Увод у комуникацију у управљању пројектима
Пре него што обучемо комбинезон и почнемо да описујемо важност комуникације у пројекту, морамо имати јасно разумевање „управљања пројектима“. Управљање пројектима је дисциплина коришћења процедура, политика и принципа за успешно вођење пројекта од идеје до завршетка. Поред тога, алгоритам планирања, организовања и контроле ресурса компаније помера одређене задатке / активности према испуњењу.
Дефиниција управљања пројектима
Википедиа дефинира управљање пројектима као "дисциплину покретања, планирања, извршавања, контроле и затварања рада тима ради постизања одређеног циља и испуњавања одређених критеријума успјеха".
Генерално, овај термин 'пројектни менаџмент' повезујемо са индустријама попут грађевинарства, информационе технологије, инжењерства, здравствене заштите које имају сложени сет компоненти да се на одређени начин распореде како би се постигао циљ у одређеном временском периоду. Иако свака индустрија уоквирује пројектне методологије на основу својих потреба, ипак је одговорност руководиоца пројекта готово иста, укључујући одређивање задатка, завршетак и провјеру квалитета завршеног производа.
Фазе комуникације у управљању пројектима
Од концептуализације до завршетка, пет фаза је коришћено за постизање успешног артикулираног резултата.
1. Иницијација : Ова фаза одређује почетак пројекта. Једном када руководилац пројекта добије одобрење, започиње документацију описа концепта који укључује циљ заснован на циљу пројекта и његовом жељеном резултату с израчунавањем ризика.
2. Планирање: У овој фази, руководилац пројекта вербализује стратегију за постизање циља уз строго придржавање временске линије. Он или она могу бирати чланове тима и утврђивати задатке / активности, распоређујући их међу члановима тима са задатим прекретницама и кључним параметрима успеха. Постављање распореда рада и комуникационе линије такође се разматра у току ове фазе.
3. Извршење: Руководилац пројекта имплементира ресурсе за постизање жељених резултата како је истакнуто у пројектном плану.
4. Контрола: У овој фази, менаџер пројекта надгледа тимски рад ради усклађивања пројектованих перформанси како је одређено у фази планирања.
5. Затварање: У завршној фази, руководилац пројекта доноси коначни исход својим надређенима и олакшава административни задатак ако га и остане.
Ефикасна комуникација у управљању пројектима
Да би се циљ успешно постигао, ефикасна комуникација је кључни фактор који руководилац пројекта треба имати на уму од почетка формулисања стратегије. Зато можемо рећи да је ефикасна и ефективна комуникација животна снага било које врсте управљања пројектима. Многи пројекти пропадају због неефикасности или недостатка комуникације. Према извештају ПМИ-а (Институт за управљање пројектима), менаџер пројекта требало би да потроши 90% свог времена за комуникацију са заинтересованим странама и члановима тима. Успешно лидерство зависи од јасне комуникације о циљу, перформансама, одговорности, достигнућима, изазовима као и о повратним информацијама купаца са члановима тима који углавном припадају разноврсној групи људи. Редовно извештавање о напретку и статусу пројекта заинтересованим странама је пресудан део ефикасног вођења пројекта. Дакле, правилно управљање комуникацијом које се састоји од три процеса у неку руку смањује ризик од неуспеха. Ово су неке од ефикасних комуникација у управљању пројектима.
- План комуникације
- Управљајте комуникацијом
- Монитор Цоммуницатион
План комуникације
Први корак у комуникацијском плану је проналажење анализе комуникационих потреба. Постоји толико много информација о пројекту, али које информације је потребно послати коме је важно да се одлучи. План комуникације мора бити довољно детаљан који покрива све факторе, укључујући публику (чланови тима, заинтересоване стране, купац), објектив, канал (медиј комуникације попут вербалне, писмене), итд.
Управљање комуникацијом пројеката
Највећа је одговорност менаџера пројекта да спроводи план комуникације. Ово укључује -
- Прикупљање и анализа података.
- Дистрибуција и пренос порука.
- Складиштење свих комуникационих извештаја, датотека или докумената.
- Преузимање било које похрањене комуникације.
- Одлагање било којег старог извештаја о комуникацији или затварања пројекта или скупа датума.
Пратите план комуникације
Менаџер пројекта треба да надгледа и контролише план управљања комуникацијама током свог животног циклуса.
У контексту комуникације с пројектима, то је „размјена знања, вјештина и искустава“. Три су кључна подручја комуникације која плаћају пуно тежине успјеху било којег пројекта. Су -
- Интерна размена информација.
- Размена информација и извештаја са заинтересованим странама на пројекту.
- Маркетинг пројеката
Важно је да руководилац пројекта смисли стратегију комуникације по налогу пројекта. Које ће методе комуникације следити је озбиљна одлука водитеља пројекта. Иако се методологије, било активне или пасивне, могу разликовати на основу организационе структуре и индустријског стандарда. Ово су неке од метода ефикасне комуникације које менаџер пројеката може прилагодити тако да ефикасно и намерно комуницира са члановима тима и заинтересованим странама.
Методе ефикасне комуникације
Ефикасно комуницирање помаже у развијању позитивног окружења, пронађите неколико метода ефикасне комуникације.
1. Активна или синхрона комуникација
Ако истовремено сви чланови или странке учествују у размени информација, комуникација се назива синхроном комуникацијом.
а. Састанак уживо - Придружите се свим члановима тима на истој локацији.
б. Видео конференција - Видео конференција уживо.
ц. Конференцијски позив - телефонски позив у којем учествују два или више него људи.
д. Аудио разговор - Попут конференцијског позива, али он се спроводи на мрежи помоћу софтвера попут Скипе-а.
е. Конференција са рачунаром - Аудио конференцијски позив са везом рачунара на којима се приказује табела или документ и могу га уређивати обе стране.
ф. Ћаскање (Инстант Мессагинг) - Размена гласовних порука или текста помоћу искачућих прозора као што је Гоогле Хангоут.
г. Слање порука - Размена порука путем мобилних телефона или личног дигиталног асистента.
2. Пасивна или асинхрона комуникација
Многе врсте комуникација у управљању пројектима не захтевају присуство свих чланова тима или странака на истом месту. Ова врста комуникације назива се асинхрона комуникација. То укључује:
а. Е-пошта - Електронска пошта се широко користи за координацију пројекта и комуникацију међу члановима тима.
б. Факс - Факс уређај се широко користи у целом свету као поуздан процес преношења докумената.
ц. Блогови - Неки руководиоци пројеката пишу блогове о својим искуствима са различитим изазовима са којима су били суочени током извођења пројекта. Ови блогови могу бити од користи за будући процес доношења одлука.
Са напретком савремених технологија постајало је могуће окупити све чланове тима из било ког света.
Менаџер пројекта може да одабере било који канал комуникације са члановима тима или заинтересованим странама, али комуникација постаје ефективна реализацијом онога што се комуницира, а ефективне повратне информације које добијају од разних заинтересованих страна. Активно слушање, снажна презентацијска вештина, вештина решавања сукоба итд. Су одлика основних компетенција успешног пројектног менаџера.
Препоручени чланци
Ово је водич за комуникацију у управљању пројектима. Овде смо разговарали о концепту, фазама и разним ефикасним методама комуникације у управљању пројектима. Можете и да прођете кроз друге наше предложене чланке да бисте сазнали више -
- Техничке вештине за менаџера пројеката
- Пројектна документација
- Увод у управљање пројектима
- Разбијених 10 митова о управљању пројектима