у предвиђеном року и расположивом буџету). Овде се јавља потреба за управљањем пројектима, то је стратешка иницијатива која пројекат усмерава према задатим циљевима структуирајући цео пројекат у покретању, планирању, извршавању, контроли / надгледању и довршавању пројекта. У овој теми ћемо сазнати више о алатима и техникама управљања пројектима.

Ток управљања пројектима

Управљање пројектима тече на следећи начин:

1. Иницијација
2. Планирање
3. Извођење и надзор
4. Завршетак / Фаза завршног производа

а) Фаза иницијације

Ово је примарна фаза управљања пројектом за било који пројекат, у овој фази се почетни захтеви идентификују и утврђују на следећи начин:

• С обзиром на захтеве пројекта, одговарајући тим је идентификован и представљен на броду
• Обим и циљеви пројекта су јасно дефинисани и сва очекивања заинтересованих страна јасно се разговарају са тимом.
• Тим је додељен њиховим пословним улогама и одговорностима.
• Поступци и формати објављивања информација о пројекту и ажурирања заинтересованих страна дају се тиму.
• Интерни и унакрсни комуникацијски протоколи и одговарајућа хијерархија објављују се свим актерима.
• Апт алати који су потребни за управљање пројектима се идентификују и дају тиму.

б) Пројектно планирање

Након Иницијације овде долази главна и кључна фаза пројекта која је унапред мапа пута за управљање пројектом:

• Детаљан обим пројекта, дефинисана је изводљивост.
• Све активности пројекта су пописане и припремљена је њихова ВБС (Ворк бреакдовн струцтуре) структура. ВБС није ништа друго него разбијање главних догађаја на скуп активности (На пример, догађај : Садња дрвета Активност : Набава дрвета, 2. Ископавање јаме, 3. Садња дрвета)
• Након припреме ВБС-а, врши се израда буџета где се процењује квантитет свих активности и добијају се конкурентске стопе и припрема се прелиминарна процена пројекта за даље одобрење (где су потребни амандмани на основу додатних трошкова насталих током пројекат)
• Идентификација ризика врши се самоинтерпретацијом или упоређивањем пројекта са другим такмичарским пројектима, а потребни су планови ублажавања који спречавају потенцијалне ризике.
• У вези са захтевима заинтересованих страна, главни распоред се припрема редоследом свих наведених активности како би се добио основно (идеално / прелиминарно) трајање пројекта. Постоје углавном 4 врсте секвенцирања СС - Старт то Старт, СФ - Старт то Финисх, ФС - Финисх то Старт, ФФ - Финисх то Финисх.

ц) Фаза извршења и надгледања пројекта

• Руководилац пројекта иницира извршење пројекта у односу на основни план припремљен у фази планирања.
• Набавка / распоређивање потребних ресурса и осигуравање да се пројекат одвија у складу с прописаним стандардима квалитета.
• Напредак пројекта прати се / прати у односу на основни план користећи различите алате (Ганттова карта, ПЕРТ итд.)
• Због неких неизбежних околности пројекат може имати прекорачења времена или трошкова, при чему ће се основни распоред или процена према потреби изменити.
• Статус пројекта се одржава у прописаним форматима који су дати у фази покретања и исти се благовремено ажурирају и дистрибуирају актерима пројекта.

д) Затварање / завршетак пројекта

• Ово је завршна фаза управљања пројектима где циљни циљ постиже пројектни тим у важећим роковима, предвиђеним буџетом и квалитетом.
• Сви потребни записи о затварању и усаглашавању су довршени и обелодањени заинтересованим странама.
• На основу пројектног искуства припремају се различити извјештаји попут извјештаја о учењу пројекта, извјештаја о задовољству корисника итд. Као референца за будуће пројекте.
• Коначно, пројекат се предаје купцу осигуравајући да нема каменчића на коме ће се отворити затварање свих контролних тачака или похађање снагама које подиже купац.

Горе описане технике управљања пројектима ће структурирати пројекат и омогућити пројектном тиму да обезбеди следеће:

• Остваривање одређених циљева у односу на захтеве заинтересованих страна.
• Развити редослед распореда.
• Процена и прорачун прорачуна за пројекат у складу са основним распоредом.
• Разбијање догађаја у структуру прекида рада.
• Процена и ублажавање ризика
• Контрола / мониторинг пројеката.

Алати за управљање пројектима

Управљање пројектима је техника која има широк избор алата за помоћ у обављању задатака и извршавању одговорности. Постоје и ручни и аутоматизовани алати за управљање пројектима. Неке од најчешће коришћених техника су:

• ПЕРТ - техника евалуације и прегледа пројеката
• ЦПМ - Метода критичног пута

а) ПЕРТ - техника евалуације и прегледа пројеката

ПЕРТ је статистички алат који се користи у управљању пројектима, а који је осмишљен да представи и анализира задатке укључене у завршетак пројекта. Ово је вероватни модел који води време.

ПЕРТ планирање укључује следеће кораке:

• Сви догађаји / прекретнице су даље класификовани у активности и урађено је неопходно секвенцирање.
• Припрема мрежног дијаграма заснованог на редоследу активности где су догађаји / прекретнице приказани у круговима и ток активности од једне до друге означен је стрелицама.
• Даљња процена времена потребног за сваку активност врши се према сатима, данима, недељама или месецима према захтевима пројекта.
• Различита карактеристика ПЕРТ-а односи се на несигурност рокова завршетка. ПЕРТ модел обично укључује три врсте процене времена:
• Оптимистично време - најбоље могуће време за завршетак активности.
• Највјероватније вријеме - Највеће вјероватно вријеме за завршетак активности.
• Песимистично време - Најдуже време за завршетак активности.

На крају, пондерисани просек се израчунава следећом формулом:

Очекивано време = (оптимистично + 4 к највероватније + песимистично) / 6

б) ЦПМ (метода критичног пута)

• Најдуже трајање завршетка пројекта је критични пут пројекта. Критични пут одређује укупно трајање неопходно за завршетак пројекта, при чему се време које активност може одложити без одгађања пројекта назива временом заостајања и активност се назива некритична активност. ЦПМ је детерминистички модел који је временски и трошковно оријентисан.

Критични пут пројекта одређује следећа четири параметра за сваку активност, који се израчунавају користећи очекивано време за релевантне активности:

ЕС - Најранији старт, ЕФ - Најранија завршница, ЛС - Најновији старт и ЛФ - Најновија завршница

• Са напредним радом мреже одређује се најраније време почетка и завршетка сваке активности у односу на претходне активности у мрежи.
• Радећи уназад кроз мрежу, можемо одредити најновије време почетка и најновијег завршетка, што значи време где се нека активност може започети и завршити без икаквог одлагања пројекта.

Слацк = Најновији почетак - Најранији почетак (или) Најновији крај - Најранији завршетак

Напомена: Активности на критичном путу не садрже ниједан недостатак

Пример:

Мрежни дијаграм за ПЕРТ и ЦПМ

ПЕРТ и ЦПМ ће помоћи у постизању поједностављеног начина завршетка пројекта:

• Идентификација критичних активности.
• Потреба ресурса и примена у пројекту.
• Успостављање рокова завршетка пројекта
• Дефинисање активности са лаким временом (тј. Некритичне активности).
• Извођење међуовисности и ограничења ресурса.

Препоручени чланци

Ово је водич за алате и технике управљања пројектима. Овде смо расправљали о току управљања пројектима и алатима за управљање пројектима који ће вам помоћи у испуњавању задатака. Можете и да прођете кроз друге наше предложене чланке да бисте сазнали више -

1. План управљања пројектима
2. Животни циклус управљања пројектима
3. Карактеристике и предност Агиле Орацле
4. Имплементација агилног маркетинга
5. Водич за софтвер алата за управљање пројектима